Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Развитие системы документационного обеспечения кадровой работы в органах управления муниципальными образованиями.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1. КАДРОВОЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫМИ ОБРАЗОВАНИЯМИ 7
1.1 Роль документооборота в системе управления персонала в органах управления муниципальными образованиями 7
1.2 Оптимизация кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом предприятия в органах управления муниципальными образованиями 18
ГЛАВА 2. ОЦЕНКА И АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫМИ ОБРАЗОВАНИЯМИ 30
2.1 Общая характеристика органа управления муниципальными образованиями 30
2.2 Аудит деятельности кадровой службы 41
2.3 Оценка документационного обеспечения кадровой службы 46
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАДРОВОЙ РАБОТЫ 54
3.1 Недостатки, выявленные при анализе органа управления муниципальными образованиями 54
3.2 Разработка программы для органа управления муниципальными образованиями 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 72
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 78

Введение:

Актуальность темы. Документирования и организация работы с документами как составляющие процесса управления являются важными факторами обеспечения результативной и эффективной деятельности органов государственной власти и местного самоуправления.
Документирование управленческой информации и организация работы со служебными документами является одним из основных составляющих деятельности органов местного самоуправления. Надлежащая организация функционирования этих органов обеспечивает развитие государства, в частности ее социально-экономическую и политическую стабильность. Именно на местном уровне решаются основные проблемы жизнедеятельности территориальной общины, и обеспечивается реализация ее интересов. Деятельность в этом направлении является главной задачей органов местного самоуправления, успешное осуществление которого зависит от качественного и оперативной обработки соответствующей поступающей в эти органы или создается ими в виде документов.
Анализ последних исследований и публикаций. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточно внимания совершенствованию работы с документами, так как любое управленческое решение основывается на информации, на служебном документе.
Вопрос документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления остается недостаточно изученным. В научной литературе большинство публикаций освещает опыт работы государственных органов власти. Важным достоянием в исследовании проблем деятельности по документированию и организации работы с документами являются научные труды таких отечественных ученых как: И. Антоненка, О. Загорецькой, С.Кулешовой, Ю. Палехи и др. Проблемы нормативно-правового регулирования и организационно-кадрового обеспечения деятельности по документо-обеспечения исследовали: А. Колодий, В. Копейчиков, М. Кравчук, В. Олуйко, И. Петров и др.. Систему делопроизводства и варианты номенклатуры дел, на основании которых возможна правильная организация делопроизводства в сельских, поселковых муниципалитетах и их исполнительных комитетах предложили И. Петров, И. Скорик, М. Савченко, А. Новиков, П. Шевчук, П. Гураль, А. Серант, А. Липенцев, И. Петрова, Г.Смолин. Однако делопроизводственная деятельность, направленная на принятие, документирования и реализации управленческих решений органами местного самоуправления требует более детального изучения и выработки предложений по созданию управленческой документации и организации работы со служебными документами.
Управление людьми как персоналом организаций имеет важное значение для организаций, так как без людей нет и самой организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Руководители процветающих фирм любят повторять, что главный потенциал их предприятий заключен в кадрах.
Каковы бы ни были прекрасные идеи, новейшие технологии, благоприятные внешние условия, без хорошо подготовленного персонала высокой эффективности работы добиться невозможно. Взносы в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания фирмы. Человек является важнейшим элементом производственного процесса на предприятии.
Инновационный социально-ориентированный тип развития экономики выдвигает более жесткие требования к основному компоненту ресурсного потенциала — трудового, к уровню профессиональной компетентности кадров и в целом к системе управления кадровой политикой. Острая кадровая проблема современных организаций требует принципиально новых подходов к решению проблем формирования и использования кадровых ресурсов. Повышение значения роли кадровой политики в современных организациях обусловлено сложностью функционирования в сложившейся социально-экономической ситуации.
Эти факторы обусловили значимость комплексного анализа аспектов формирования, использования и развития кадрового потенциала субъекта хозяйствования как особо важного направления совершенствования его кадровой политики.
Кадровая политика предприятия освещалась в трудах отечественных и зарубежных ученых, а именно: Т. Ю. Базарова, Л. В. Балабановой, В. Г. Воронковой, Л. В. Ивановской, А. В. Крушеницькой, Ю. Г. Одегова, Е. П. Пархимчик, Л. И. Федуловой, М. Армстронга, Г. Крудене, М. Мескон. В частности Е. П. Пархомчик уделил значительное внимание изучению этого вопроса. Ученый рассмотрел теоретические основы кадровой политики, предоставил рекомендации по формированию кадровой политики организации, определил особенности кадровой политики за рубежом .
Т. Ю. Базаров определил типы и этапы проектирования кадровой политики, уделил внимание рассмотрению условий разработки кадровой политики, кадровых мероприятий и кадровой стратегии в организации . Вместе с тем, это не уменьшает актуальность дальнейшего развития этой проблематики, поэтому целью статьи является исследование теоретических и методических основ формирования кадровой политики предприятия и ее разработка, изучение содержания понятия «кадровая политика организации», изучение основных целей и задач кадровой политики в современных условиях функционирования предприятия.
Особое внимание к кадровой политике современных предприятий, уделено учитывая определение важных приоритетов современного этапа развития страны — необходимость модернизации экономики и технического обновления производственной сферы. В этих условиях кадровая политика должна обеспечивать достижение конкурентоспособности кадрового потенциала и поддерживать стабильное социально-экономическое развитие субъектов хозяйствования.
Информацию о кадровой службы можно найти в трудах В.И. Андреевой, В.М. Виноградского, А.В. Крушельницкой, Ю.И. Палехи, Н. Мурашко и др.
Некрасовский район — это муниципальное образование, который находится в восточной половине центральной части Ярославской области. Социальная сфера Некрасовского района представлена учреждениями образования, здравоохранения, культуры, имеющими широкое распространение на территории района. Образовательная сфера состоит из 9 муниципальных бюджетных образовательных учреждений средних общеобразовательных школ, 2 муниципальных бюджетных образовательных учреждений дополнительного образования детей, 9 муниципальных бюджетных дошкольных образовательных учреждений детских садов.
В МБДОУ Детский сад №5 «Звездочка» как типичная, так и профильная документация представлена преимущественно видами управленческих документов. Это означает, что в документационное обеспечение образовательного учреждения основными являются процессы создания и организация функционирования служебных управленческих документов. Однако, сейчас, в отличие от традиционных делопроизводственных процессов, они реализуются с учетом внедрения систем электронного документооборота, методов информационного обеспечения управления, мониторинга документационных потоков в учреждении, управление документационного процессами в соответствии с действующими государственными стандартами. Несмотря на актуальность исследования указанных аспектов в работе муниципальных учреждений в России они остаются без внимания государственных служащих и должностных лиц органов местного самоуправления.
Целью дипломной работы является определение роли развития системы документационного обеспечения кадровой работы в образовательном учреждении.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом в органах управления муниципальными образованиями.
2. Определить процесс оптимизации кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом предприятия в органах управления муниципальными образованиями.
3. Проанализировать деятельность сотрудников кадровой службы в органах управления муниципальными образованиями.
4. Рассмотреть недостатки, выявленные при анализе органа управления муниципальными образованиями.
5. Разработать программу для органа управления муниципальными образованиями.
Объект исследования — кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом в образовательном учреждении.
Предмет изучения — совершенствование системы документационного обеспечения кадровой работы в МБДОУ Детский сад №5 «Звездочка».
Методы исследования: наблюдение, системный анализ, сравнение, обобщение, терминологический анализ.
Структура работы: дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.

Заключение:

Документы играют чрезвычайно важную роль в области социально-экономического управления, поскольку принятие и реализация значительной части управленческих решений напрямую связано с ними. Документы являются конкретным предметом и результатом управленческой деятельности.
По результатам работы выявлено, что документационное обеспечение управления — это работа аппарата управления, которая охватывает документацию и организацию работы с документами в процессе управления его функциями. Документационное управление является фундаментальной технологией управления, основной целью которой является предоставление управленческой информации о состоянии дел в учреждении для принятия обоснованных управленческих решений и контроля по их выполнению, организация работы с документами влияет на качество управления. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально ведется документация. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков.
Документы разнообразны, и каждый документ — устав, протокол, приказ, сертификат и т. д. — имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы должны быть не только правильно составлены и оформлены, но и переданы, сохранены, быстро найдены в случае необходимости.
Организационным документом, регулирующим документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления, является инструкция по делопроизводству, что создается в пределах соответствующего органа на основании ряда действующих нормативно-правовых документов, основным из которых является Примерная инструкция по делопроизводству.
Структура индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления в целом соответствует структуре Примерной инструкции по делопроизводству. В индивидуальной инструкции фиксируются правила осуществления основных делопроизводственных операций на каждом этапе документооборота, начиная с приема или созидания документа до его отправки, хранения или уничтожения, учитывая специфику деятельности органов местного самоуправления. Значительное внимание концентрируется на регламентации процесса документирования служебных документов, в частности распорядительного и справочно-информационного характера. Индивидуальная инструкция по делопроизводству, как правило, содержит разделы, регламентирующие направления деятельности органов местного самоуправления, присущие только для них. Например, раздел о порядке подготовки решений исполкома местного совета, их созидания, оформление, согласование, доработка после согласования и рассмотрения. Однако, в указанной инструкции по делопроизводству четко не прописаны функции сельского, поселкового, городского головы, секретаря совета / исполкома, заместителей председателя, управляющего делами и руководителей отделов совета по работе с документами. Эта информация должна содержаться в разделе «Общие положения».
Также в методических документах, разрабатываемых в рамках органа местного самоуправления, и расширяют методическую базу его документационного обеспечения, показывают маршрут движения документов, следует отнести схемы, таблицы, графики. Эти документы определяют основные этапы документирования и организации работы со служебными документами, определяют структурные подразделения и должностных лиц, ответственных за выполнение определенной делопроизводственной операции, их взаимосвязи, а также основные технические средства, используемые в работе с документами.
Все это дает возможность подготовить варианты более рационального документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления путем разработки типовых образцов основных видов документов, используемых в текущей работе органов местного самоуправления.
В рамках органов местного самоуправления используются перечни документов, определяющих виды и подвиды документов и является методической основой делопроизводственных операций органов местного самоуправления. К ним относятся: перечень документов, подлежащих утверждению в исполнительных органах совета; перечень документов, которые скрепляются гербовой печатью исполкома совета; перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень документов, которые подлежат специальному контролю по их выполнению и др. То есть, такой перечень документов позволяет в более эффективный способ организовать работу органа местного самоуправления, управлять им, координировать и контролировать его деятельность, обеспечивать информацией, необходимой для принятия объективного управленческого решения.
В свою очередь, своеобразная унификация, как самих документов, так и правил работы с ними, способствует совершенствованию документационного обеспечения управлением деятельности органа местного самоуправления, а также положительно влияет на документо-коммуникационный процесс, который происходит между структурными подразделениями местного совета и его исполнительных органов.
Именно поэтому, актуальным на сегодня является разработка нормативных и методических документов, специально разработанных для регулирования документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, в частности разработки на государственном уровне такого нормативного документа как Порядок документирования сессий органа местного самоуправления и заседаний его исполнительного комитета. Это будет способствовать более четкой разработке основных требований по подготовке и оформлению материалов к сессиям советов и проведения заседаний его исполнительного комитета, а также позволит унифицировать документирования и организовать работу со служебными документами в соответствующих органах.
Анализ основных распорядительных документов, оперативного и архивного хранения дошкольного образовательного учреждения: МДОУ №5 «Звездочка» позволил определить современные способы эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.
Организация делопроизводства в МДОУ №5 «Звездочка» характеризуется: отсутствием службы поддержки документации; слаборазвитая структура управления, слабый штат сотрудников; отсутствие нормативных документов, прямо регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении; Отсутствие особой научно-исторической ценности документов детского сада. В связи с этим вопрос о необходимости построения эффективной системы информационно-документального управления МДОУ №5 «Звездочка» является острым.
Организация деятельности дошкольных образовательных учреждений обязательно предполагает наличие многих видов документов (в некоторых случаях их разработка), без которых невозможно решить проблемы эффективного управления. Ключом к успеху МДОУ №5 «Звездочка» в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое повышение квалификации персонала при подготовке документальных материалов.
Важнейшим направлением совершенствования управления делами является разработка более детальной номенклатуры дел, которая четко и детально установит единый порядок оформления, обработки документов и работы с ними в МДОУ №5 «Звездочка», а также создание компьютерной сети для удобства работы с документами. Это направление поможет решить бухгалтерские, аналитические, прогнозные и информационные задачи, связанные с деятельностью учреждения.
Таким образом, для успешной организации документирования управленческой деятельности дошкольных учреждений необходимы тщательное изучение состава документов, анализ установленного порядка документирования в дошкольном учреждении и выработка оптимальных решений.
И, как следствие, комплексное решение вопросов поддержки документооборота, что позволит повысить качество и эффективность управления делами на всех уровнях управления, поскольку качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации бухучета, ведения учета, делопроизводства.
Для совершенствования организации документационного обеспечения органов местного самоуправления необходимо расширение нормативно-методической базы, которую необходимо пополнить разработками, осуществленными на государственном и местном уровнях путем создания Типовой инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления, что позволит унифицировать правила созданию и работы со служебными документами в соответствующих органах.
Большего внимания требует упорядочения нормативных документов, которые используются местным советом и его исполнительными органами. Установленные в них положения должны отвечать современным требованиям, вовремя проходить процедуру переутверждения, если вносились изменения в законодательные или нормативные документы, принятые на государственном уровне.
Подготовка собственных методических пособий по основным вопросам документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, участие в разработке нормативных документов регионального и муниципального уровней, повышение квалификации работников, ответственных за организацию делопроизводства, обеспечат соответствующие органы необходимой информацией относительно пополнения пакета нормативно-методических документов.
Перспективы дальнейших исследований. Основными перспективными направлениями документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления в России следует считать:
1. Внедрение новейших технологий путем: создания и широкого внедрения в делопроизводственную практику деятельности автоматизированной системы анализа входящих, исходящих и внутренних документов; разработка и внедрение типовых информационных технологий для структурных подразделений органа местного самоуправления; снижение случаев потери документов; оперативности прохождения и исполнения документа; усиление контроля исполнения документов; повышение качества документирования благодаря шаблонам документов, хранящихся в памяти персонального компьютера и тому подобное.
2. Использование электронных информационных ресурсов, в том числе веб-ресурсов органов государственной власти в деятельности органов местного самоуправления, а также средств Интернет.
3. Проведение проверок государственными архивами состояния документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, систематическое консультирование ними служб документационного обеспечения органов местного самоуправления и проведения занятий с их персоналом по вопросам организации делопроизводства и работы архивных подразделений; применения норм государственного стандарта.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. КАДРОВОЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫМИ ОБРАЗОВАНИЯМИ
1.1 Роль документооборота в системе управления персонала в муниципальном образовательном учреждении
Анализ профильной научной литературы показал, что недостаточно изучены теоретико-методологические и методические аспекты кадровой политики, несмотря на активизацию ученых и их повышенный интерес к кадровой проблематике. Рассмотрев ряд информационных источников , сделаем вывод, что нет единодушного точки зрения на определение понятия и сущности кадровой политики. С другой стороны, многообразие подходов к ее разработке создает возможности для ее просмотра, обоснования, развития и совершенствования.
Ученые различные взгляды на определение термина «кадровая политика». К примеру, Е. П. Пархомчик считает: «Кадровая политика организации — это сформулированы (устно или письменно) принципы, приоритеты, нормы, правила работы с кадрами, обязательные для всех участников процесса управления персоналом, направленных на достижение задач и стратегических целей организации, и используются с учетом постоянных изменений во внутриорганизационных условиях и требованиях внешней среды» .
В. Г. Воронкова определяет кадровую политику как «систему приемов, навыков, способов, форм и методов кадровой работы, которые разрабатываются и применяются в практике государственных органов и отдельных организаций» .
По мнению Л. В. Балабановой, «кадровая политика предприятия — это система принципов, идей, требований, определяющих основные направления работы с персоналом, ее формы и методы. Кадровая политика определяет генеральное направление и основы работы с кадрами, общие и специфические требования к ним и разрабатывается собственниками предприятия, высшим руководством, кадровой службой» .
Приведенные определения достаточно четко отражают суть термина «кадровая политика». Сложно представить единое определение широкого содержания кадровой политики, ведь каждая организация имеет собственные методы для диагностики и решение проблем управления персоналом, учитывая цели и задачи предприятия.
Проанализировав известные определения термина «кадровая политика», подытожим и сформулируем авторскую трактовку: кадровая политика предприятия — это генеральное направление кадровой работы организации, система принципов, методов, форм и организационного механизма определения целей и задач для создания, сохранения и развития кадрового потенциала; ценностные ориентиры, процедуры, способы оценки персонала, необходимые для достижения долгосрочных стратегических целей развития организации и реализации ее миссии в современных условиях развития экономики.
Объект кадровой политики организации – это персонал предприятия, субъектом кадровой политики является система управления персоналом организации, состоящая из руководителей всех уровней и кадровой службы.
Современная кадровая политика — это продолжение миссии и стратегических целей организации, ориентированная на конкретные результаты деятельности и перспективы развития предприятия. Сегодня к кадровой политике современной фирмы предъявляются повышенные требования практичности, гибкости и адаптивности к внутренним факторам (стиль руководства организации, внутриорганизационная культура, цели и миссия предприятия) и внешней среды (развитие экономики страны и рынка труда, изменения законодательства, особенности осуществления деятельности в условиях кризиса и другие) .
Цель кадровой политики организации — обеспечение баланса между экономической и социальной эффективностью использования ресурсов персонала, своевременное обеспечение подразделений компании квалифицированными сотрудниками, создание условий для эффективного использования и развития потенциала персонала компании, удовлетворение социально-экономических надежд и интересов работников. Кадровая политика нацелена на закрепление единой корпоративной культуры, эффективной мотивации и профессионального развития персонала организации .
Итак, по нашему мнению, основная цель кадровой политики — это своевременный подбор, адаптация, развитие персонала, повышение эффективности производства через мотивацию труда и достижения стратегических целей предприятия для получения максимальной прибыли.
Систематизация взглядов ученых на цели кадровой политики позволяет подавать такой перечень целей кадровой политики организации : привлечение квалифицированного персонала для выполнения текущих и перспективных задач компании; создание условий для закрепления оптимального использования высококвалифицированного персонала; обеспечение постоянного роста профессиональной подготовки работников и мотивации персонала к развитию, обучение и совершенствование профессиональных качеств; создание и совершенствование системы кадрового резерва для наиболее эффективного использования кадрового потенциала; развитие корпоративной культуры и поддержание благоприятного морально-психологического климата в коллективе.
Однако, по нашему мнению, следует дополнить этот перечень основных целей кадровой политики. Во-первых, это проведение разработки единой кадровой политики компании, включающей в себя социальную и мотивационную политику; определение перспективной и нынешней потребности в кадрах, источников ее удовлетворения на основе изучения социально-демографической и профессионально-квалификационной структуры кадров, их ротации внутри компании; проведения контроля, помощи, сопровождения, поддержки и адаптации молодых сотрудников компании. Такие цели кадровой политики — это разработка стандартов в области управления персоналом и осуществление контроля по их выполнению в компании; изучение влияния психологических и организационных факторов производства на трудовую деятельность сотрудников компании с целью разработки мероприятий по улучшению условий труда и повышение эффективности работы; создание рекомендаций относительно условий оптимального использования личных трудовых возможностей сотрудников с учетом перспективы развития их профессиональных умений; обеспечение постоянного психологического мониторинга персонала для социально-психологической поддержки оптимальной среды работы.
Проанализировав цели кадровой политики, нужно рассмотреть типы кадровой политики организации. В зависимости от степени влияния и контроля от руководства организации на кадровую ситуацию, процедур, направленных на прогнозирование количества и качества персонала выделяют следующие типы кадровой политики : пассивная, реактивная, превентивная, активна.
При пассивной кадровой политике управленческий аппарат компании не имеет четкой программы по работе с персоналом и вынужденно реагирует на возникшие в процессе работы (нехватка квалифицированных кадров, конфликтные ситуации, наличие открытых вакансий), усилия направляются на ликвидацию созданных проблем без глубокого анализа ситуации. Кадровые решения принимаются без учета долгосрочных последствий. Поиск, подбор, привлечение персонала осуществляется в оперативном режиме без планирования потребности в персонале на перспективу. Собеседование и оценка кандидатов проводится формально. Кадровые проблемы решаются без анализа причин и осознание возможных последствий.
Поиск, подбор, привлечение персонала осуществляется в оперативном режиме без планирования потребности в персонале на перспективу. Собеседование и оценка кандидатов проводится формально. Кадровые проблемы решаются без анализа причин и осознание возможных последствий. Кадровая политика сводится к ликвидации негативных последствий.
Обучение персонала происходит нерегулярно или вообще отсутствует. В организациях этого типа кадровой политики нечетко распределены полномочия, ответственность работников отсутствует .
При осуществлении реактивной кадровой политики руководство организации диагностирует проблемы с персоналом, возникших анализирует причины кадровых нерешенных вопросов и конфликтных ситуаций, принимает меры для ликвидации последствий недоразумений. Проводится контроль показаний первоисточников негативного состояния работы с персоналом, выявленные проблемы экстренно локализуются и решаются .