Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Организация работы с управленческими документами в органах государственной власти

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы организации работы с управленческими документами в органах государственной власти 6
1.1. Экономическая сущность управленческих документов в органах государственной власти 6
1.2. Подходы к организации работы с управленческими документами в органах государственной власти 14
1.3. Международный опыт работы с управленческими документами в органах государственной власти 20
Глава 2. Организация работы с управленческими документами в органах государственной власти (на примере префектуры ЮЗАО, г.Москва) 27
2.1. Организационно-экономическая характеристика префектуры ЮЗАО 29
2.2. Особенности организации работы с управленческими документами 35
2.3. Организация контроля за работой с управленческими документами 48
Глава 3. Совершенствование организации работы с управленческими документами в префектуре ЮЗАО 55
3.1. Мероприятия по совершенствованию контроля в работе с управленческими документами 57
3.2. Внедрение современных технологий работы с документами 63
3.3.Экономическая эффективность предложенных направлений совершенствования 68
Заключение 73
Список источников 78
Приложения 83

Введение:

Актуальность темы исследования. Управление современными организациями органов власти сталкивается не только с многочисленностью видов и разновидностей документов, сложностью их состава, требованиями к приданию документам юридической силы, к хранению и архивированию документов, но и с необходимостью постоянного обновления знаний работников в области делопроизводства в соответствии с постоянно обновляемыми законодательными и нормативными актами.
Документирование деятельности организаций любых форм собственности регламентировано законодательными и нормативными актами. Требования к оформлению и составлению документов постоянно растут. Сегодня многие организации и учреждения применяют систему электронного документооборота для оперативной работы с документами.
Под воздействием экономических факторов повышается юридическая значимость документов, что обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Разработка и внедрение новых подходов к организации работы с управленческими документами является важной составляющей управления, этим и объясняется актуальность темы исследования.
Степень разработанности исследуемой темы. Тема организации работы с управленческими документами в специальной литературе разработана в недостаточной степени. В литературе по делопроизводству уделяется очень мало внимания практическим приемам работы с управленческими документами в органах власти, а в литературе по организации деятельности органов власти также часто отсутствуют разделы о документообороте в органах управления. Но среди современных авторов, можно выделить тех, кто уделял в своих трудах место для теоретических исследований. Наибольшую помощь в подготовке выпускной работы составила литература по теме следующих авторов: Быковой Т.А., Шуваловой Н.Н., Демина Ю.М., Глотовой С.А., Кузнецова И.Н., Дорониной Л.А., Грозовой О.С., Казакевича Т.А., Котовой К.Ю., Байковой И.Ю. и других.
Цель исследования в работе состоит в разработке мероприятий по совершенствованию организации работы с управленческими документами в органах государственной власти.
Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:
1. Изучить экономическую сущность управленческих документов в органах государственной власти.
2. Рассмотреть подходы к организации работы с управленческими документами в органах государственной власти
3. Изучить международный опыт работы с управленческими документами в органах государственной власти.
4.Привести организационно-экономическую характеристика Префектуры ЮЗАО.
5.Проанализировать особенности организации работы с управленческими документами.
6.Рассмотреть организацию контроля за работой с управленческими документами.
7. Предложить мероприятия по совершенствованию контроля в работе с управленческими документами.
8.Предложить внедрение современных технологий работы с документами.
9. Оценить экономическую эффективность предложенных направлений совершенствования.
Объект исследования в работе: организации работы с управленческими документами в органах государственной власти
Предметом исследования выступает организация работы с документами в префектуре ЮЗАО.
Теоретико-методологическую базу исследования составили основные методы, которые использованы при проведении исследовательской работы: анализ, дедукции, индукции, синтеза, графический и расчетный методы.
Эмпирическую базу исследования составили федеральные законы, законы города Москвы, нормативные правовые документы города Москвы, нормативные правовые акты префектуры ЮЗАО, отчетные данные префектуры о работе с управленческими документами за 2017-2018 гг.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
В первой главе работы рассмотрены теоретические основы работы с управленческими документами в органах власти.
Во второй главе исследованы аспекты работы органов государственной власти с управленческими документами: проведен анализ работы с документами в префектуре ЮЗАО г.Москвы, выявлены проблемы в организации работы с управленческими документами, как в техническом, так и организационном аспектах.
В третьей главе работы разработаны рекомендаций по устранению выявленных проблем в префектуре ЮЗАО и проведена оценка их экономической эффективности.
Заключение содержит выводы по всем разделам работы.

Заключение:

Рассмотрение понятия и содержания организации работы с управленческими документами в организации позволяет сделать выводы о том, что управленческим документом органах власти является важной составляющей системы государственного управления.
Понятие «управленческий документ» включает средство фиксирования управленческой информации, отражающей управленческие решения, на материальных носителях по определенным нормам и правилам, которые предусматривает процесс составления и оформления документа. Совокупность управленческих документов называется управленческой документацией.
Работа с управленческими документами регулируется действующим законодательством, включающим федеральные законы, национальные стандарты, нормативные правовые акты органов власти и ведомственные нормативные документы.
Организацию работы с документами называют документооборотом, он включает движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.
Для эффективно функционирующей системы делопроизводства организации внедряется механизм документационного обеспечения предприятия, подбирается стратегия автоматизации с учетом верного выбора программных продуктов.
Среди особенностей российской системы делопроизводства выделяют: длительность обработки документов, трудоемкий процесс регистрации документов, отсутствие корпоративных стандартов по делопроизводству, обязательность отражения информации на бумажных носителях и их длительное хранение, низкая автоматизация документооборота.
Префектура ЮЗАО является территориальным органом государственного управления, осуществляющим территориальное управление на территории ЮЗАО г.Москвы. В своей деятельности префектура руководствуется действующим законодательством. Организационная структура линейно-функциональная, руководство осуществляет префект через функциональных заместителей.
Финансирование деятельности префектуры осуществляется на основе расходов бюджета города Москвы. Префектурой решается большой комплекс экономических вопросов для развития округа. Анализ финансирования округа показал, что наибольший объем финансовых средств из бюджета города Москвы в округе направляются на финансирование государственных программ «Жилище» и «Развитие городской среды» и «Развитие транспорта».
В префектуре создано структурное подразделение, отвечающее за организацию работы с управленческими документами, в рамках которого закреплены обязанности по работе с распорядительными документами. обращениями граждан и контролю за исполнением документов. Разработаны инструкции по организации документооборота и инструкция по работе со служебными документами. Анализ выявил, что в настоящее время возможности используемой системы электронного документооборота ограничены. Отсутствуют многие важные составляющие. Позволяющие совместно работать над одним и тем же документом. До исполнителей информация об исполняемых документах доходит не своевременно и не в полном объеме.
Анализ системы контроля за исполнением управленческих документов показал, что в настоящее время она не может быть признана эффективной, так как без нарушения сроков исполнения по обращениям граждан имеется только в районе Черемушки.
Существующая система организации работы с документами в префектуре ЮЗАО имеет недостатки, которые можно условно разделить на две категории: недостаточные технические возможности системы электронного документооборота и недостатки в организации контроля за исполнением управленческих документов.
Действующая в префектуре система электронного оборота является устаревшей, так как в ней отсутствуют многие необходимые технические возможности. Недостатками в техническом обеспечении работы с управленческими документами:
— существующая система не позволяет служащим префектуры видеть в режиме реального времени контролируемые документы;
— не возможно осуществлять совместную работу разных служащих над одним документом;
— отсутствуют напоминающие функции, когда заблаговременно исполнитель управленческого документа получает сигнал о наступлении срока исполнения конкретного документа.
В существующей системе контроля имеются недостатки, которые оказывают существенное влияние на сроки выполнения управленческих документов. Анализ показал, что постоянно нарушаются сроки исполнения управленческих документов по ответам на обращения граждан.
Учитывая выявленные проблемы в существующей системе организации работы с управленческими документами в префектуре ЮЗАО, предлагается: разработать эффективную систему контроля за сроками исполнения управленческих документов; предложить совершенствование организации работы с управленческими документами в электронной системе документооборота.
В третьей главе работы предложен комплекс мероприятий по совершенствованию организации работы с управленческими документами в префектуре ЮЗАО.
Для повышения эффективности контроля за исполнением управленческих документов предлагается расширение возможностей существующей системы электронного документооборота путем использования в качестве приложения СЭДО – «Контроль документов» и совершенствование работы интернет-приемной.

Фрагмент текста работы:

Управление является деятельностью, которая требует постоянного фиксирования или документирования, отражения в определенных видах документов.
Среди множества документов, циркулирующих в обществе, выделяются официальные, служебные или управленческие документы. Значимость таких документов обусловлена сферой их функционирования. Формируясь в недрах государственного аппарата, государственной власти и управления, они оказывают влияние на различные стороны жизнедеятельности общества. Обращение к данным документам позволяет реконструировать историю государства, государственного управления и администрирования.
Необходимость создания управленческих документов в органах государственной власти обусловлена следующими факторами:
 необходимостью обязательного представления документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов;
 необходимостью документирования текущих, повседневных управленческих ситуаций, возникающих в деятельности организаций.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ», согласно которому документом называют зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Процесс принятия управленческого решения включает в себя следующие составляющие: получение информации; переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти процессы неразрывно связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения наиболее эффективного результата, прежде всего, важно качество информации и ее достоверность, которые определяются ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
От качества функционирования системы работы с документами зависит успех организации по достижению цели, а главной целью работы организации является – получение прибыли. Это зависит непосредственно от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов .
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документа, оперативное и качественное составление и оформление документов, организацию быстрого поиска документов, интенсивное использование компьютерных технологий в работе с документами и т.д.
Понятие «управленческий документ» включает средство фиксирования управленческой информации, отражающей управленческие решения, на материальных носителях по определенным нормам и правилам, которые предусматривает процесс составления и оформления документа. Совокупность управленческих документов называется управленческой документацией. К управленческой документации относятся функциональные комплексы документов или функциональные потоки, массивы или системы документации.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: