Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Организация делопроизводства в администрации муниц района на примере Администрации сельского поселения Гжельское

Содержание:

Содержание

Введение 3
1. Теоретические основы организации делопроизводства 5
1.1. Сущность, основные понятия 5
1.2. Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства 8
1.3. Организация делопроизводства в органах местного самоуправления 15
Выводы по главе 1 22
2 Анализ организации делопроизводства в Администрации сельского поселения Гжельское 23
2.1 Характеристика Администрации сельского поселения Гжельское 23
2.2 Основные показатели деятельности 30
2.3 Анализ системы управления делопроизводством 34
2.4 Рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства 39
Выводы по главе 2 45
Заключение 46
Список литературы 49

Введение:

Деятельность Администрации муниципального района немыслимо без использования документов, так как документ является основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.
Наведение порядка в документировании управления и сокращение значительных объемов документооборота — сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс [13, 17].
Актуальность темы данной работы заключается в том, что в органах муниципальной власти от оптимизации делопроизводства зависит совершенствование управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда. В настоящее время основным методом оптимизации делопроизводства считается система электронного документооборота, однако без наведения порядка в бумажном делопроизводстве переход на электронный документооборот не принесет желаемого эффекта.
Деятельность местных администраций по природе является управленческой и направлена на достижение определенного социального результата. Работа с документацией, обеспечивающей управленческие процессы, — важный элемент деятельности местных администраций, и от ее состояния во многом зависят оперативность и качество принимаемых органами местного самоуправления решений, эффективность их реализации.
Таким образом, целью исследования является разработка рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в администрации муниципального района на примере Администрации сельского поселения Гжельское.
Объектом исследования в данной работе является Администрация сельского поселения Гжельское
Предмет исследования — система управления делопроизводством.
Задачи выпускной квалификационной работы:
— изучение документационного обеспечения управления Администрации сельского поселения;
— анализ организации делопроизводства в администрации муниципального района на примере Администрации сельского поселения Гжельское;
— разработка рекомендаций по улучшению организации делопроизводства в администрации муниципального района на примере Администрации сельского поселения Гжельское.
При написании работы использовались нормативно-правовые и методические материалы, учебники, научные и практические статьи, а также организационные документы Администрации.
Исследование делопроизводства в Администрации проводилось на основе методов анализа и наблюдения.
Структура работы: введение, две главы, заключение, список литературы.

Заключение:

В процессе выполнения дипломной работы получены такие результаты:
— систематизированы теоретические основы делопроизводства в органах местного самоуправления;
— охарактеризована деятельность Администрации с/п Гжельское Раменского муниципального района Московской области;
— изучена структура и функции Администрации с/п Гжельское Раменского муниципального района Московской области;
— рассмотрено нормативно-правовое обеспечение деятельности Администрации с/п Гжельское Раменского муниципального района Московской области и документационное обеспечение ее работы;
— изучен кадровый состав Администрации с/п Гжельское Раменского муниципального района Московской области;
— рассмотрено документационное обеспечение деятельности лиц, замещающих должности в Администрации с/п Гжельское Раменского муниципального района Московской области;
— изучено направления деятельности организационно-правового отдела;
— проанализированы показатели деятельности Администрации;
— проанализирована система документооборота Администрации сельского поселения Гжельское
Администрация с/п Гжельское Раменского муниципального района Московской области выполняет свои функции, обеспечивает формирование благоприятных условий жизнедеятельности населения с/п Гжельское.
Делопроизводство в органах местного самоуправления является систематизированным и нормативно закрепленным процессом. На законодательном уровне определены перечень и формы документов, которые используют органы местного самоуправления в процессе осуществления своей деятельности и предоставления муниципальных услуг, порядок заполнения документов.
Все документы в учреждениях органов самоуправления проходят жизненный цикл, который включает 4 стадии. На первой стадии происходит создание документа (непосредственно органами или населением). На второй стадии документ используется для совершения определенных действий (является основой для принятия решений). На третьей стадии документ отправляется в архив на постоянное хранение. На последней стадии происходит управление архивными документами (их систематизации, обеспечение доступа к ним и т.д.).
Администрация сельского поселения Гжельское эффективно выполняет свои функции. Это демонстрируют стабильные показатели по наполнению бюджета. Их небольшие отклонения не являются систематическими и компенсируются действиями органов местного самоуправления. Значительную роль в обеспечении нормального функционирования Администрации играет делопроизводство.
К основным причинам неисполнения документов в Администрации сельского поселения Гжельское можно отнести:
— слишком высокая централизация полномочий;
— перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;
— недостаточные сроки для качественного исполнения;
— нерациональная система документооборота.
Главной проблемой процесса документационного обеспечения управления является большая загруженность ведущего специалиста Администрации, который выполняет огромный объем работы по всем направлениям деятельности Администрации.
Анализ показал, что в Администрации сельского поселения Гжельское:
— затруднено нахождение нужных документов в Администрации в кратчайшие сроки;
— имеет место потеря документов;
— не соблюдаются сроки формирования в дела документов
— затянуты процедуры согласования документов (решение данной проблемы можно осуществить путем согласования документов в электронном виде с использованием электронной подписи ведущего специалиста);
— отсутствует правильно организованное архивное хранение документов.
Нельзя не отметить проблему приема граждан и их обращений в виде документов, когда у ведущего специалиста не хватает времени на тщательное изучение вопроса. Ввиду загруженности ведущего специалиста невозможно организовать надлежащий контроль исполнения поручений и распоряжений, отследить маршрут документа. Решить данную проблему можно путем составления технологических схем и регламентов прохождения документов.
В работе предложено технологическую схему процесса организации работы с документами Администрации сельского поселения Гжельское, схему документооборота внутренних документов Администрации сельского поселения Гжельское, схему документооборота исходящих документов Администрации сельского поселения Гжельское, схему документооборота обращения граждан в Администрации сельского поселения Гжельское.
Также рекомендуется увеличить количество персонала, осуществляющих документационное обеспечение в Администрации до 3 человек. Дополнительное рабочее место специалиста по документообороту потребует затрат в размере 192000 руб. в год.
Эффекты, которые получит Администрации с/п Гжельское от дополнительного рабочего места специалиста по документообороту:
— сокращение срока нахождения нужных документов в Администрации;
— отсутствие случаев потери документов;
— соблюдение сроков формирования в дела документов
— вовремя организованные процедуры согласования документов;
— правильно организованное архивное хранение документов.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1. Сущность, основные понятия

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) — ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот — это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием [26].
ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу. Выделяют следующие виды делопроизводства: общее — ведение общих документов; специальное — работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д. В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон.
Выделяют 3 основные направления делопроизводства:
— документирование — составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
— организация работы с документами — движение, контроль исполнения, хранения и использования;
— систематизация — передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д. [11, c.17, 27, 28].
Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения.
Ведение делопроизводства позволяет организовать бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации.
Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг. Работники обязаны выполнять следующие функции: разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов; разрабатывать и проектировать бланки; проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг; регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы; контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству; регулировать ход исполнения документов; составлять тексты; разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование; контролировать работу с бумагами во всех подразделениях; участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.
Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации [16, c.5].
Рассмотрим основные понятия ДОУ.
Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность организации. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности организации. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы.
Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций. Исходящие документы – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).