Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Контроль делопроизводства и мероприятия по его совершенствованию в организации

Содержание:

Содержание

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы организации документооборота современных организаций 5
1.1 Понятие и содержание делопроизводства в организации и его контроль 5
1.2 Нормативно-правовое регулирование документооборота и его контроля на предприятии 10
1.3 Особенности российской системы организация документооборота и его контроля на предприятии 15
Глава 2. Анализ делопроизводства в АО «МНИИ «Агат» 23
2.1 Организационно-экономическая характеристика АО «МНИИ «Агат» 23
Данная организационная структура является линейно-функциональной. 26
2.2 Особенности организации и контроля делопроизводства в АО «МНИИ «Агат» 34
2.3 Практические рекомендации по совершенствованию контроля делопроизводства в АО «МНИИ «Агат» 51
Заключение 61
Список использованных источников и литература 64
Приложение 67

Введение:

Актуальность исследования.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – является одной из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль в сфере делопроизводства является частью системы делопроизводства, он необходим, так как объем документов постоянно увеличивается, усложняются сами документы, и контроль за исполнением документов, их движением требует новых подходов.
За последние два десятилетия в России развился устойчивый спрос на автоматизацию документооборота в организациях. Огромный потенциальный спрос на услуги и программное обеспечение в области автоматизации делопроизводства обусловлен целым рядом причин, среди которых то, что с документацией работают абсолютно все организации, а также значительное число частных лиц, практически в каждой организации сталкиваются с проблемами в делопроизводстве: документы не контролируются, теряются и т.д. Организации за счет оптимизации ведения делопроизводства организации получают реальную возможность повысить уровень своего управления, что является актуальнейшей задачей современной российской экономики.
Степень научной разработанности проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблемы разработки и внедрения контроля в действующие системы делопроизводства организации находятся в центре внимания отечественных теоретиков и практиков управления.
Основные проблемы в системе делопроизводства и их решение в рамках конкретной организации были рассмотрены в работах таких авторов, как В.И. Андреева, Ю.М. Демин, Т.А. Быковой, М. Басакова, С.А. Глотовой, О.С. Горозовой, Т.А. Казакевича, И.К. Корнеева, Т.В. Кугушева, И.Н. Кузнецова, М.Ю. Рогожина и др.
Особый акцент в своих исследованиях эти и другие авторы делают на раскрытие таких проблем, как: организация рационального документооборота; контроль исполнения документов; оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение; выбор системы электронного документооборота; организация автоматизированных рабочих мест.
Однако, учитывая постоянное развитие всех отраслей управления, нельзя не отметить постоянно возникающие вопросы, касающиеся как теоретических разработок, так и практических решений в области контроля делопроизводства.
Объектом исследования является система делопроизводства.
Предметом исследования является организация контроля делопроизводства в АО «МНИИ «Агат».
Целью исследования является разработка предложений по совершенствованию делопроизводства в АО «МНИИ «Агат».
Достижение поставленной цели предусматривает постановку и решение следующих задач:
1. Рассмотреть понятие о содержание делопроизводства в организации.
2. Изучить организацию документооборота в современной организации.
3. Изучить организационно-экономическую характеристику АО «МНИИ «Агат».
4. Охарактеризовать организацию и контроль делопроизводства АО «МНИИ «Агат».
5. Выявить проблемы контроля делопроизводства АО «МНИИ «Агат».
6. Предложить мероприятия по внедрению системы электронного документооборота.
7. Предложить мероприятия по внедрению системы контроля делопроизводства в АО «МНИИ «Агат».
8. Оценить эффективность предлагаемых мероприятий.
Для подготовки работы использованы следующие методы: анализ, дедукции, индукции, синтеза, графический и расчетный методы.
Структура работы обусловлена поставленными целью и задачами и включает в себя введение, две главы, заключение, список использованных источников и приложения.

Заключение:

Рассмотрение понятия и содержания делопроизводства в организации позволяет сделать выводы о том, что документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Целью делопроизводства является обеспечение документирования и организации работы с официальными документами — Документирование – означает запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.
Для эффективно функционирующей системы делопроизводства организации внедряется механизм документационного обеспечения предприятия, подбирается стратегия автоматизации с учетом верного выбора программных продуктов.
Документооборот на предприятии регулируется многочисленными нормативными правовыми актами, среди которых Гражданский, Трудовой и Административный кодексы, ГОСТ Р 7.0.97-2016, федеральные законы «Об архив¬ном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Среди особенностей российской системы делопроизводства выделяют: длительность обработки документов, трудоемкий процесс регистрации документов, отсутствие корпоративных стандартов по делопроизводству, обязательность отражения информации на бумажных носителях и их длительное хранение, низкая автоматизация документооборота.
Рассмотрение принятой в российских компаниях системы контроля документооборота позволяет сделать вывод о его достаточной сложности. Для осуществления контроля в организациях создаются специальные подразделения. Снижение трудоемкости контроля достигается путем автоматизации документооборота организации.
Во второй главе работы рассмотрена система контроля документооборота на примере АО «МНИИ «Агат». Предприятие успешно работает в сфере радиолокации, выпуская антенные системы радиолокации. Предприятие является крупным, численность сотрудников более 700 человек.
Организационная структура предприятия линейно-функциональная, руководит предприятием генеральный директор через функциональных заместителей, возглавляющих свои функциональные блоки.
Ответственным структурным подразделением за организацию документационного обеспечения управления в АО «МНИИ «Агат» является канцелярия.
Канцелярия осуществляет документационное обеспечение администрации, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях.
Инструкция по организации делопроизводства является главным документом, регулирующим работу всех сотрудников АО «МНИИ «Агат» с документами, от поступления до архивного хранения и уничтожения.
Инструкция по документационному обеспечению управления устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается приказов генерального директора АО «МНИИ «Агат» и имеет обязательный характер для всех работников.
Анализ показал, что объем документооборота ежегодно увеличивается. Ведение учета документооборота в АО «МНИИ «Агат» осуществляется в с помощью компьютера, который позволяет регистрировать входящие и исходящие документы, отслеживать сроки исполнения и вести простой учет количества документов по видам.
Проблемами контроля является: отсутствие возможности электронного напоминания исполнителю, отсутствие возможности хранения копии исполненного документа в электронном виде в качестве приложения к карточке документа, отсутствует возможность электронного формирования отчет по исполнителям, срокам исполнения документов, подлежащих контролю.
Решение выявленных проблем возможно при внедрении комплексной системы электронного документооборота.
Для исследования проблем документационного обеспечения деятельности АО «МНИИ «Агат» в рамках работы с разрешения заместителя генерального директора по общим вопросам был проведен опрос персонала, который выявил, что большинство опрошенных работников АО «МНИИ «Агат» – 72% считают необходимым улучшение системы управления документооборотом; 53% считают, что необходимо обучить персонал, 90% считают, что АО «МНИИ «Агат» необходимо внедрять современные составляющие документооборота.
Для совершенствования принятой системы контроля документооборота, предложено внедрение электронного документооборота «Ефрат-документооборот», который позволит улучшить документооборот, сократить временные затраты работников на работу с документами.
Оценка эффективности показала, что при внедрении электронного документооборота появится экономия в сумме не менее 17 280 000 руб.
 Кроме того, повысится производительность труда, сократится временя на создание и обработку документов, уменьшаться расходы на хранение документов.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические основы организации документооборота современных организаций
1.1 Понятие и содержание делопроизводства в организации и его контроль

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде.
Документ – представляет собой результат отображения информации о людях, предметах, факторах, событиях, явлениях и процессах [21, C.22].
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [7, C.36].
Целью делопроизводства является обеспечение документирования и организации работы с официальными документами — Документирование – означает запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу [15, C.33].
Важной функцией документа является его юридическая сила — свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления [15, C.34].
В результате документирования деятельности организации создается документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода в печать становятся бумажными.
Организация работы с документами это — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия [12, C.28]. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
В частности, правила работы с документами в конкретной организации составляет систему делопроизводства.
Состав документов в организации зависит от: порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); объема и характера взаимосвязей в организации; характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
Главной составляющей процесса управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления, является организация делопроизводства.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя следующие составляющие: получение информации; переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти процессы неразрывно связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения наиболее эффективного результата, прежде всего, важно качество информации и ее достоверность, которые определяются ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
От качества функционирования системы работы с документами зависит успех организации по достижению цели, а главной целью работы организации является – получение прибыли. Это зависит непосредственно от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов [10, C.44].
В организации работы делопроизводства организации можно выделить три составляющих: организацию работы с документами (движение, контроль за исполнением, хранение и использование документов); документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов) и систематизацию архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Она может иметь различные наименования, в зависимости от направления работы организации: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат, отдел кадров, служба ДОУ.
Можно выделить основной комплекс задач службы документационного обеспечения управления (Рис. 1.1).