Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Комплектование и экспертиза ценности документов территориальных органов Федеральной налоговой службы. На примере Инспекции Федеральной налоговой службы #7 по г. Москве.

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Нормативно-правовые и методические основы комплектования и экспертизы ценности документов 10
1.1 Нормативно-правовая база комплектования экспертизы ценности документов 10
1.2 Формирование современной методики отбора документов на государственное хранение 20
Глава 2. Комплектование ФКУ «Налог-сервис» в Истринском районе документами федеральной налоговой службы по г. Москве 44
2.1 Общая характеристика организации документооборота в ИФНС № 7 по г. Москве 44
2.2 Экспертиза ценности документов Инспекции Федеральной налоговой службы №7 по г. Москве 50
2.3 Взаимодействие ИФНС № 7 по г. Москве и ФКУ «Налог-сервис» в Истринском районе (архив) 54
Заключение 58
Список литературы: 64

Введение:

Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что современный мир невозможно представить без информации, и она выступает во всех сторонах жизни. В современном информационном обществе, когда оперативное получение информации становится жизненно необходимым, повышение эффективности работы архивов – задача, приобретающая все большее значение.
Архив является бесценным источником, хранителем культурно-исторической информации. Архив возник с возникновением цивилизации. Впервые древние греки фиксировали более значимые исторические события, достижения науки, культуры и биографии великих мыслителей. Возникновение архива имело огромное значение в истории культуры человека. Архив играет важную роль для памяти. Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов. Но со временем можно потерять архивные материалы. Причин утери архивных материалов множество: плохие условия архивохранилищ, хищение документов и т.д.
В настоящее время все большее внимание уделяется сохранности культурных ценностей. Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архива и службы делопроизводства. Архив для правильной организации работы (комплектования, хранения и использования документов) выполняет комплекс работ, направленных на качественную подготовку документов в организациях к передаче на хранение, включающих в себя проведение экспертизы ценности документов и формирование дел, оформление дел и выделение дел к уничтожению.
При написании выпускной квалификационной работы использовалась литература таких авторов как: Д.И. Раскин, А.Р. Соколов: «Методика и практика архивоведения», «Архивоведение»; А.Д. Тельчаров: «Архивоведение»: учебное пособие; Н.С. Ларьков: «Документоведение»; Т.И. Хорхордина, А.В. Попов: «Архивная эвристика»; О.А. Харченко: «Государственные и ведомственные архивы»; Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева: «Архивоведение. Теория и методика» и др.
Были изучены статьи в следующих журналах: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Архивы и делопроизводство», «Делопроизводство», «Секретарское дело» и др. Так же были использованы материалы, размещенные на сайтах, таких как: www.archivexpert.ru, www.bibliofond.ru, www.sekretariat.ru, www.docdelo.ru.
Актуальность выбранной темы объясняется тем, что в результате накопления массивов документов в учреждениях возникают проблемы с определением, какие из документов ценны не только для данного государственного органа, но и для общества, сколько по времени хранить такие документы в архиве учреждения и от каких документов можно избавиться без ущерба для учреждения. С экономической точки зрения хранить все документы неоправданно, так как для их хранения понадобятся большие помещения, специальное оборудование и штаты квалифицированных работников. С практической точки зрения поиск нужного документа в большом количестве бумаг будет занимать много времени.
Поэтому для устранения волокиты с документами систематически проводится экспертиза ценности документов – изучение документов, в целях определения сроков их хранения и их ценности. С ее помощью определяют, какое значение для общества несет в себе документ (политическое, экономическое, социально-культурное, практическое). Экспертиза ценности документов является одной из главных функций документационного обеспечения управления и архивного дела, так как итогом экспертизы ценности документов на первом этапе является формирование архивного фонда учреждения, на втором этапе – формирование архивного фонда государственного архива, что в итоге приводит к определению всего состава Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов призвана дать ответы на вопросы: «что?», «сколько?» и «для чего хранить документы?».
Объектом исследования является Инспекция Федеральной налоговой службы № 7 по г. Москве.
Предметом исследования – экспертиза ценности документов в Инспекции Федеральной налоговой службы № 7 по г. Москве.
Цель работы состоит в изучении процесса проведения экспертизы ценности документов в Инспекции Федеральной налоговой службы № 7 по г. Москве для выявления его особенностей и разработки путей совершенствования.
В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:
— изучить нормативно-правовую базу комплектования экспертизы ценности документов;
— рассмотреть этапы формирования современной методики отбора документов на государственное хранение;
— дать общую характеристику организации документооборота в ИФНС № 7 по г. Москве;
— проанализировать процедуру экспертизы ценности документов Инспекции Федеральной налоговой службы № 7 по г. Москве;
— исследовать взаимодействие ИФНС № 7 по г. Москве и ФКУ Налог сервис в Истринском районе.
Хронологические рамки исследования обозначены 2017-2018 гг.
В данной работе были использованы следующие методы:
1) Исторический метод. Любое явление социальной жизни необходимо рассматривать в динамике. Экспертиза ценности документов не является исключением. В рамках данной исследовательской работы было изучено возникновение, формирование и развитие экспертизы ценности в России;
2) Системный анализ. Метод системного анализа дает возможность рассматривать изучаемое явление как многоуровневую систему. Наша задача заключалась в том, чтобы показать экспертизу ценности в ФНС как одну из частей такой системы;
3) Описание. С помощью этого базового метода научных исследований была охарактеризована работа в сфере экспертизы ценности документов;
4) Абстрагирование. Этот метод был использован при выделении и описании принципов и критериев ЭЦД путем изолирования определенных черт процедуры или документа;
5) Дедукция. Этот метод заключается в переходе от общей истины к объяснению частного случая путем выведения заключения о том, что этот частный случай относится к классу явлений, объясняемому в генеральном утверждении. Для нашего исследования это актуально в случае перехода от общих практических истин экспертизы ценности документов, к их выполнению на практическом уровне;
При написании выпускной квалификационной работы была исследована литература по делопроизводству, документоведению, архивоведению и экспертизе ценности документов. Экспертизу ценности документов изучали ведущие специалисты-документоведы, такие как Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Т.А. Быкова, М.П. Жукова, Т.В. Кузнецова, А.Д. Тельчаров, А.Ю. Чмыхало и др.
Можно выделить несколько особо значимых работ: Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева и Л.П. Афанасьева рассматривают теорию и методику архивоведения: основы архивоведения, проблемы развития и функционирования архивной сферы. В учебнике подробно рассмотрено как происходит организация хранения, учета и использования архивных документов и документов архивного фонда Российской Федерации; рассмотрено комплектование архивов документами, их экспертиза ценности (критерии экспертизы ценности, их появление и изменения, связанные с развитием архивного дела); описан научно-справочный аппарат к архивным документам (создание научно-справочного аппарата, описей дел, путеводителей и каталогов в архиве). Данная работа помогла проанализировать принципы и критерии экспертизы ценности документов.
В учебном пособии таких авторов, как Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина дана характеристика законодательных, нормативно-правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, составляющих правовую основу документационного обеспечения управления; даны способы создания документов и их назначение; рассмотрены требования к составлению и оформлению организационных, распорядительных, информационно-справочных документов; описана служба документационного обеспечения управления, документооборот, регистрация документов, контроль сроков исполнения документов.
Книга М.П. Жуковой и ряда других авторов разработана на основе рукописи, хранящейся с 1995 года в справочно-информационном фонде отраслевого центра научно-технической информации Всероссийского научно- исследовательского института документоведения и архивного дела. Книга предназначена для работников архивных учреждений и других учреждений. В работе разъясняются проблемы и перспективы развития теории и методики экспертизы ценности управленческих документов и комплектования ими государственных архивов.
В книге Т.В. Кузнецовой рассмотрен большой круг вопросов, связанных с кадровой службой: от организации работы кадровой службы до порядка проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения. Рассмотрена нормативно-методическая база, документирование трудовых отношений, способы документирования и автоматизация работы кадровой службы. Взаимодействию кадровой службы с архивом посвящено две главы, в которых говорится о номенклатуре дел, формированию и оформлению дел, экспертизе ценности кадровых документов и непосредственной передаче дел в архив учреждения.
В книге А.Д. Тельчарова рассмотрены вопросы комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, также рассмотрено правовое регулирование архивной сферы.
В учебнике А.Ю. Чмыхало подробно описана организация работы с архивными документами. Отдельной главой выделена экспертиза ценности документов: разобрано понятие и задачи экспертизы, её принципы и критерии, а также рассмотрено, какие три группы источников комплектования архивного фонда выделяются.
Таким образом, следует отметить, что тема экспертизы ценности документов изучается и описывается специалистами-документоведами на протяжении долгого времени, тем не менее, остается актуальной.
Все литературные издания и научные статьи, которые применялись для написания выпускной квалификационной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических источниках, регулирующих проведение экспертизы ценности документов.
Мы используем разнообразные источники, которые можно условно разделить на четыре группы:
Первая группа. Прежде всего, это законодательные нормативные акты Российской Федерации (федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»). Он устанавливает общие принципы организации архивного дела в стране.
Вторая группа. Подзаконные акты, такие как «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления», которые устанавливают порядок проведения экспертизы ценности документов и регулируют деятельность органов власти.
Третья группа. Методические документы: ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Основные правила работы архивов организаций», которые помогают структурировать знания по архивному делу.
Четвертая группа. Локальные нормативно-методические документы, используемые в ИФНС № 7 по г. Москве.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
В первой главе «Нормативно-правовые и методические основы комплектования и экспертизы ценности документов» раскрыта нормативно-правовая база комплектования экспертизы ценности документов, а также описано формирование современной методики отбора документов на государственное хранение. Во второй главе «Комплектование ФКУ «Налог-сервис» в Истринском районе документами федеральной налоговой службы по г. Москве» дана общая характеристика организации документооборота в ИФНС №7 по г. Москве, описана процедура экспертизы ценности документов в Инспекции Федеральной налоговой службы №7 по г. Москве, раскрыто взаимодействие ИФНС №7 по г. Москве и ФКУ «Налог-сервис» в Истринском районе (архив). В заключении представлены основные выводы по исследованию.

Заключение:

Таким образом, на основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы:
Комплектование архива — это систематическое, целенаправленное и планомерное пополнение его фондов профильными для него документами государственных органов, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, а также граждан и их объединений на всех возможных носителях, имеющих научную, историко-культурную ценность. Целью комплектования является создание полноценной источниковой базы по истории страны, региона, а ведомственного архива — организаций его системы. Оно охватывает следующие вопросы:
— определение конкретных источников комплектования и их распределение между соответствующими архивами;
— определение состава документов, подлежащих передаче на хранение;
— научно-техническая обработка документов с целью подготовки их для дальнейшего хранения;
— непосредственный прием-передача документов в архив.
Архивы учреждений и организаций являются самыми многочисленными источниками комплектования государственных архивов. От качества их комплектования, правильности отбора документов и подготовки их к передаче на постоянное хранение в архивы зависит полнота и качество источниковой базы.
Задачами государственного архива является комплектование документами от всех учреждений и организаций его профиля и в определенные сроки, заключения необходимого научно-справочного аппарата и создание условий для всестороннего использования имеющейся в нем источниковой базы.
В состав документов ведомственных архивов входят:
— законченные в текущем делопроизводстве документы на бумажной основе постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, созданные структурными подразделениями организации;
— научно-техническая, кино-, фото-, фоно-, видео- документация, машиноориентированные документы, созданные организацией или полученные ею на законных основаниях;
— личные архивные документы работников организаций;
— документы на различных видах носителей информации учреждений — ликвидированных предшественников организации;
— печатные издания, дополняющие архивные документы и необходимые для научно-методического и информационно-справочной работы архива;
— учетный и справочный аппарат к архивным документам.
Под экспертизой ценности понимают определение экспертными комиссиями научного, историко-культурного и практического значения документов. Ее основными задачами являются:
а) определение по каждому учреждению состав документов, имеющих научно-познавательную и историко-культурную ценность и подлежат постоянному, длительному (более 10 лет) и временному (до 10 лет) хранению;
б) определение состава документов, соответствующих профилю данного государственного архива;
в) обеспечение полноты состава документов каждого фонда том числе и архива в целом.
К документам постоянного хранения относят отражающие основные направления и итоги деятельности учреждения, его управленческую, контрольную, производственную, научную, учебную, финансовую и другие функции. К ним относятся приказы по основной деятельности, протоколы заседаний коллегиальных органов и производственных совещаний, планы, отчеты, аналитические материалы.
Документы долговременного (свыше 10 лет) хранения составляют материалы, необходимые для длительного практического использования. Среди них встречаются и такие, что через 10 лет могут быть отнесены к документам постоянного хранения после того, как их авторы получили общественное признание, например, рукописи научных трудов, литературных, художественных произведений. Отдельную группу этих материалов составляют документы по личному составу (приказы, личные дела и личные карточки, списки работников, картотеки и указатели по личному составу, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и т.п.), которые предусматривают экспертизу через 75 лет с последующим отнятием определенной ее части на постоянное хранение.
Группу документов временного (до 10 лет) хранения составляют документы, необходимые учреждению для оперативной практической деятельности.
Если первую задачу экспертизы выполняют по каждому учреждению отдельно, то вторую — определение состава документов, соответствующих профилю данного архива, что предусматривает ограничение приема на государственное хранение дублетной документации.
Выполнению третьей задачи экспертизы — обеспечение полноты фондового состав каждого учреждения и документального комплекса государственного архива в целом — способствуют организационные и научно-методические мероприятия.
Конечной целью экспертизы является комплектование каждого государственного архива полным комплексом документов его профиля, а, следовательно, и обеспечения полноценного формирования ГАРФ по принципу: при малейшем физическом объеме документации — крупнейшая информационная наполненность.
Основные задачи, которые решают при проведении экспертизы ценности документов:
— определение состава документов предприятия, значимых для личности, общества или государства или ценными для владельца и должны быть переданы в архив предприятия, ведомственного, впрочем, и государственного архива, чтобы организовать их сохранения;
— установление сроков хранения документов, информация которых может быть использована в течение определенного времени.
Исследование процесса экспертизы ценности документов в ИФНС № 7 по г. Москве во второй главе позволило нам прийти к следующим выводам, связанным с задачами ВКР.
Система электронного документооборота Инспекции Федеральной налоговой службы России применяется для автоматизации делопроизводства и управления документооборотом в Межрайонной инспекция Федеральной налоговой службы, для автоматизации повседневной деятельности сотрудников при работе с документами.
Экспертизу ценности документов Инспекции Федеральной налоговой службы №7 по г. Москве проводит постоянно действующая экспертная комиссия ИФНС, которая создана для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, подготовки дел на хранение в ФКУ «Налог Сервис». Она подчиняется непосредственно руководителю ИФНС. Все решения комиссии вступают в силу только после их утверждения руководителем. Состав комиссии утверждает тоже руководитель.
Экспертиза ценности документов проводится в два этапа – в структурном подразделении организации и в ведомственном архиве.
Первый этап. На этапе делопроизводства создается большое количество документов, которые имеют постоянный, длительный (более 10 лет) и временный срок хранения. Исполненные документы помещаются в дела, в соответствии со «Сводной номенклатурой дел ИФНС».
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности ИФНС с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом ФНС России от 15.02.2012 года №ММВ 7-10/88@ «Об утверждении Перечня документов, образовавшиеся в деятельности ФНС, её территориальных органов и подведомственных организаций с указанием сроков хранения».
В структурных подразделениях ИФНС придерживаются данных правил.
Во-первых, в дела помещаются исполненные документы, без копий, черновиков и документов, подлежащих возврату.
Во-вторых, в дела помещаются документы одинакового срока хранения (документы длительного срока хранения отдельно от документов с постоянным сроком хранения и т.п.).
В-третьих, в дела помещаются документы, охватывающие один вопрос (например, распорядительные документы, протоколы, лицевые счета работников).
В-четвертых, документы в делах расположены в хронологической последовательности (в начале дела – документы от января, в конце – документы от декабря одного года), за исключением личных дел. В них документы располагаются по мере поступления документов.
В-пятых, сформированное дело не должно превышать 250 страниц. При превышении количества страниц в одном деле, они разделяются на два тома, примерно равных друг другу.
Основной целью деятельности предприятия является организационно-техническое и информационное обеспечение деятельности Федеральной налоговой службы России и ее территориальных органов, в пределах полномочий, переданных от ФНС России.
Второй этап экспертизы ценности документов происходит в ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России. ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России создано для уменьшения объема ручных операций и сроков обработки информации, максимальной автоматизации процедур налогового администрирования, а также централизации информационных ресурсов на федеральном уровне, что даст возможность значительно улучшить качество обслуживания налогоплательщиков.
Основные источники, регламентирующие проведение экспертизы ценности документов можно разделить на четыре группы: законы и нормативно-правовые акты Российской Федерации в области архивного дела, законы субъектов Федерации, методические документы, локальные нормативные документы.
Таким образом, из полученных теоретических и практических знаний, следует вывод, что в ИФНС № 7 по г. Москве экспертиза ценности документов проводится по общепринятым правилам, закрепленным в нормативных и методических источниках.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Нормативно-правовые и методические основы комплектования и экспертизы ценности документов
1.1 Нормативно-правовая база комплектования экспертизы ценности документов
Документационное обеспечение управления организацией включает в себя как регистрацию информации в документах, так и их хранение, позволяющее получить к нужным документам доступ в необходимый момент. Для выполнения этой функции, следует определить понятия архива и архивного документа:
Архив – это такое структурное подразделение в организации, которое осуществляет хранение, учёт, комплектование архива, и непосредственно использование этих архивных документов.
Архивный документ – это носитель на материальной основе, на которой зафиксирована определенная информация с нужными реквизитами, которые помогают его опознать. Такой документ подлежит хранению, так как он в силу значимости указанных на документе опознавательных реквизитов, которые предоставляются государству и обществу в целом.
Нормативно-методическое регулирование деятельности архива любой организации позволяет управлять процессом управления работой архива с целью обеспечения выполнения всех важных функций.
Основными принципами работы архива являются:
1. Разработка номенклатуры дел (определение вида и порядка составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения различных видов документов).
2. Устанавливает общие правила для формирования архивных дел в процессе ведения делопроизводства.
3. Организует порядок проведения экспертизы ценности документов в процессе ведения делопроизводства.
4. Устанавливает общий порядок подготовки дел для последующей передачи их на архивное хранение (их непосредственное оформление – как проставлять нумерацию, подшивать, оформлять обложки дела и т.д.).
5. Устанавливает общий порядок выделения различных документов подлежащих к уничтожению, сроки которых истекли.
6. Устанавливает порядок передачи дел в архив из процесса делопроизводства.
Основными нормативно-методическими документами в области архивного дела включают следующее:
1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утвержден Приказом Министерства Культуры от 31.03.2015 г. № 526). Данные правила необходимы для создания документального фонда архива организации (создание номенклатуры дел) и для правильной работы с архивными документами.
2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» . Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
3. Государственный стандарт Российской Федерации от 03.03.2003 г. № 65-ст, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Данный стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы, такие как:
• распоряжения;
• постановления;
• приказы;
• решения;
• акты;
• письма и др.
Данный стандарт устанавливает следующие требования к документам:
• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов (а так же бланки с воспроизведением герба Российской Федерации).
4. Примерная Инструкция по делопроизводству в системе государственных органов Российской Федерации. Данная инструкция устанавливает единый порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления. Устанавливает обеспечение контроля исполнения документов в центральных аппаратах на территории Российской Федерации.
Данная Инструкция разрабатывается в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которая утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. На основе типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, которая утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. № 452. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2205 № 30 (различные статьи постановления Собрания законодательства Российской Федерации), также разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76.
Примерная инструкция реализует совершенствование уже действующей системы делопроизводства, необходимая для повышения эффективности работы с документами путем унификации форм управленческих документов, технологии работы с ними, организации контроля исполнения документов и обеспечение надлежащего хранения документов.
В главе VI настоящей Инструкции описаны такие пункты, как:
1. Номенклатура дел.
2. Формирование дел.
3. Оформление дел и их текущее и последующее хранение.
4. Ведение, оформление и учёт стабильных досье.
5. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
6. Передача дел на хранение.
7. Уничтожение дел и документов с истёкшими сроками хранение.
8. Использование документов архива.
Благодаря таким нормативно-методическим документам, можно правильно осуществлять деятельность архива организации.
На основе вышеперечисленных документов разрабатывается проект Положения об архиве, который устанавливает общий порядок работы с архивными документами, а так же создается должностная инструкция архивариуса как отдельно, так и с добавлением в основную инструкцию делопроизводителя пункта по работе с архивными документами (если архив не будет являться самостоятельным структурным подразделением).
В Конституции Российской Федерации не затрагиваются вопросы об архивах и архивных документах, но, тем не менее, провозгласила право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Права и свободы человека и гражданина определяют деятельность органов государственной власти и местного самоуправления (ст. 18), в том числе архивных органов и учреждений.
В соответствии со статьей 44 Конституции Российской Федерации граждане обладают правом на участие в культурной жизни и пользование достижениями культуры, доступа к культурным ценностям . Это обеспечивается общедоступностью ценностей, находящихся в государственных и общественных фондах, архивах, музеях и библиотеках.
Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ) определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации, регулирует отношения, связанные с участием в корпоративных организациях или с управлением ими, договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и личные неимущественные отношения, основанные на равенстве, автономии воли и имущественной самостоятельности участников .
В соответствии со ст. 8 ГК РФ все взаимоотношения между юридическими лицами строятся на основании договора между ними. Это значит, что государственный (муниципальный) архив или орган управления архивным делом не имеет права без согласия собственника архивных документов производить с ними какие-либо действия. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ может быть проведено только с согласия собственника, на основании отдельной статьи заключенного между ними договора, после проведения экспертизы ценности документов .
Уголовный кодекс Российской Федерации (далее – УК РФ) – нормативный акт, определяющий наказуемость деяний и преступность на территории Российской Федерации . Кодекс включает ряд норм, устанавливающих ответственность за хищение, уничтожение или повреждение документов, имеющих особую ценность (историческую, научную, культурную и т.д.).
В соответствии со статьей 140 УК РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации» определяется ответственность должностных лиц архива за неправомерный отказ в предоставлении материалов и документов, затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину заведомо ложной или неполной информации, если они причинили вред правам и законным интересам гражданина. Статья предусматривает санкцию в виде штрафа и лишения прав занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.
Статья 164 УК РФ предусматривает наказание в виде лишения свободы со штрафом за хищение предметов или документов, имеющих особую ценность, которыми признаются и архивные документы. Срок наказания увеличивается, если хищение привело к уничтожению, порче или разрушению предметов или документов.
Согласно статье 190 УК РФ предусматривается наказание в виде лишения свободы или наложения штрафа за невозвращение в установленный срок на территорию Российской Федерации предметов художественного, исторического и археологического достояния народов Российской Федерации и зарубежных стран, вывезенных за ее пределы, если такое возвращение является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации. При уничтожении или повреждении памятников культуры и истории (ст. 243 УК РФ) находящихся под охраной государства, а также документов или предметов, имеющих культурную и историческую ценность, предусмотрено наказание в виде лишения свободы или штрафа.
В соответствии со статьей 283 УК РФ предусмотрен арест на срок от четырех до шести месяцев или лишение свободы (от четырех до шести месяцев) с лишением права занимать определенные должности за разглашение сведений, составляющих государственную тайну лицом, которому была доверена или стала известна по службе. Также статья 284 УК РФ «Утрата документов, содержащих государственную тайну» может относиться к работникам архивов.
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года №5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации . Положения Закона обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за ее пределами органами представительной, исполнительной и судебной властей, местным самоуправлением, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами Российской Федерации, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства Российской Федерации о государственной тайне. Закон установил перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок отнесения сведений к государственной тайне и порядок их засекречивания, а также процедуру рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну и их носителей.
Таким образом, закон «О государственной тайне» является основой для отнесения архивных документов и носителей, на которых они зафиксированы, к секретным сведениям.
Постановление Правительства Российской Федерации об утверждении Положения «О Федеральном архивном агентстве» определяет Федеральное архивное агентство (Росархив), как федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. В Положении установлены основы организации и деятельности Росархива, его правовой статус и компетенции.
Окончательное решение о судьбе документального наследия не может зависеть от интуиции архивиста — оно должно базироваться на научно обоснованной методике экспертизы ценности. Экспертиза ценности документов — один из важнейших участков архивной работы, ей принадлежит самая роль в формировании Государственного архива РФ (ГАРФ). Ставя целью последовательную борьбу за снижение потерь исторически ценной информации, она обеспечивает оценку и отбор ретроспективной документной информации в ГАРФ, постоянное обновление состава документов, попутно решая задачу упорядочения документирования управленческой деятельности (отслеживает качество документов от начала их создания, устанавливает сроки их оперативного использования), моделирует поступления современных документов путем заключения перечней, обеспечивает постоянное сотрудничество с авторами создаваемых документов, обеспечивает мониторинг и корректировка качества ГАРФ на всех этапах его функционирования. Экспертиза ценности документов (ЭЦД) обеспечивает связь общества с будущими пользователями ретроспективной документной информации, позволяет учесть их потребности в ней, давая возможность обществу влиять на отбор ценных документов на постоянное хранение через законодательно закрепленную участие в экспертных и экспертно-проверочных комиссиях его заинтересованных представителей: ученых, историков, краеведов и др.
Этим обусловлено внимание архивистов к вопросам научно-методического обеспечения ЭЦД. Научную основу экспертизы должно обеспечить система методических пособий, в которую входят нормативные документы и методики по экспертизе (группа пособий, определяющих организационно-методические основы экспертизы ценности и систему критериев оценки документов) и классификационные справочники по отбору документов и их источников комплектования (списки источников формирования ГАРФ, перечни и номенклатуры).
Следует отметить, что основу современных правил проведения экспертизы ценности документов составляют разработанные еще в советское время научные и организационно-методические основы экспертизы: принципы и критерии экспертизы, система перечней документов, структура экспертных органов, принципы сотрудничества между государственными архивами и фондообразователями. Система «работала» более полувека, на ее основе были сформированы республиканские архивные фонды.
В 1990-е гг. Советская система принципов и критериев ЭЦД была подвергнута критике, от нее отказались бывшие социалистические страны. Главные обвинения — в идеологической ангажированности. С тех пор началось корректировки системы, ее адаптация к изменениям, которые произошли в политической и экономической системе постсоветских республик. Теоретико-методологические и организационно-методические проблемы экспертизы ценности заново обработаны в ряде методических материалов.
Методика экспертизы ценности по перечням документов прописана в различных методических рекомендациях и инструкциях. Первым шагом к установлению сроков хранения документа по перечню является систематизация документов по группам в соответствии с классификационной схемой перечня. Например, по таким разделам как, «планирование», «учет и отчетность», «кадры» и др. Затем, с помощью указателя видов документов, находится подраздел и статья соответствующего документа с указанием срока его хранения.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
— в текущем делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, формирования документов в дела и проверки правильности отнесения документов к соответствующим делам, подготовки дел к передаче на архивное хранение;
— в архиве учреждения — в процессе приема дел в архив и подготовки дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится ежегодно в структурных подразделениях учреждения непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с ЭК (экспертной комиссией) под методическим руководством службы делопроизводства и архива учреждения.
Экспертиза ценности документов учреждений, их отбор для последующего хранения осуществляются ЭК учреждений, действующих в соответствии с положениями о них, разработанных в соответствии с Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации
При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, определения документов временного хранения в структурных подразделениях учреждения, изъятии для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдения установленных правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового, ведомственных (отраслевых) перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел с указанием сроков их хранения и индивидуальной номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра каждого дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел.
Отбор указанных групп документов осуществляется на основании номенклатуры дел учреждения, а также типовых и отраслевых перечней документов со сроками хранения путем просмотра каждого листа дела. Одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдения установленных правил оформления документов и формирования дел.
При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве оказываются дублетные документы, документы, не относящиеся к делу, черновики, неоформленные копии, металлические скрепления, подлежащих исключению из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
По результатам экспертизы ценности документов структурные подразделения готовят дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив учреждения.