Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Информационно-документационное обеспечение управления проектами на примере ГК РТЛ

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Анализ состава проектной документации и процессов документирования на примере ГК РТЛ 8
1.1. Общая информация о ГК РТЛ и сфере деятельности 8
1.2. Описание управления проектом, документооборота в ГК РТЛ 9
1.3. Стадии документирования Управления проектом 32
1.3.1. Предпроектная подготовка 32
1.3.2. Планирование 37
1.3.3. Исполнение проекта 39
1.3.4. Завершение 42
Глава 2. Совершенствование информационно-документационного обеспечения управления в ГК РТЛ 43
2.1. Внедрение фиксированных форм отчетности 43
2.2. Разработка внутренних правил документооборота 52
2.3.Внедрение IT решений 58
Заключение 72
Список литературы 74
Приложения 78

Введение:

Актуальность: В настоящее время, в мире непрерывного потока информации, все большую актуальность приобретают процессы автоматизации работ рутинного характера и работ, которые легко поддаются формализации. Для достижения этих целей разрабатывается ряд разнообразных программных комплексов автоматизации процессов предметной области.
Создание информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняя значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления стандартами документирования деятельности.
Принципиально, разрабатываемая в проекте система относится в первую очередь к системам управления стандартами документирования деятельности проекта, в тоже время, система учитывает особенности целевых процессов и ориентирована на использование в учебном процессе. Наиболее правильным будет отнести разрабатываемую систему к системам обеспечения менеджмента.
Проблема работы — Управленец компании как никто другой должен ориентироваться в информационно-коммуникационных технологиях, иметь представление о современных информационных разработках касающиеся управления стандартами документирования деятельности пассажиропотоком и бортами, а также досконально владеть базовым набором средств информатизации перевозчика.
Объект исследования – Группа компаний «РТЛ», специализирующаяся на перевозках грузов по России и за рубежом
Субъект исследования — информационно-документационное обеспечение управления ГК РТЛ.
Предмет исследования — информационно-документационное обеспечение управления проектами на примере ГК РТЛ.
Цель исследования – разработать информационно-документационное обеспечение управления проектами на примере ГК РТЛ.
Задачи:
— Общая информация о ГК РТЛ и сфере деятельности.
— Описание управления проектом, документооборота в ГК РТЛ.
— Стадии документирования Управления проектом.
— Внедрение фиксированных форм отчетности.
— Разработка внутренних правил документооборота.
— Внедрение IT решений.
Источники исследования.
В работе были использованы следующие группы источников:
1. Законодательные акты:
— Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
— Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
— Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
— Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
2. Теоретические источники.
Андреева В.И. В своей работе «Делопроизводство в кадровой службе» рассматриваются основные организации делопроизводства, которое отвечает за кадровое обеспечение при управлении проектами.
Вигерс К. в своей работе «Разработка требований к программному обеспечению» дает описание необходимых программных средств для ведения проектов.
Гаспариан М.С. описывает информационные системы, которые применяются в управлении проектами в своей работе «Информационные системы и технологии». Авторы Глудкин О.П., Горбунов Н.М. в учебнике «Всеобщее управление качеством» даны подробные схемы управления проектами в области качества. Глухих И.Н. изучает интеллектуальные информационные системы, которые применяются для управления проектами.
Технические средства, которые оптимально применять в управлении проектами и бизнес-процессами изучает Гребенюк Е.И. Гугуева Т. А. изучает конфиденциальное делопроизводство.
Автор Гуда А.Н. изучает информатику и программирование общих чертах, которое применяется в управлении проектами и бизнес-процессами.
Ключевая компетенция компании как основа ее конкурентоспособности в управлении проектами изучал в своей работе Зенин Э.Е.
Зозуля Ю.Н. в своем методическом пособии давал краткие инструкции по аппаратному обеспечению. Ибрагимов Р. Подробно рассматривал и описывал ISO 9001:2015 и практический анализ «контекста» и построение стратегий. Карпова Г.Е. описывал базы данных модели, разработка, реализация. Кирсанова М.В. создал курс делопроизводств, где описано документационное обеспечение управления проектами. Автор Кораблев А.И. изучал стратегический анализ предприятия в условиях рыночной экономики. А Круглов М.Г. более детально описывает инновационный проект.

Заключение:

В непредсказуемых условиях развития рыночной экономики России лишь некоторые предприятия придерживаются определенной инновационной стратегии своего развития. Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе, предприятие должно уметь предвидеть трудности, которые могут возникнуть на его пути в будущем, какие новые возможности могут открыться для него в сфере новых технологий и не бояться внедрять рискованные инновационные проекты.
Таким образом, на основе проведенного исследования можно сделать вывод о том, что управление проектами как сфера деятельности использует для реализации проектных задач значительный по объему и разнородный по составу комплекс документации, представленный документами различных унифицированных систем документации, а также документами, не входящими в унифицированные системы. Очевидно, что для управления таким документальным массивом, организации документационного обеспечения управления проектами необходима разработка специальной системы управления и ее организационно-методического обеспечения, которые позволят повысить эффективность работы с документами в ходе управления проектами.
Организация и технология документационного обеспечения управления проектами в ГК РТЛ исследует вопросы разработки и применения методов моделирования информационной системы управления проектом, формирования системы документационного обеспечения управления проектом, а также использования информационных технологий и создания электронного офиса управления проектом.
При разрешении поставленных вопросов логично предположить, что система документационного обеспечения проекта в ГК РТЛ, в основном, строится на общих принципах с другими типами управленческих организаций.
Для разработки модели системы документационного обеспечения управления проектами следует опираться на понятие «информационная система», понимая под информационной системой (ИС) совокупность организационных, технических, языковых, алгоритмических средств, технологических процессов и кадров, обеспечивающих сбор, накопление и хранение, обработку, передачу информации. Для организации управления проектом (УП) требуется, прежде всего, создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информацией на различных уровнях управления.
Информационная система, в свою очередь, включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.
Основные составные части информационной системы, призванные обеспечить наличие необходимой информации, доступность ее для пользователей и соответствующую квалификацию последних, представляют собой следующие организационно-технологические блоки: документирование; сбор документированной информации; хранение документированной информации (архив, библиотека); поиск информации; информационные коммуникации. Практическая реализация коммуникационных процессов в структуре проекта осуществляется в виде организации документооборота, бездокументных связей, информационных потоков в рамках действующей информационной системы и информационных сетей.
Исследование вопросов формирования системы документационного обеспечения управления проектами в ГК РТЛ, проведенное на основе анализа современной ситуации со всей очевидностью указывает на недостаточный уровень их проработки. При разработке системы ДОУП могут также использоваться унифицированные системы документации.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Анализ состава проектной документации и процессов документирования на примере ГК РТЛ

1.1. Общая информация о ГК РТЛ и сфере деятельности

Компания РТЛ ведет свою деятельность с 2006г. С первого дня специализируясь на транспортно-экспедиционном обслуживании негабаритных и тяжеловесных грузов, РТЛ постепенно наращивала объемы работы, что требовало открытия новых представительств и расширения сферы услуг. Так, за офисом в Ростове-на-Дону, появились офисы в Новороссийске, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Владивостоке, Ильичевске. Штаб-квартира компании находится в городе Москва.
На сегодняшний день РТЛ – это Группа Компаний, в которую входят:
— оперативные офисы по обработке запросов, координации проектов и работе с клиентами;
— таможенный департамент
— департамент по работе с авиаперевозками;
— инженерная группа;
— транспортная компания с собственным парком специальных автопоездов ведущих европейских марок;
— стивидорная компания;
Деятельность компании ведется в соответствии с международным стандартом качества ISO 9001:2015, ежегодно подтверждаются сертификаты АРЭ, FIATA, IATA.
Возможность оказать услуги Клиенту комплексно, позволяет РТЛ считаться 3PL – оператором, что особенно удобно при работе с экспортными и импортными грузами.
РТЛ оказывает услуги на территории России, Европы, СНГ и в странах Азии. Кроме того, имеется опыт работы со странами Северной и Южной Америки.
Миссия Группы компаний РТЛ: поиск оптимальных решений логистических задач наших клиентов.
Группа компаний РТЛ является международным логистическим провайдером.
Группа компаний РТЛ специализируется на поиске оптимальных логистических решений для импорта транспортных средств, специальной техники, комплектующих, запасных частей и оборудования для автомобильных заводов.
Группа компаний РТЛ — первой в России сумела организовать прием морских паромов, доставляющих автомобили, а это означает оперативное таможенное оформление, полный комплекс складских услуг и вывоз грузов из порта. Мы приняли наш первый паром в 2006 году. Этот момент можно считать началом новой эры в логистике транспортных средств, которые импортируются на территорию Российской Федерации.
Группа компаний РТЛ использует условия развивающейся российской экономики для создания новых возможностей в логистике.
Группа компаний РТЛ первой осуществила паромные поставки транспортных средств непосредственно в Россию, открыв терминал в Морском Рыбном Порту Санкт-Петербурга.
Группа компаний РТЛ предлагает новые решения, удовлетворяющие конкретные потребности клиентов.

1.2. Описание управления проектом, документооборота в ГК РТЛ

В целях совершенствования организационной структуры Компании, улучшения взаимодействия сотрудников Компании, в связи с перераспределением функций специалистов, а также в связи с реорганизацией Компании должностные лица Компании готовят предложения с изменениями в организационную структуру и/или штатное расписание. Должностные лица устно доводят до сведения директора информацию о необходимости внесения изменений.
Изменения должны вноситься в плановом порядке, для чего издается Приказ директора об изменении документа, в котором указываются сроки проведения изменений, цель и суть изменений, определена ответственность персонала за проведение изменений и определяется потребность в ресурсах. Приказ в обязательном порядке согласуется с представителем руководства по качеству для оценки влияния изменений на целостность СМК .
Проект новой организационной структуры Компании готовит ответственный за кадровый учет на основании действующей организационной структуры (Приложение 1).
Организационная структура должна содержать в графическом виде перечень, должностей, их подчиненность, перечень коллегиальных органов управления.
Разработанный проект организационной структуры ответственный за кадровый учет согласовывает с :
— заместителями директора;
— главным бухгалтером.
— представителем руководства по качеству
Согласующие лица рассматривают проект организационной структуры в срок, не превышающий 2-х рабочих дней с момента получения, и при наличии