Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Хранение документов в ООО «ЮТП» с помощью корпоративной информационной системы

Содержание:

Введение с. 4-8
Глава 1. Анализ нормативно-методической базы хранения
электронных документов в РФ с.9-41
1.1. Стандартизация требований к системе электронного
документооборота, форматов системе электронного документооборота
и метаданных с.9-20
1.2. Стандартизация долговременного удостоверения юридической
силы хранения электронных документов с.21-27
1.3. Обеспечение сохранности электронных документов. Правила
хранения с.28-41
Глава 2. Анализ системы электронного документооборота и хранения
Электронных документов в ООО «ЮТП» с.42-67
2.1. Нормативно-методическое регулирование создания и хранения
Электронных документов в ООО «ЮТП» с.42-54
2.2. Достоинства и недостатки имеющейся системы хранения данных
В ООО «ЮТП» с.55-62
Заключение с.68-72
Список используемых источников литературы с.73-80
Приложения с.81-105
Приложение №1. Устав ООО «Югтерминалпроект» с.80-103
Приложение №2. Процесс ввода документов в электронной форме с.104
Приложение №3. Сценарий работы с входящими документами с.105

Введение:

В последние годы в нашей стране проходит большая работа по фор-мированию так называемого электронного правительства (англ. e-Government), которое построено на системе электронного документооборота в управлении государством. В таком правительстве автоматизирована вся совокупность управленческих процессов, как непосредственно в масштабах всей страны, так и в отношении повышения процессов государственного управления, что связано со снижением тех издержек, которые имеются при осуществлении социальных коммуникаций в отношении любого члена обще-ства. Создание электронного правительства подразумевает и возникновение электронных документов, под ними в силу Федерального закона от 27 июля 2008 года №149-ФЗ принято понимать документированную информацию, которая представляется в электронной форме, то есть, в такой, которая при-годная для воспроизводства этой информации человеком при помощи элек-тронных вычислительных машин. Такую информацию можно и передавать по телекоммуникационным и информационным каналам и обрабатывать в электронных системах, важнейшей из которых являются система межведом-ственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и система межведомствен-ного документооборота (МЭДО). Применение этих систем предусмотрено в ряде федеральных программ, к которым нужно относить «Информационное общество», утверждённой Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2014 года №313 , не менее важной является и национальный проект «Циф-ровая экономика»
В силу этих документов предусматривается переход, как государствен-ных учреждений, так и предприятий бизнеса на систему электронного доку-ментооборота. Поэтому вопрос о создании системы электронного докумен-тооборота стоит во всех сферах экономики и бизнеса достаточно остро и не менее остро стоит вопрос об электронных архивах, которые предназначены для хранения таких документов. Под этими архивами следует понимать та-кие, которые обе5спечивают сохранность, учёт, отбор и использование элек-тронных документов, а также передачу таких документов на государствен-ное хранение .
Хранение электронных документов является неотделимой частью до-кументооборота организации и должно строиться с учётом того, как осу-ществляется хранение её бумажных документов и, более того, должно улуч-шать, как делопроизводство, так и организацию хранения бумажных доку-ментов. При этом все документы, являются ли они бумажными или элек-тронными должны быть сохранены в организации в течение того времени, которое для этого определяют нормативные акты. Настоящим объясняется актуальность темы, избранной для настоящей выпускной квалификацион-ной работы.
В исследовании применены нормы кодексов и федеральных законов. Нормативные документы состоят из Указов Президента РФ, а также Поста-новлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по рас-сматриваемым вопросам. Важными являются и нормативно-правовые акты, которые по вопросам, поставленным для изучения в настоящем исследова-нии, издали отдельные федеральные органы. К этому же уровню следует от-нести и федеральные стандарты, но к этим стандартам следует отнести ещё и те, которые были изданы во времена существования ССР и до сих пор не утратили своей ак4туальности.
Кроме того, большую помощь в написании данной работы оказали научные труды российских учёных по теме настоящей выпускной квалифи-кационной работы.
Кроме печатных трудов в работе использованы и материалы, разме-щённые в сети Интернет. В списке использованной литературы они выделое-ны в отдельной рубрике.
В ходе проведения работы была изучена деятельность предприятия ООО «ЮТП», которое является частью холдинга, расположенного в городе Москве. И само предприятие, и тот холдинг, в который оно входит, недавно провели большую работу, направленную на модернизацию хранения элек-тронных документов и в работе были использованы данные изучаемого предприятия.
Степень изученности темы выпускной квалификационной можно оха-рактеризовать с двух сторон: прежде всего, была изучена теоретический ас-пект данного вопроса. При изучении этого вопроса была взята за основу н6ормативно-методическая база, которая определяет правила хранения электронных документов. В состав этой базы входят законы, подзаконные акты и акты Росархива, включая правила, определяющие порядок работы электронных архивов и методические рекомендации ВНИИДАД. Анализ этих документов приведён в главе 2.
Кроме этого, были изучены статьи в периодической печати, которая посвящена вопросам организации электронных архивов на предприятиях, при этом, был произведён отбор этих изданий, в той части, чтобы она не превышала возраст в пять лет. Только после этого, руководствуясь получен-ными сведениями, которые были изучены с теоретической стороны, было рассмотрено, каким образом организация электронного хранения докумен-тов осуществляется в конкретной организации.
В этом отношении важно то, что изучаемая организация, кроме тех до-кументов, которые имеются в хозяйственном обороте любого предприятия, создаёт документы, связанные с инженерной и проектной деятельностью, ко-торые, в силу их специфики, подлежат хранению достаточно длительный пе-риод времени.
Вся проделанная работа помогла определить новизну и практиче-скую значимость настоящей выпускной квалификационной работы, которая заключается в том, что, изучив в теоретическом отношении вопросы, связан-ные с организацией электронных архивов, они были применены в практиче-ской области в деятельности изучаемого предприятия. Так, например, в за-вершении второй главы настоящей работы, оценено, каким образом постро-ена организация электронного архива на изучаемом предприятии и даны ре-комендации по оптимизации его деятельности.
В работе следует рассмотреть вопрос, каким образом следует реализо-вать на отдельном предприятии требования нормативных документов, кото-рые предлагают хранить документы в платформенных независимых контей-нерах. Решая этот вопрос, важно стремится к тому, чтобы хранение элек-тронных документов было полноценным хранением, а не облегчением труда сотрудников, с учётом того, что набор скан-копий электронных документов сложно назвать электронным архивом. Это только копии документов в от-сканированном виде. Электронный же документ должен быть полноценным документом.
Целью выполнения настоящей выпускной квалификационной работы являлось изучение порядка хранения документов в ООО «ЮТП» с помощью корпоративной информационной системы
Для достижения поставленной цели следует решить ряд задач, к кото-рым следует отнести:
• изучить стандартизацию требований к системе электронного до-кументооборота, а также форматов электронных документов, которые для этого применяются и метаданные;
• определить, как осуществляется стандартизация долговременно-го удостоверения юридической силы хранения электронных документов;
• изучить, обеспечение сохранности электронных документов и правила хранения этих документов;
• изучить нормативно-методическое регулирование создания и хранения электронных документов, которые должны выполнять сотрудники ООО «ЮТП»;
• выявить достоинства и недостатки имеющейся системы хранения данных в ООО «ЮТП»;
• разработать предложения, направленные на совершенствование хранения электронных документов в ООО «ЮТП».
В настоящей выпускной квалификационной работе объектом изучения избрано общество с ограниченной ответственностью «Югтерминалпроект», а предметом – документационное обеспечение этой деятельности, связанной с сохранностью документов, в том числе, непосредственно созданных изучае-мой организацией в электронном архиве.
Хронологические рамки настоящей выпускной квалификационной работы охватывает период с 2011 года, то есть, с момента принятия Феде-рального закона «Об электронной подписи». Одновременно в этом же году Правительство Российской Федерации 12 февраля 2011 года издало распо-ряжение №176-р, которое можно считать точкой отсчёта в создании элек-тронного документооборота. После принятия этих актов, стало возможным осуществлять стандартизацию долговременного удостоверения юридиче-ской силы хранения электронных документов на достаточно длительный пе-риод.
Для написания выпускной квалификационной работе были использова-ны конкретные источники информации, к которым следует отнести, прежде всего, федеральное законодательство, в том числе, Федеральный закон «Об архивном деле» и «Об электронной подписи». Не менее важны и постановле-ния исполнительных органов власти, прежде всего, Правительства Россий-ской Федерации, а также национальные стандарты, определяющие порядок применения правил создания электронных архивов и работы с ними. В ра-боте использованы методические рекомендации, разработанные сотрудни-ками ВНИИДАД, и определёно, как эти рекомендации используются на изу-чаемом предприятии.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из двух глав, в которые входит по три параграфа, рассматривающие теоретические и практические аспекты вопросов, предназначенных для изучения. В первой главе изучены теоретические вопросы хранения электронных документов, а во второй рассмотрено применение этих положений в практической области.

Заключение:

Благодаря достижениям научно-технического развития, начиная при-мерно с начала 1990-х годов стало возможным применять электронный до-кументооборот в делопроизводстве, и он заменил традиционную форму де-лового общения, которая множество веков осуществлялась при помощи бу-маги. В итоге этой, кажется, можно использовать это слово, научно-технической революции электронные документы стали использоваться не только внутри одной, конкретной, организации, но и применяться, с помо-щью средств коммуникации, в деловой переписке между отдельными орга-низациями, а также между государственными органами и другими юридиче-скими лицами.
В этом отношении, с целью оптимизировать и организовать электрон-ный документооборот, Правительство Российской Федерации издало 12 февраля 2011 года распоряжение №176-р, на основании которого был утверждён План мероприятий, который определял план перехода федераль-ных органов исполнительной власти на документооборот на безбумажной основе.
В этом же году федеральным законодателем был принят закон №125-ФЗ, который в законодательном порядке определил важнейшие принципы построения архивного дела в нашей стране. Требования этого закона также указывают на необходимость организации электронных архивов. При этом, поскольку нормы рыночной экономики не допускают государственного ре-гулирования деятельности коммерческих предприятий и организаций, то все перечисленные, а также другие законодательные и нормативные акты, адре-сованы только и прежде всего, органам исполнительной власти и государ-ственным предприятиям.
В этом отношении является важным и определяющим, что адресаты за-конодательных и нормативных актов не находятся где-то в отдалении от дея-тельности хозяйствующих субъектов, но должны с ними взаимодействовать и даже, более того, в тех случаях, которые предусмотрены законом, осуществ-лять контроль деятельности этих субъектов. (Это относится, в том числе, к налоговым органам и внебюджетным фондам, а также и деятельности других контрольных органов). Постановка вопроса в таком виде требует от ком-мерческих организаций не просто осуществлять с названными органами вза-имодействие, но взаимодействовать с использованием электронных форма-тов документов. Для этого разумно и необходимо и коммерческим органи-зациям руководствоваться законодательными и нормативными положениями тех документов прямым адресатом, которых эти субъекты не являются.
Исходя из данного посыла, в первом параграфе первой главы настоя-щей выпускной квалификационной работы, мы рассмотрели стандартиза-цию требований к СЭД, к их формату и метаданным, включая нормы, регу-лирующих создание и использование электронных архивов.
При создании электронных архивов любой организации всегда с неиз-бежностью возникают те вопросы, которых никогда бы не возникло, если бы документооборот по-прежнему осуществлялся бы с использованием бумаж-ных документов. Эти вопросы относятся к удостоверению юридической силы тех документов, которые размещены в электронном архиве.
Известно, что определённое количество документов предприятия должны хранить в сроки, которые значительно превышают те, которые нор-мами гражданского законодательства отведены для исковой давности, то есть, более трёх лет. Некоторые документы могут быть востребованы поль-зователями через десять или сто лет. В этом отношении важно, чтобы данные документы могли бы быть признаны аутентичными.
Разумеется, в тех случаях, когда имеется бумажная версия требуемого документа, то вопрос о его аутентичности не возникает, но всё большее ко-личество документов выполняется, как правило, только в электронном виде. Для некоторых же из этих документов, например, графических или инже-нерных создание именно в таком виде является единственно реальным и практически возможным. При этом именно такие документы и могут быть востребованы через максимально возможный времённой период.
К сожалению, до настоящего времени законодательством не введено ограничения, что в электронном виде может создаваться только конкретный перечень документов.
Ещё одним, весьма существенным аспектом, является то, что любой электронный документ должен иметь такой обязательный реквизит, которым является электронная подпись. Он должен быть подписан именно тем лицом, которое обладает правом на подписание данного документа и именно этот вопрос может быть поставлен под сомнение, поскольку сертификаты элек-тронных подписей обладают более чем ограниченным сроком действия, а пользователю документа часто бывает важным подтвердить действие серти-фиката на момент подписания документа. И именно эти вопросы, связанные со стандартизацией долговременного удостоверения юридической силы хра-нения электронных документов были рассмотрены во втором параграфе первой главы.
Рассмотрев вопросы, связанные со стандартизацией требований к элек-тронному документообороту, мы в отдельном, третьем параграфе первой главы изучили вопросы, связанные с обеспечением сохранности электрон-ных документов и какие правила их хранения следует применять любому предприятию, даже, если оно не является государственным, а тем более, ор-ганом управления.
В этом отношении нам пришлось констатировать, что в нашей стране, до настоящего времени, нет полноценной нормативно-технологической ос-новы, а также единых подходов к использованию и хранению электронных документов. В результате многие организации вынуждены дублировать до-кументы в электронном и банальном бумажном виде. Когда предприятие на комплексе электронно-вычислительной техники создаёт, так называемый, электронный архив, который есть не что иное, как обыкновенный набор от-сканированных бумажных документов, то такой «архив» не может быть от-несён к электронному. Надлежащий электронный архив есть определённый комплекс программных средств, с помощью которого пользователь может найти необходимый ему электронный документ практически мгновенно.
Среди тех проблем, которые мешают пользователям организовать электронный архив в том виде, в каком это требуется, мы отразили две при-чины. К таким причинам следует отнести отсутствие доверия к такому виду документов, особенно с учётом их юридической значимости, а также с при-чинами, по которым эти документы достаточно проблематично хранить и обеспечивать, при этом, юридическую значимость таких документов.
В результате той работы, которая была проведена в первой главе, мы рассмотрели не только теоретические вопросы, связанные с созданием и хранением электронных документов, но и выявили проблемы, которые тре-буют практического решения.
Для того чтобы изучить, как и каким образом работающее коммерче-ское предприятие решает данные вопросы, мы избрали для изучения обще-ство с ограниченной ответственностью «Югтерминалпроект».
Данное предприятие в своей практической деятельности создаёт такие документы, прежде всего, инженерной и проектной направленности, которое требует длительного, если не постоянного их хранения.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА I. АНАЛИЗ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ХРА-НЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В РФ

1.1. СТАНДАРТИЗАЦИЯ ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОН-НОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ФОРМАТОВ СИСТЕМЫ ЭЛЕК-ТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И МЕТАДАННЫХ

Примерно с середины 1990-х годов в нашей стране началось примене-ние в делопроизводстве систем электронного документооборота (СЭД), ног в общегосударственном масштабе эта система стала внедряться менее чем де-сять лет назад. Для стимулирования её внедрения Правительство Российской Федерации 12 февраля 2011 года издало распоряжение №176-р .
Как следует из названия данного распоряжения, настоящим докумен-том был утвержден План мероприятий, связанный с переходом федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот. Не-сколько позднее, 06 сентября 2012 года Правительством РФ было издано Постановление №890 .
Анализируя эти документы, следует заметить, что, несмотря на то, что они адресованы, в первую очередь, органам государственной власти, но их следует и необходимо принимать во внимание предприятиям всех форм соб-ственности хотя бы по той причине, что все предприятия вступают во взаи-модействие с органами исполнительной власти. Такими случаями могут быть, например, взаимодействие с Налоговой службой, внебюджетными фондами, другими государственными органами и разрабатывать иные фор-мы документооборота для предприятий иных форм собственности в задачи Правительства не входило.
Основываясь на распоряжении Правительства РФ от 12 февраля 2011 года №176-р, в то время Министерство связи и массовых коммуникаций (на основании Указа Президента Российской Федерации от 15 мая 2018 года №215 , в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуника-ций РФ) подготовило и утвердило Приказ от 02 сентября 2011 года №221 .