Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Формирование и хранение дел в делопроизводстве на примере пенсионного фонда г. Вязники.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..…………4
ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 7
1.1 Понятие хранения документов 7
1.2 Понятие, форма и систематизация документов в дело 14
1.3 Правила хранения документов 27
ГЛАВА II. АНАЛИЗ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ НА ПРИМЕРЕ УПФР ВЯЗНИКОВСКОГО РАЙОНА
28
2.1 Анализ деятельности УПФР г. Вязники 32
2.2 Организация текущего хранения документов УПФР г. Вязники 37
2.3 Характеристика процессов систематизации документов в дело 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 63

Введение:

В настоящее время в рамках осуществления хозяйственной деятельности любой организации не зависимо от организационной формы создается достаточно большой массив документации, требующий последующего хранения. В целях формирования и хранения необходимых документов проводится достаточно трудоемкая работа, требующая внимания и предельной ответственности. Согласно существующего законодательства, в нашем государстве имеется деление и архивных документов по разным срокам хранения, что связанно с содержанием и значимостью документов для государства, организации и граждан в частности. Актуальность данной работы обуславливается необходимостью формирования и организации сохранности документов, имеющих возможность быть востребованными спустя какое-то время после завершения работы с ними. Организация хранения документов – это направленная система мер, главная цель которой содержится в оптимальном расположении документов, подлежащих последующему архивному хранению. Она гарантирует не только их физическую сохранность, но и формирует подходящие условия для последующего применения.
Целью данной работы является изучение сущности, правил и классификации архивных документов, условий их формирования и хранения. Предметом данной работы являются организация хранения документов в делопроизводстве. Объектом работы является Пенсионный Фонд РФ (далее ПФ) г. Вязники Владимирской области.
При написании данной работы поставлены следующие задачи:
— рассмотреть теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве;
— провести анализ и оценку формирования и хранения дел в делопроизводстве на примере пенсионного фонда г. Вязники Владимирской области;
Теоретической и методологической основой работы являются положения экономической теории, научные труды ученых, законодательные и нормативные акты РФ. Теоретические основы организации хранения документации в организации были затронуты в работах таких научных деятелей, как: Алферова И.А ., Горяева А.В. , Суровцева И.А. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы, затронуты детали и частные возможные случаи. Работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов. Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» , Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и Приказ Росархива от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» .
В рамках написания работы использованы методы: диалектический и наблюдений, анализа и синтеза, сравнительный анализ, системного подхода.
Данная работа содержит введение, три главы, заключение. В ведении обоснована актуальность выбранной темы, определенны цели и задачи, а также объект исследования. В первой главе рассмотрены теоретические основы поставленных вопросов и задач. Во второй главе проведен анализ и оценка формирования и хранения дел в делопроизводстве на примере УПФР Владимирской области. В заключении обобщены выводы проведенного исследования.  

Заключение:

Координация хранения бумаг в работе всякой организации складывается в создании порядка перемещения, оформления, обработки бумаг. Базой для принятия административных решений и дальнейших действий по их осуществлению считаются сведения, а документы — это правомочные носители данных. Документы заключают в себе данные, мотивирующие к действию, а также сведения, гарантирующую работу.
Работа Пенсионного фонда РФ г. Вязники сопровождается бумагами: входящие, исходящие и внутренние. Все системы документарного обеспечения управления, которая была рассмотрена в данной работе соответствует условиям нормативно-правовым и нормативно-методическим рекомендациям.
В рамках работы были отмечены как плюсы предоставленной системы, так и отдельные недочеты, которые формируют не совершенства работы в Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Вязники Владимирской области.
К части позитивных факторов позволительно причислить:
— в Управлении ПФР РФ г. Вязники Владимирской области применяется автоматическая система электронного документооборота, что в абсолютной степени отвечает сегодняшним условиям службы ДОУ. Система дает возможность осуществлять контроль документов на всех стадиях перемещения документа в учреждении, исполнять наблюдение выполнения и создавать отчётность в делопроизводстве;
— организационная структура организации воплощает в себе чёткость и технологичность, что дает возможность эффективно решать определенные вопросы на всех уровнях управления;
— действенность и надежность администрирования организации ДОУ сопряжена со скоростью прохождения и обработки бумаг. Форсирование документооборота достигается за счет уменьшения числа инстанций, проходимых бумагами, уменьшения и форсирования операций, выполняемых с ними, уменьшения размера документооборота. Крайнее достигается за счет обращения в ряде случаев без документных взаимосвязей (например, личным переговорам). Уменьшению документооборота содействует также наиболее четкое распределение функций между работниками в Управлении ПФР РФ г. Вязники Владимирской области. Организационно-нормативные документы в абсолютной мере отображают структуру документации, отображает административную работу Управления.
К ним имеют отношение список документов Управления, принимаемых по всякой задаче, сроки, цикличность, оформление и др. Анализ информации в дальнейшем даст возможность снизить затраты ресурсов.
Таким образом, подводя итог работы можно сказать, что процесс организации формирования и хранения дел в ПФР г. Вязники Владимирской области организован в соответствии с функционирующим законодательство Российской федерации и в полной мере отвечает предъявляемым условиям.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

1.1 Понятие хранения документов

Организация хранения документов – это направленная система мер, главная цель которой содержится в оптимальном расположении документов, подлежащих последующему архивному хранению. Она гарантирует не только их физическую сохранность, но и формирует подходящие условия для последующего применения.
В итоге работы учреждений, компаний и организаций формируются документы, обладающие многообразной научной и практической ценностью. Часть из них включает сведения, которые нужны лишь для решения какого-то определенного вопроса.
Впоследствии применения данных сведений в оперативных целях подобные документы утрачивают собственную ценность. Последующее их хранение бессмысленно.
Иные документы сохраняют собственную значимость в течение долгих лет. Но имеются документы, включающие значимые для научных и практических целей сведения. Подобные документы обязаны храниться постоянно.
В связи с этим определяются различные сроки хранения документов.
Срок хранения документов может быть:
— временные (до 10 лет);
— временный (более 10 лет);
— постоянный.
Завершенные случаи постоянного и временного (более 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они передаются в архив учреждения.
Срок хранения документов не зависит от формы, в которой они сформированы: бумажные или электронные.
Возможность и длительность применения документов обусловливается значимостью имеющихся в них сведений.
Вследствие этого назначение экспертизы заключается в том, чтобы установить, какие документы с большей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных людей нужными данными.
Для документов, отобранных для временного хранения, принципиально установить, в течение какого времени они могут быть необходимы. Вследствие этого установление сроков хранения отдельных документов — это еще одна принципиальная задача экспертизы ценности документов.
Подобным образом, задачи экспертизы ценности документов заключаются в последующем :
— отбор документов, имеющих политическую, экономическую, научную, культурную ценность, для дальнейшей передачи на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
— набор на временное хранение документов, представляющих научную и историческую ценность, но невысокую практическую ценность;
— выделение на уничтожение документов, которые не имеют научной ценности и утратили практическое значение;
определение или исправление графиков хранения документации.
Оценка проводится в отделах учреждений и компаний, архивов и государственных архивов.
В материалах экспертизы ценностей есть:
— формирование номенклатуры дел;
— при создании дел;
— при подготовке дел для передачи в архив учреждения после окончания их оформления документов.
Как отмечалось ранее, первоначальные сроки хранения дел зависят от стадии номенклатуры дел.
При организации дел необходимо следить за правильностью отнесения документов к конкретному делу, исходя из их назначения, содержания и времени хранения.
Помощь в проведении экспертизы стоимости ценных бумаг показывают стандартные или ведомственные списки документов со сроком хранения. Они дают возможность устанавливать сроки хранения или уничтожения многих административных документов.
Стандартные списки считаются нормативно-методическими документами межотраслевого действия.
При выполнении экспертизы стоимости документов ими могут руководствоваться все органы или организации. Ведомственные списки, определяющие состав ценных бумаг и сроки их хранения для определенной отрасли труда, например, учреждений образования, здравоохранения и т. Д.
Тем не менее, несмотря на наличие списков, в некоторых случаях необходимы вспомогательные исследования структуры и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.
Ежегодно в органах делопроизводства проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также на уничтожение.
Этот отбор содержит содержание структурных подразделений, работающих под надзором сотрудников архивных учреждений.
Он включает анализ фактического содержания документов по делу, установление их научной и практической ценности и соответствующего срока хранения.
Не допускается время хранения документов исключительно по заголовкам дел, включенным в номенклатуру.