Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Автоматизация документооборота организации “Отдел городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов ”

Содержание:

Введение 4
1 Аналитическая часть 8
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 8
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности 8
1.1.2 Организационная структура управления предприятием 8
Организационная структура отдела городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов представлена на рисунке 1.1. 9
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия 11
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 15
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 15
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 26
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 34
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 37
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 38
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 38
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 42
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 43
1.4 Обоснование проектных решений 45
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 45
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению 50
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 54
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 57
2.1 Разработка проекта автоматизации 57
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 57
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 63
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 65
2.2 Информационное обеспечение задачи 67
2.2.1 Информационная модель и её описание 67
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 69
2.2.3 Характеристика результатной информации 72
2.3 Программное обеспечение задачи 74
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 74
2.3.2 Характеристика базы данных 77
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 80
2.3.4 Описание программных модулей 81
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание 85
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 89
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 89
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 94
Заключение 100
Литература 103
Приложение А. Код программы 105

Введение:

Деятельность архивов начинается еще с давних времен, и все это время работа архивов направлена на сбор, хранение и представление информации, которая отражает историю того или иного города, района, области, страны. Работа архива сопровождается обработкой большого количества информации, различных сведений, событии и данных. Хранить информацию, предоставлять ее гражданам в бумажном виде становится все сложнее и сложнее. Использование информационных технологий, автоматизированных решений, которые позволят поддерживать документооборот архива, становится жизненно необходимым.
Автоматизация документооборота имеет ряд преимуществ. Во-первых, информация должна быть обработана как можно качественнее и быстрее, так как информационные потоки являются не менее важными, чем материальные. Во-вторых, если информация будет утеряна или ее используют посторонние люди, это может привести к потери очень важных данных, не даст возможность восстановить полную информацию или поставит под сомнение различные факты, которые происходили ранее. Проблемы, которые возникают когда осуществляется работа с документами традиционным способом:
 документы могут потеряться;
 копится огромное количество неиспользуемых документов;
 отсутствует место для нормативного хранения документов;
 не всегда соблюдается конфиденциальность документов и информации в целом;
 тратится много времени и труда на то, чтобы найти нужный документ и сформировать тематическую подборку документов;
 могут дублироваться несколько копий одного и того же документа, в последующем в него могут быть внесены исправления и сложно отслеживать последние «правильные» копии;
 тратится много времени на то, чтобы подготовить и согласовать документы.
Благодаря внедрению системы электронного документооборота все эти проблемы могут быть решены, кроме этого будут выполнены следующие задачи:
 обеспечена слаженная работа всех подразделений;
 упрощена работа с документами, повышена ее эффективность;
 повышена производительность труда сотрудников за счет того, что сокращается время создания, обработки и поиска документов;
 повышена оперативность доступа к информации;
 разграничены права доступа сотрудников к информации.
Системой электронного документооборота должна обеспечиваться автоматизация таких процессов, как прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции; подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции; подписание, регистрация и отправка организационно-распорядительных и внутренних документов; переписка между организациями и отдельными подразделениями.
Цели внедрения СЭД в отделе городского архива – повысить качество и оперативность управления, совершенствуя делопроизводство, обеспечить целостное хранения необходимых данных архивного фонда, сократить затраты на поддержание бумажного документооборота, экономить рабочее время.
Тема работы является весьма актуальной в век информационных технологий, когда все организации осуществляют переход с бумажного документооборота на электронный, и внедрение информационной системы, удовлетворяющей потребностям организации, становится необходимостью. Кроме того, необходимо правильно внедрить систему электронного документооборота, так как при внедрении возникает множество проблем.
Предметом исследования является функционирование отдела городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов.
Объектом исследования являются принципы разработки и внедрения систем электронного документооборота.
Цель работы автоматизация документооборота организации «Отдел городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов»
Задачами данной работы являются:
– представить характеристику отдела городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов и его деятельности, отобразить организационную структуру управления предприятием, рассмотреть программную и техническую архитектура ИС предприятия;
– определить характеристики комплекса задач, дать обоснование необходимости автоматизации, представить существующие бизнес процессы предприятия;
– определить место проектируемой задачи в комплексе задач, обосновать необходимости использования вычислительной техники для решения задачи Автоматизация документооборота организации «Отдел городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов»;
– проанализировать системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации предприятия;
– осуществить анализ существующих разработок для автоматизации задачи, выбрать и обосновать стратегию автоматизации задачи, способа приобретения ИС для автоматизации задачи;
– обосновать проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечениям;
– определить основные этапы жизненного цикла проекта автоматизации;
– рассмотреть ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и представить их описание;
– представить организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации;
– выполнить построение информационной модели, представить характеристику нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информации;
– выполнить построение дерева функций и сценарий диалога;
– выполнить проектирование структуры базы данных системы;
– представить дерево вызова программных модулей;
– описать программные модули;
– выполнить разработку и представить контрольный пример работы системы автоматизации документооборота организации «Отдел городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов»;
– осуществить расчёт показателей экономической эффективности проекта.
Метод исследования: обработка информации, имеющейся на предприятии, опрос работников, изучение существующих аналогов.
Практическая значимость работы заключается в том, что разработанная система позволяет автоматизировать работу архива города, упростив выполнение основных операций.

Заключение:

В рамках выполнения данной работы были решены следующие задачи:
– представлена характеристика отдела городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов и его деятельности, отображена организационная структура управления предприятием, рассмотрена программная и техническая архитектура ИС предприятия;
– определена характеристика комплекса задач, дано обоснование необходимости автоматизации, представлены существующие бизнес процессы предприятия;
– определено место проектируемой задачи в комплексе задач, обосновано необходимости использования вычислительной техники для решения задачи Автоматизация документооборота организации «Отдел городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов»;
– проанализированы системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации предприятия;
– осуществлен анализ существующих разработок для автоматизации задачи, выбрать и обоснована стратегия автоматизации задачи, способа приобретения ИС для автоматизации задачи;
– обоснованы проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечениям;
– определены основные этапы жизненного цикла проекта автоматизации;
– рассмотрены ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и представить их описание;
– представлены организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации;
– выполнено построение информационной модели, представлена характеристика нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информации;
– выполнено построение дерева функций и сценарий диалога;
– выполнено проектирование структуры базы данных системы;
– представлено дерево вызова программных модулей;
– описаны программные модули;
– выполнена разработка и представлен контрольный пример работы системы автоматизации документооборота организации «Отдел городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов»;
– осуществлен расчёт показателей экономической эффективности проекта.
Разработанная система автоматизации документооборота отдела городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов выполняет следующие функции:
— упорядочивает и ускоряет процесс документооборота при приеме документа в архив и при обращении граждан на получение услуг городского архива;
— формирует шаблонную информацию при формировании заявки на поставку услуг, с добавлением необходимых данных о клиенте и его дополнительных пожеланиях, а также при передаче документа в архив с добавлением данных по поступившему документу, с указанием периода, ФИО гражданина, к которому данный документ относится, его описанием;
— автоматизирует процесс передачи документа в архив, на основании документа происходит добавление соответствующие данных в базу данных;
— автоматизированный расчет стоимости услуг, которые оказывает архив;
— обеспечивает хранение всех описей документов в электронном виде с указанием места хранения документа (дела);
— обеспечивает быструю обработку запроса клиента за счет организованной базы данных и формирования запросов, позволяющих извлекать необходимые данные;
— обеспечивает настройку прав и ролей для пользователей системы;
— обеспечивает поиск к необходимой документации с любого рабочего места (с учетом прав доступа);
— получение отчетов по работе каждого отдела и городского архива [6,7,25].
Главное преимущество, которое дает переход к автоматизированному ведению базы данных – это быстрый поиск необходимых сведений, предоставление их в удобной форме и формирование статической информации для анализа работы отдела городского архива [2].

Фрагмент текста работы:

1 Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Отдел городского архива находится по адресу 143962, Московская область, г. Реутов, Юбилейный проспект, д. 56
Основные виды деятельности организации:
1. Прием документации в архив;
2. Опись документов перед размещением в архивном фонде;
3. Хранение архивной информации;
4. Прием граждан и выдача по их запросам следующей информации:
– выдача различных выписок и справок по архивам;
– копий имущественного характера,
– трудовых отношений (подтверждение стажа и заработной платы),
– подтверждение рождения, смерти или заключения брака по церковным метрическим книгам и книгам записей актов гражданского состояния.
Цели и задачи организации:
– качественное обслуживание граждан;
– уменьшение времени на прием и оформление документов, которые сдаются в архив;
– обеспечение целостности хранения и минимизация потери важных документов;
– улучшение условий труда для работников архива.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура представляет собой взаимосвязь подразделений предприятия, которая отображает каким образом осуществляется распределение управленческих задач, какие должностные функции или обязанности возложены на те или иные подразделения или структуры. Организационная структура строится в соответствии с задачами предприятия, при этом с учетом экономии ресурсов организации, что должно обеспечить стратегическую и экономическую эффективность предприятия [2].
Структура определяет элементы управления организацией путем распределения задач между структурными подразделениями и должностными лицами.
Организационная структура отдела городского архива в составе Управления делами Администрации города Реутов представлена на рисунке 1.1.

Рис. 1.1. Организационная структура отдела городского архива

Функции аппарата управления организации.
1. Директор:
– определение политики развития и функционирования отдела городского архива;
– руководство финансовой и хозяйственной деятельностью;
– обеспечение выполнения всех поставленных задач;
– ведение политики назначения персонала;
– способствование предельно эффективному использованию персоналом своих навыков и знаний, создание комфортной и безопасной рабочей обстановки;
– четкое соблюдение закона и норм охраны труды;
– решает другие вопросы, отнесенные к его компетенции;
– продвигает использование современных технологий и решений в области ведения архивных дел.
2. Заместитель директора:
– принимает меры по разрешению вопросов, относящихся к финансово-экономической и производственной деятельности;
– содействует выполнению задач, связанных с текущей организационно-исполнительной работой организации;
– контролирует ведение учета расходования и поступления средств, использования товарно-материальных ценностей;
– реализует меры по соблюдению бережливого отношения к материальным, трудовым и финансовым ресурсам;
– планирование и контроль деятельности отдела городского архива в разных сферах;
– выполняет функции директора во время его отсутствия.
3. Главный бухгалтер:
– ведение финансовой и бухгалтерской документации;
– прием платежей за предоставленные отделом услуги;
– формирование ведомости для выплаты заработной платы;
– выполнение банковских платежей;
– контроль и оплата существующих обязательств;
– работа с налоговыми и контролирующими органами.
4. Начальник отдела кадров:
– работа с персоналом, в соответствии с политикой отдела и указаниям директора архива;
– ведение кадровой документации;
– формирование и ведение личных дел, работа с трудовыми книжками;
– фиксация отработанного сотрудниками рабочего времени;
– взаимодействие с отделом бухгалтерии;
– работа с органами персонификации, Пенсионным фондом и другими контролирующими органами.
5. Заведующий АХЧ:
– обеспечение порядка в помещениях и непосредственно в архивном хранилище;
– текущий и срочный ремонт.
6. Отдел приема архивных дел:
– прием документов, определение их необходимости в архивном хранении;
– опись принятых документов с полным указанием данных по ним;
– перемещение принятых документов в архивный фонд.
7. Отдел хранения архивного фонда:
– прием документов на хранение;
– размещение документов на местах в архивном фонде;
– выдача документов по требованию или информации по ним.
8. Отдел справочной службы:
– прием граждан;
– определение их требований;
– формирование запроса в архивный фонд для получения информации по соответствующим событиям.