Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Анализ и пути совершенствования организации работы с документами в организации.

Содержание:

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 8
1.1. Основные понятия системы кадрового документационного обеспечения 8
1.2. Общие нормы организации работы с документами по личному составу и его законодательное регулирование 22
ВЫВОДЫ 1 ГЛАВЫ 27
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В ООО «АВЕСТА-СТРОЙ» 28
2.1. Краткая характеристика организации 28
2.2. Анализ состояния кадрового делопроизводства в ООО «Авеста-Строй» 34
ВЫВОДЫ 2 ГЛАВЫ 37
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ООО «АВЕСТА-СТРОЙ» 39
3.1. Практические рекомендации по совершенствованию организации работы с документами по личному составу 39
3.2. Эффективность предлагаемых мероприятий 49
ВЫВОДЫ 3 ГЛАВЫ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 63
ПРИЛОЖЕНИЯ 68

Введение:

Актуальность темы исследования
Итак, рассмотрим актуальность ведения документов по личному составу в РФ и некоторые нормативные акты. Законы, которые устанавливают и регламентируют правовые отношения работодателя и сотрудников, а также порядок документирования данных отношений, находятся у основ информационно-документационной системы документов по личному составу, конечно же основной нормативно-правовой акт – это трудовой кодекс РФ. Трудовой кодекс содержит нормы по ведению документов по личному составу, а именно срок подготовки документов, состав документов и функции службы кадрового делопроизводства. В 5-ой статье перечислены нормативно-правовые акты, которые регулируют отношения работодателя и работника. Важнейшим документом, регулирующим отношения работника и работодателя является трудовой договор, после его подписания у сторон появляются права и обязанности, которые они должны строго соблюдать. Согласно ему работник обязан трудиться и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка действующего в организации, а работодатель обязан предоставить сотруднику работу и вовремя платить зарплату. Перед заключением трудового договора будущего сотрудника обязаны ознакомить с локальными нормативными актами организации, режимом рабочего времени, а также должностной инструкцией и сроками оплаты труда. Трудовая книжка-это также важный документ. К примеру, 66-ая статья трудового кодекса, посвящена трудовой книжке, статья перечисляет, какие основные сведения вносятся в нее, а именно: сведения о работнике, выполняемой им работы, переводах на другую постоянную работу и об его увольнении. В РФ существует закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», данный закон регулирует отношения связанные с поиском, получением, передачей, производством и распространением информации при использовании информационных технологий и защиты информации. Благодаря данному закону в РФ четко регулируются информационные технологии, а также связанные с использованием информации общественные отношения.
Актуальность ведения документов по личному составу в небольших организациях. Документы по личному составу чаще всего ведет бухгалтер либо сам руководитель, но для того чтобы их вести в соответствии с трудовым законодательством и избежать претензий со стороны проверяющих и штрафов, необходимо либо предать ведение документов по личному составу на аутсорсинг либо нанять на работу профессионалов в данной области.
Если в ООО «Авеста-Строй» ошибки при ведении документов по личному составу все же присутствуют, в этом нам поможет аудит документов по личному составу и благодаря ему мы имеем возможность выявить пути улучшения алгоритма ведения документации по личному составу в организации и проблемные моменты в ведении документации.
Степень изученности темы исследования. Говоря про степень разработанности изучаемой проблемы исследования, необходимо отметить, что переломным этапом в восприятии документа как некоторого объекта документоведения припадает к 80-м годам ХХ века и привязывается с принципиальным преобразованием способов фиксации, чтения и передачи информации. В работах таких известных ученых как Н.В. Кудрявцева, Н.З.Ковязина, С.Г.Клименко, А.Я. Кибанова, Е.В.Караваева, М.А.Макаркина, Е.А. Юшина описаны и аргументированы вопросы документационного обеспечения процесса управления, организации делопроизводства. Проанализировав состояние теоретического фундамента формирования и улучшения документационного обеспечения процесса управления можно говорить о том, что большинство сторон данной проблемы еще не нашли достаточного отражения в публикациях.
Наиболее привлекательными из масштабного круга существующих публикаций по известным проблемам автоматизации процессов управления и документационного обеспечения для темы нашего исследования видится изданная в последнее время работа Д.А. Романова. В этой работе отражены взгляды на электронный документооборот и разные элементы системы электронного документооборота, которые основаны на применении компьютерных информационных технологий, отражены методические основы их применения, систематизирован отечественный и зарубежных опыт.
Вопросы повышения эффективности документационного обеспечения управления кадрами предприятия посредством аудита раскрыты в работах таких ученых как Ф.З. Аралбаева, Т.Х. Нигматуллина, Р. Ф. Нигматуллин, О.И. Долганова. Обзор данных научных источников показал, что степень изученности разных проблем аудита и совершенствования документационного обеспечения управления персоналом неодинакова и в современных постоянно изменяющихся условиях функционирования предприятий требует постоянного контроля и изучения.
Организация работы с кадровыми документами включает организацию осуществления документооборота, формирование дел, хранение служебных документов и пользование ими текущей деятельности предприятия, работа с документами по личному составу.
Объект исследования – система документационного обеспечения управления в ООО «Авеста-Строй».
Предмет исследования – процесс организации работы с документами по личному составу в ООО «Авеста-Строй».
Цель исследования – рассмотреть организацию работы с документами по личному составу в и определить практические рекомендации по ее совершенствованию в ООО «Авеста-Строй».
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
1) изучить теоретические аспекты организации работы с документами по личному составу;
2) оценить организацию работы с документами по личному составу в ООО «Авеста-Строй»;
3) определить мероприятия по совершенствованию организации работы с документами по личному составу в ООО «Авеста-Строй» и их эффективность.
Задачи исследования:
1. Выделить теоретические аспекты организации работы с документами по личному составу;
2. Проанализировать работу с документами по личному составу,
3. Предложить мероприятия по совершенствованию работы с документами по личному составу в ООО «Авеста-Строй».
Источники исследования. Для решения задач исследования были использованы следующие группы источников:
Нормативно-правовые акты: Конституция РФ [1]; Гражданский кодекс РФ [2]; Трудовой кодекс РФ [3]; Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 28.12.2010) «Об обществах с ограниченной ответственностью [4]»; Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации» [5]; Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [6]; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [7]; Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [8]; Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 09.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» [9].
Документы исследуемой организации: Устав ООО «Авеста-Строй» утв. решением внеочередного Общего собрания участников. Протокол №1/1 от 01.02.2008 г [16]; Правила внутреннего трудового распорядка Общества с Ограниченной ответственностью «Авеста-Строй» [17]. Утверждены генеральным директором от 02.02.2008 № 5; Штатное расписание Общества с Ограниченной ответственностью «Авеста-Строй» [18] Утверждено генеральным директором от 20.10.2018; статистическая отчетность ООО «Авеста-Строй» за 2016-2018 годы, Официальный сайт ООО «Авеста-Строй»; информационно-правовые порталы «ГАРАНТ» и «Консультант Плюс».
Практическая значимость. Применение результатов исследования на практике даст возможность эффективно организовать управление документами по личному составу в ООО «Авеста-Строй», внедрить единые стандарты оформления документов в виде шаблонов, повысить профессиональную компетентность сотрудников организации, усовершенствовать работу с документами по личному составу.
Методы исследования. В процессе написания работы применялись такие методы исследования как обобщение, сравнение, группировка при анализе действующих нормативных документов; графический метод, табличный метод при анализе документации по личному составу организации, а также, сравнительный анализ.
Структура исследования. Исследование состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.

Заключение:

Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностные инструкции.
Введение и ведение кадрового делопроизводства являются обязательными направлениями работы любой организации. Многие руководители не уделяют этому вопросу должного внимания. А это может повлечь за собой начисление штрафных санкций, получения судебных исков и т.п.
С целью недопущения упомянутых проблем и приведения системы кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством следует ввести в организации системы внутреннего аудита кадровой документации.
Кадровый аудит (КА) – это определенная проверка внутренней кадровой документации предприятия на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства, кадрового делопроизводства, создание алгоритмов кадрового документооборота, документальное оформление приема, увольнения, перевода работников предприятия, отражение отпусков. Благодаря чему мы имеем возможность выявить пути улучшения алгоритма ведения документации на предприятии и проблемные моменты в ведении документации.
ООО «Авеста-Строй» выполняет функции управляющей компании, застройщика и технического заказчика по реализации инвестиционных проектов строительства объектов недвижимости в г. Москве и Московской области.
Кадровыми вопросами на предприятии занимается отдел кадров. Отдел кадров в ООО «Авеста-Строй» состоит из 8 человек. Согласно положения об отделе кадров, начальник отдела в определенном трудовым законодательством порядке назначается на должность и освобождается от должности, оформляется приказом директора ООО «Авеста-Строй», подчиняется ему и имеет одного заместителя стоящего на должности специалиста по кадрам. Начальник отдела кадров очерчивает обязанности между сотрудниками структурного подразделения, составляет для согласования и утверждения директором предприятия структуру и штатную численность отдела. Также, следует отметить про ответственность за соответствующее и своевременное выполнение функций отделом, описанных в положении об отделе кадров
К числу выявленных недостатков при проведении аудита кадровой документации в системе управления персоналом отнесем следующее:
 должностные инструкции работников ООО «Авеста-Строй» прописаны частично и не на всех сотрудников;
 отсутствие личных карточек Т2 на некоторых работников;
 отсутствие подписей и ответственных за ведение табеля, фиксации прихода и ухода сотрудника;
 дискриминация по разным окладам с одинаковыми должностями;
 отсутствие графика отпусков на момент сверки.
Определение реальных состояний дел в ООО «Авеста-Строй», выявление недостатков кадрового документооборота в системе управления персоналом, побуждает к необходимости разработки мероприятий по их устранению.
При проведении аудита документов ООО «Авеста-Строй», подтверждающих трудовую деятельность работников, были изучены кадровые документы, а именно трудовые книжки сотрудников, личные дела сотрудников, в состав которых входят трудовые договора сотрудников, заявления, персональные данные сотрудника, приказы по личному составу. Отметим, что трудовые книжки на всех штатных сотрудников в наличии.
Причинами отсутствия четкой системы хранения документации на наш взгляд могут быть:
 отсутствие сотрудника, отвечающего за регистрацию, хранение и распространение документов;
 текучесть кадров, влияние которой на организацию документационного обеспечения заключается в том, что сотрудники увольняются, и система документационного оборота не поддерживается, также прерывается контроль выполнения исполнения локальных нормативных и распорядительных актов;
 отсутствие единого стандарта оформления долгосрочных нормативных документов, таких как Положения, Регламенты, а также краткосрочных; нет шаблона создания служебных записок, информационных писем;
 отсутствие электронного архива за прошлые годы. Сейчас в ООО «Авеста-Строй» существует система хранения электронных документов, но в ней хранятся документы за последние три года.
Проведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатов показали, что проблему документооборота необходимо рассматривать системно. Для этого предлагаем следующие рекомендации:
1) Убрать из договора ссылку на ДИ или разработать остальные;
2) Внести в трудовой договор информацию о премировании;
3) Разработать положения об оплате труда и премировании;
4) Разработать должностные инструкции, чтобы четко определить зоны ответственности каждого подразделения, ответственность сотрудника и ознакомить с ними сотрудников;
5) Завести личные карточки на всех сотрудников. Сейчас в ООО «Авеста-Строй» был запущен проект по созданию недостающих личных карточек Т2, сроки выполнения проекта до декабря 2019 года;
6) Назначить ответственных за ведение табеля. Оформлять табель 2 раза в месяц, распечатывать его и подписывать ответственными лицами;
7) Разработать комплект регламентов по защите персональных данных, включая описание мест хранения, порядок доступа, порядок хранения в системе, порядок получения, хранения и передачи паролей;
8) Производить выплаты работникам в дни, предусмотренные Правилами внутреннего трудового распорядка;
9) Прописать в локальных нормативных актах порядок выплат вновь принятым работникам;
10) Пересмотреть штатное расписание с точки зрения дискриминации в сфере оплаты труда;
11) Установить локальным нормативным актом порядок предоставления отпуска;
12) Урегулировать порядок выплат отпускных, не менее, чем за 3 дня до начала отпуска. Проверить в программе корректность начисления отпускных. Контроль за исполнением возложить на главного бухгалтера организации;
13) Для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра позволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск.
14) Пользоваться разработанным нами перечнем документов, необходимых для обеспечения кадрового документооборота.
15) Провести обучение сотрудников. Для этого можно пригласить специалиста со стороны, который будет проводить дополнительные курсы для персонала. Например, провести обучение сотрудников ООО «Авеста-Строй», которые участвуют в организации кадрового документооборота.
16) Утвердить в организации единые стандарты оформления документов в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит придерживаться единого оформления документов, не будет необходимости по-новому переоформлять документы, что в свою очередь снизит временные затраты сотрудников.
Таким образом, считаем, что организации ООО «Авеста-Строй», нами даны практические рекомендации по совершенствованию организации работы с документами по личному составу.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1.1. Основные понятия системы кадрового документационного обеспечения

Делопроизводство – привычный, давний, немного архаичный термин. Это в весомой степени понятие формальное, которое определяет порядок документирования и работы с документами. Преимущественно делопроизводство охватывает так называемую организационно-распорядительную документацию [48]. Главным образом оно имеет дело с формой документа и его информационно-поисковым образом, а не с конкретным содержанием документа. Как таковая, в делопроизводстве информационная составляющая отражается довольно слабо. Оно подразумевает применение технических средств управления и информационных технологий в самой малой степени. Основываясь на перечисленных особенностях, делопроизводство можно ассоциировать с технической функцией управления [19, c.88].
Управление документацией – наиболее молодое для российской практики понятие. Обозначаемое данными словами понятие в качественном смысле отличается от предшествующих понятий. Управление документацией выставляет документацию полноправным ресурсом управления [47]. Информационная составляющая здесь отражена в наивысшей степени, так как управление документацией гарантирует интеграцию документации и информации в управлении. Оно предоставляет по отношению к документации качественный ресурс менеджменту организации. Управление документацией базируется на масштабном использовании новейших информационных технологий. Главной особенностью управления документацией выступает то, что оно основано на принципах экономичности и эффективности.
Вследствие этого, управление документацией видится либо как функция управления, сфера общего административного управления, либо как самостоятельная сфера функционирования организации. В существующий терминологический стандарт включено три понятия, которые обозначают его функциональную область, что существенно противоречит узким границам выяснения в названии стандарта предметной области [48]. Все три понятия достаточно широко сегодня фигурирует в литературе и практике, зафиксированы в нормативных актах различного уровня. Приведенные в стандарте определения терминов не содержат характеристик, которые достаточно четко разграничивают данные понятия, что говорит о том, что они требуют дальнейшего изучения и осмысления.
Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом имеет в своем обороте документацию, и такое обеспечение предполагает организацию работы с ней. Таким образом, в него входит полный цикл обработки документации, начиная с ее создания и заканчивая передачей готовых документов в подразделения предприятия [23, c.8].
Обеспечение организации кадрового документооборота предполагает следующие функциональные составляющие [22, c.28]:
1) Нужно своевременно обрабатывать все документы.
2) Предоставление управленческим работникам необходимых документов для их исполнения.
3) Осуществление печати.
4) Проведение регистрации сотрудников, сохранение всех данных.
5) Нужно формировать дела, причем так, как требуется для конкретного предприятия.
6) Необходимо размножать и копировать документы.
7) Требуется проведение контроля их исполнения и многое другое.
Под документацией по управлению персоналом следует понимать широкий круг документов, которые содержат информацию о сотрудниках предприятия, их структурных подразделениях и функционирования организации в общем [44, c.7]. В самой системе управления личным составом возможно выделить несколько типов документации согласно функционального признака:
 внутренние локальные нормативные акты, определяющие общие принципы функционирования организации и которые обязательные для реализации всеми сотрудниками организации, (инструкции, положения, постановления и др.);
 информационно-справочные документы нужны для внедрения управленческих решений, дают возможность отобрать определенный способ управленческого влияния. К этому виду документов принадлежат протоколы планерок, докладные и объяснительные записки, отчеты совещаний, служебные письма, справки и др.;
 документы, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников [31, c.9] ;
 распорядительные документы, выпускаемые работодателем для передачи распоряжений сотрудникам организации (приказы, распоряжения, указания, постановления) [26, c.279].
Документооборот – это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Детализируя это понятие, можно отметить, что документооборот включает прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль над исполнением, а также обработкой и отправкой исходящих документов.
Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают [29, c.138]:
 прохождение документов на предприятии кратчайшим путем;
 сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, при согласовании);
 одноразовость операций по обработке документов, исключения дублирования при работе с ними;
 централизацию, осуществления однотипных операций с документами в одном месте;
 рациональное размещение на предприятии структурных подразделений и рабочих мест.
Система кадрового документационного обеспечения управления персоналом [43, c.63] включает в себя:
 оформление кадровой документации:
 заявлений сотрудников о приеме на работу, об увольнении, о выплате компенсаций, о назначении на другую должность, об изменении оклада, о предоставлении отпусков и другие заявления;
 приказов о приеме на работу, о переводе, о премировании, о взыскании, о предоставлении отпусков, об увольнении, командировочных и другие;
 заполнение трудовых книжек;
 ведение журнала учета движения трудовых книжек;
 составление должностных инструкций;
 ведение табеля учета использования рабочего времени работников;
 составление штатного расписания с учетом классификатора профессий;
 оформление изменений в штатное расписание;
 оформление трудовых договоров;
 составление графика отпусков;
 оформление правил внутреннего трудового распорядка;
 ведение журнала регистрации приказов по кадровой деятельности;
 оформление справок с места работы;
 оформление заявлений на социальную льготу;
 другие документы по необходимости.
 оформление личных дел сотрудников;
 консультирование по вопросам кадровой документации.