Часть дипломной работы на тему Совершенствование тендерных операций в системе экономической безопасности организации

Фрагмент текста работы:

3. Рекомендательная часть

3.1. Совершенствование организационной структуры тендерного отдела

Тендерная процедура подразумевает конкурентный способ осуществления закупок и выбора поставщика продукции на заранее объявленных условиях, в оговоренные сроки, основанный на принципах прозрачности, состязательности, справедливости и эффективности в соответствии с политикой закупок и другими внутренними нормативными актами общества.
Главная цель участия в тендере – это своевременно и в полном объеме обеспечить компанию тендерными договорами. Но при этом, в компании должна иметь очень серьезный подход к контролю именно этой службы. Это связанно с тем, что на этапе проведения тендеров должны преследоваться интересы компании в первую очередь, а не сотрудника, который проводит тендер. Эта система позволяет избежать коррупции, снижает риски закупочной деятельности (так как работают только с крупными и проверенными фирмами), выбрать поставщика подходящего по цене и условиям контракта.
Если коротко говорить о сферах ответственности каждого направления, то направление по контролю управления отвечает в первую очередь за правильность оформления сопровождающих сделку документов; распределение средств внутри департамента на командировки или обучающие тренинги; отслеживает всю документацию в системе SAP Ariba.
Поскольку эффективность заключения тендерных договоров невысокая в компании, то было предложено организовать тендерный отдел в компании.
Структура тендерного отдела представлена на рис. 3.1.
Отдел будет состоять из начальника отдела, двух специалистов по подготовке и реализации тендерных предложений и юриста.

Рис. 3.1. Структура тендерного отдела

Руководитель тендерного отдела является посредником между руководящим составом организации и сотрудниками отдела, он контролирует работу всего отдела, проводит аналитику, согласовывает техническую и финансовую стороны процесса.
Специалисты по тендерам осуществляют поиск тендеров, подготавливают документы, необходимые для участия в аукционе, при отсутствии помощника осуществляют доставку собранной документации на тендеры и контролируют получение их заказчиком, выполняют поручения руководителя в рамках своей компетенции, следят за своевременностью оформления/продления документации.
Юрист узкоспециализированной сферы обязан владеть правовой базой, досконально знать Федеральный закон № 44-ФЗ, а также другие законы, имеющие отношение к урегулированию процессов участия в тендерах, следить за поправками, вносимыми в законы, отставить интересы организации в УФАС.
Основные задачи тендерного отдела
1. Расширять клиентскую базу, заключать новые контракты, сохранять наработанные пути сбыта, а также восстанавливать связи со старыми клиентами;
2. Поддерживать имидж компании, создавать репутацию надежного, заказчика/поставщика;
3. Подготавливать тендерную документацию, проводить поиск тендеров по всем площадкам, обеспечивать участие в тендерах;
4. Отстаивать интересы в случае имеющих место нарушений, своевременно подавать жалобу в ФАС;
5. Проводить анализ тендерных продаж/закупок.