Часть дипломной работы на тему Организация и технология архивного хранения документов на примере министерства образования и науки республики Башкортостан

Фрагмент текста работы:

1 ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА,
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ РАБОТУ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1
Понятие, сфера деятельности и статус архива организации      

Архив является неотъемлемой частью организации, ее
необходимостью. Федеральный закон от 22 октября 2004 «Об архивном деле в
Российской Федерации»[1] предъявляет требования по
организации архивов к организациям всех форм собственности. Под действие закона
попадают все организации, деятельность которых связана с осуществлением
юридически значимых действий, закрепленных в документах, включая электронные.
Данный Федеральный закон закрепляет за государственными органами и органами
местного самоуправления обязанность создания и поддержания архивного отдела,
коммерческие организации имеют право выбора, решение принимает руководство
организации.

Обязательное хранение архивных документов неизбежно и
закреплено как в положениях архивного закона, так и в требованиях отдельных
нормативных актов, например, на уровне отраслевого законодательства и законов,
регламентирующих коммерческую деятельность, также имеет отношение к гражданам,
ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность.

Полисемантичный термин «архив» как основная категория
в архивоведении находит отражение в нескольких значениях. Необходимо рассмотреть
архив как организацию или ее структурное подразделение, созданное с целью
хранения документов и организации их дальнейшего использования, а также
комплекс множества документов, находящихся на хранении в организации или у
лица.

Создание архива несет в себе цель приема документов от
структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения. В
зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное
структурное подразделение организации или подразделение в составе службы
документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее
прием и хранение архивных документов с целью использования[2].

Форма зависит от объема документов. Виды архивов
классифицируются в зависимости от компетенции (функций) организации. В Таблице 1.1
представлена систематизированная классификация архивов по различным критериям.

Таблица 1.1 Классификация видов архивов[3]

Архивы как источники аккумуляции информации хранят в
себе разнообразные комплексы документов, отражающие все стороны жизни общества.
Создание архивов как структурных единиц организации обязательно и способствует
оптимизации деятельности, эффективному развитию, в свою очередь процесс
организации архивов не должен противоречить законодательству.