Часть дипломной работы на тему Оценка эффективности функционирования системы документооборота в организации и обоснование мероприятий по ее повышению.

Содержание:

Введение 3

1 Теоретические аспекты и методические подходы к организации системы документооборота 7

1.1 Понятие системы документооборота, ее виды, принципы организации и предъявляемые требования 7

1.2 Диагностика эффективности функционирования системы документооборота в организации 13

1.3 Применение информационных технологий при организации системы документооборота и оценка их эффективности 17

Заключение 33

Список использованных источников 35

Введение:

Актуальность темы исследования. Документационное обеспечение управления представляет собой деятельность аппарата управления, охватывающую вопросы документирования и организации работы в ходе реализации им управленческих функций. В тесной связи с документационным обеспечением управления находится понятие документооборота, от грамотной организации которого зависит оперативность, эффективность и качество работы с документами.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до момента их исполнения или отправки. Главное правило документооборота – быстрая передача документа с наименьшими затратами по наиболее короткому и прямому маршруту.

Применение информационных технологий, а именно технологии электронного документооборота, значительно влияет на эффективность работы организации. Большое количество документов и информации формируются, передаются, согласовываются по каналам связи с применением специализированного программного обеспечения, остаются храниться в электронном виде, что позволяет повысить эффективность, производительность и качество работы с документами, а также снизить затраты на канцелярию, бумагу и занимаемую архивами площадь.

За последнее столетие традиционный подход к бизнесу сильно изменился. Новые технологии, такие как телекоммуникации, компьютеры, Интернет и многие другие, повысили эффективность работы предприятия. Однако многие компании сегодня все еще застряли в бумажном мире, когда дело доходит до регламентированных документов. По оценкам специалистов, 80 % всей деловой информации хранится исключительно на бумаге. Это объясняется главным образом тем, что при внедрении систем электронного документооборота часто возникают значительные технические, финансовые и эксплуатационные барьеры, но, как только эти системы внедряются на предприятии, преимущества их использования видны невооруженным взглядом.

Выбранная тема выпускной квалификационной работы является актуальной на настоящий момент, так как переход на электронный документооборот наблюдается во всех сферах бизнеса, и выбор подходящей системы, из пополняющегося с каждым годом списка программ, является трудоемким процессом, который в итоге должен принести положительный экономический эффект.

Актуальность темы исследования для МБУДО «ДДТ» объясняется и тем, что применение современных информационных технологий имеет важное значение для:

— оптимизации внутренних процессов организации;

— оперативного доведения информации до исполнителей;

— улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами;

— контроля исполнения документов и поручений;

— поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы.

Степень научной разработанности темы. Проблема внедрения системы документооборота сегодня находит отражения в известных и популярных трудах в сфере документооборота. Подавляющее большинство научных трудов и методической литературы носит в основном рекомендательный характер, которое предназначено для практического применения, и воспроизводит, прежде всего, вопросы внедрения системы документооборота на примере отдельных предприятий или государственных структур.

Теоретической, методологической и методической базой исследования являются труды отечественных и зарубежных ученых, непосредственно занимающихся вопросами управления документами в организации и внедрения систем электронного документооборота на предприятии: научные работы О.Л. Галицыной, Л.М. Демидова, Л.И. Зининой, О.А. Кобелева, А.В. Мишина, А.Л. Рыжко, М.П. Бобылева, Е.В. Дуплий, П. Яцуха, Н.А. Храмцовская и другие.

Объектом исследования является система документооборота МБУДО «ДДТ».

Предметом исследования выступают методологические и практические подходы к внедрению системы электронного документооборота в организации.

Цель работы – исследование существующей системы документооборота на предприятии МБУДО «ДДТ» и разработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Задачи исследования:

— раскрыть понятие системы документооборота, ее виды, принципы организации и предъявляемые требования;

— описать диагностику эффективности функционирования системы документооборота в организации;

— проанализировать применение информационных технологий при организации системы документооборота и оценка их эффективности;

— дать характеристику деятельности МБУДО «ДДТ»;

— провести оценку внешней и внутренней среды организации и обоснование стратегии ее развития;

— провести анализ действующей системы документооборота, оценку ее эффективности и выявить стратегические разрывы;

— разработать программу обновления системы документооборота в МБУДО «ДДТ» в 2021-2022 гг.;

— провести оценку рисков и эффективности мер по совершенствованию системы документооборота в организации.

Источники исследования. Для решения задач исследования были использованы следующие группы источников:

Нормативно-правовые акты: Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об электронной подписи»; Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;

Нормативно-методические документы: «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»;

Периодические журналы: «Проблемы теории и практики управления», «Вестник ВУиТ», «Символ науки», «Делопроизводство и документооборот на предприятии»;

Документы исследуемой организации: документация МБУДО «ДДТ».

Интернет-ресурсы: сайт научной электронной библиотеки «eLibrary.ru».

Методы исследования. В ходе исследования применялись 2 группы методов:

Общенаучные методы: метод изучения нормативной документации, системный анализ и синтез, графический метод, метод наблюдения, метод описания, метод сравнения, классифицирование, метод логического анализа.

Специальные методы: метод формулярного анализа, метод количественного контент-анализа.

Структура исследования. Исследование состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников.

Заключение:

Современное предприятие без информационных систем управления на сегодняшний день представить просто невозможно. Они стали необходимым помощником в ведении бизнеса. Одним из направлений развития информационных систем является повсеместное внедрение электронного документооборота.

Современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов. Все больше компаний отдают предпочтение в пользу электронного документооборота. Однако к процессу внедрения СЭД стоит подходить со всей ответственностью, как и к внедрению любой информационной системы, тщательно анализируя объект внедрения, подбирая подходящую систему.

Вторая глава была посвящена детальному изучению объекта исследования – МБУДО «ДДТ».

Согласно нами проведенному исследованию были выявлены проблемы, связанные с недостаточной оптимизацией документооборота организации МБУДО «ДДТ». Большинство архивов и документов в организации передается и хранится в бумажном виде, а программы по работе с электронными ресурсами не всегда оптимизированы и связаны между собой. Вследствие этого, было решено провести подбор и настройку программного обеспечения для решения выявленных проблем.

Для устранения выявленных и описанных во второй главе проблем в МБУДО «ДДТ» было выбрано следующее решение – внедрение системы электронного документооборота.

Выдвинуты требования к системе, определена подходящая система электронного документооборота и проведена оценка рисков и эффективности предложенных мероприятий.

По результатам расчетов, после внедрения СЭД показатели эффективности при работе с документами возрастут. Данный результат полностью соответствует поставленным в этой работе целям. Помимо точных результатов, также стоит отметить повышение уровня коммуникации между сотрудниками разных отделов, что позволит работать над совместными процессами более эффективно.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет сделать процессы в организации более прозрачными, что в конечном итоге дает возможность руководителям эффективнее контролировать процессы организации и своих сотрудников в частности.

Таким образом, все задачи, поставленные в данной работе, выполнены.

Фрагмент текста работы:

1 Теоретические аспекты и методические подходы к организации системы документооборота

1.1 Понятие системы документооборота, ее виды, принципы организации и предъявляемые требования

Исходя из терминологии ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Можно сказать, что кадровое делопроизводство – это совокупность работ, обеспечивающая документирование трудовых правоотношений и организацию работы с кадровой документацией.

Термин «документооборот» существует для обозначения движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения.

Процесс рационального документооборота предусматривает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест, которые проходит тот или иной документ. Поэтому на предприятии следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контролировать прохождение документов по всем рабочим местам. [3]

Рациональная организация документооборота возможна при следующих условиях:

— виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации;

— внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесение возможных изменений;

— сроки создания и обработки документации определены, исходя из цели и задачи оперативного управления производством.

На предприятии работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся документопотоков. Важно определить, нужны ли данные документы предприятию и насколько эффективно они используются для достижения цели оперативного управления производством.

В системе документооборота содержится понятие «маршрут документа» [12; 189].

Под маршрутом документа понимается перечень состояний, каждый из которых характеризуется следующими параметрами:

— дата поступления документа;

— срок выполнения в днях;

— дата фактического исполнения;

— получен статус документа, то есть «Выходной» статус документа применительно к данному узлу цепочки документооборота;

— примечание;

— путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

В практической деятельности главной задачей документационного обеспечения управления является документальное оформление функционального назначения деятельности организации [14].

На рисунке 1.1 схематически изображено понятие ДОУ в терминологическом значении и его важнейшие составляющие: документирование управленческой деятельностью; управление документацией (документационный менеджмент); запись информации; учет документов; оформление информации; систематизация документов; хранение документов; перемещение документов.