Часть дипломной работы на тему Информационное обеспечение организации

Содержание:

Введение…………………………………………………………………

ГЛАВА I. …………………..

1.1. Информационное обеспечение: определение понятия, требования, структура …………………………………………………

1.2. Информационные ресурсы……………………..………

1.3. Система документации организации……………………..………

1.4. Формирование системы информационного обеспечения организации………………………………………………………..…….

Выводы к главе 1……………………………………………………….

ГЛАВА II. ПРОЕКТ ПО СОЗДАНИЮ ПОДСИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ФИЛИАЛА ООО «ГАЗПРОМ ИНВЕСТ» «ГАЗПРОМ РЕМОНТ»……………………………………………………………….

2.1. Характеристика базы исследования………………………………

2.2. Предпроектное обследование управления информационно-технического сопровождения ООО «Газпром ремонт»………………

2.3. Разработка описательной части технического задания на создание подсистемы информационного обеспечения………………

Выводы к главе 2………………………………………………………..

Заключение………………………………………………………………

Список использованной литературы ………………………………….

Заключение:

В главе 1 нами были рассмотрены понятия информационного обеспечения, информационных ресурсов, системы документации организации. Мы коротко рассмотрели эволюцию этих понятий с середины 70-х годов прошлого века и по сегодняшний день. Можно сделать вывод о развитии понятия информационного обеспечения от удовлетворения самых простых и односложных запросов потребителя до сложной, развитой индустрии. Общество развивается и вместе с ним развиваются и усложняются запросы к предоставляемой информации. Формирование системы информационного обеспечения современной организации – сложный процесс, требующий больших временных и материальных затрат. Требуются усилия квалифицированных специалистов (возможно, консультационные услуги со стороны), кооперированные действия руководства организации с ведущими специалистами. Также большого внимания заслуживает создание единой информационной базы предприятия (базы данных) со всей необходимой для правильного функционирования процессов информацией.

Фрагмент текста работы:

1.1 Информационное обеспечение: определение понятия, требования, структура

Внутри каждой организации необходимо создать информационные условия для эффективной работы сотрудников. Это может быть комплексом мер по обеспечению специалистов необходимой информацией, организованной по определенным принципам и отвечающей информационным потребностям сотрудников.

В данной работе мы рассмотрим содержание понятия «информационное обеспечение» и дадим характеристики его отдельных компонентов. [9]

По мнению Е.Б. Стародубцевой, информационное обеспечение – это информация, хранящаяся в базах данных информационных систем, которая необходима для управления процессами (экономическими, политическими и пр.) [48]

В российской энциклопедии по охране труда дается другое понятие информационного обеспечения. Это предоставление информации, необходимой для осуществления какой-либо деятельности, оценки состояния чего-либо, совершенствования чего-либо, предупреждения нежелательных (опасных) ситуаций и др. [32].

В своем учебном пособии «Информационное обслуживание» В. В. Брежнева раскрывает данный термин следующим образом: «Информационное обеспечение — совокупность информационных ресурсов и услуг, предоставляемых для решения управленческих, творческих и научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения». Данное определение связано с информационным обслуживанием, которое представляет собой деятельность, направленную на удовлетворение информационных потребностей пользователей, задача которой – предоставление информационных продуктов и услуг, а также помощь в информационном самообслуживании. Также стоит затронуть такой термин, как информационное сопровождение как вариант информационного обеспечения, применяемый при формировании и реализации различного рода программ, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ [50].

Анализируя развитие понятия информационное обеспечение с 1974 года по сегодняшний день, мы можем сделать следующие выводы. Если в 1974 году информационное обеспечение рассматривалось как непрерывный процесс по подготовке и выдаче информации для нужд потребителя, то с течением времени (1979-1986 гг.) это понятие становится более структурированным, появляются признаки организации информационного обслуживания, определяются его составляющие элементы (первичные документы, факты и концепции, интерпретированная информация). Затем (1985-1999 гг.) постепенно происходит специализация информационного обеспечения в зависимости от его этапов и разделения понятий «информационного обеспечения» как совокупности информационных ресурсов и «информационного обслуживания» как совокупности процессов информационной работы. В 2018 году понятие информационного обеспечения уже дано как совокупность информационных ресурсов и информационных услуг по их предоставлению. [49]

По мнению В. В. Брежневой, информационное обслуживание – это высокоуровневый сервис, ориентированный на потребности потребителя и развивающийся в соответствии с этими потребностями. Поэтому главными критериями оценки качества информационного обслуживания являются качественные характеристики, данные самим потребителем и включение пользователя в процесс информационного обслуживания. Так как индивидуальные потребности клиентов сильно различаются, то процесс информационного обслуживания становится очень гибким и динамичным. С повышением уровня жизни клиентов этот процесс все более усложняется. [50]

Национальная педагогическая энциклопедия дает несколько определений понятию информационного обеспечения. Это, прежде всего, комплекс мер по обеспечению информационными ресурсами. Он включает в себя процессы поиска, получения, хранения, накопления в банках данных, а также передачи и обработки информации.

Также это понятие включает в себя создание условий для работы системы по поиску, получению, обработке и хранению информации, необходимых для организации информационного управления.

Информационное обеспечение рассматривают как совокупность систем классификации информации и методов ее для ее получения, преобразования в машинные коды, классификации, обработки и хранения. [51]

Информационное обеспечение представляет собой информационную базу, включающую в себя информационные ресурсы, а также систему методов поиска, обработки, хранения данных.

Сущность процесса информационного обеспечения составляет предоставление информации.

Его основные задачи следующие:

1) определить потребности пользователя или организации в получении или обработке информации;

2) преобразовать ее так, как нужно пользователю;

3) обеспечить каналы передачи информации; [15]

Таким образом, основная цель информационного обеспечения предоставление, хранение и обработка информации для эффективной работы организации или конечного пользователя.

Информационное обеспечение является динамичной системой, находящейся в постоянном развитии. Это довольно сложный вид деятельности. Он включает в себя сбор необходимой пользователю информации, а также ее обработку, хранение и передачу. Чтобы грамотно организовать информационное обеспечение, необходимо решить несколько проблем. Таких как:

 Определение источников и потребителей информации;

 Формирование технологической задачи, включающей схему работы системы;

 Определение того, какие технические средства необходимы для организации данной системы информационного обеспечения;

 Информация нуждается в носителях, классификаторах, инструкциях и словарях. [32]

Чем больше развивалось производство и управление, тем больше появлялось задач, решение которых необходимо было организовать. Также увеличивалось количество информации, которую надо было хранить и обрабатывать, и производственных задач, организацией решения которых необходимо было заниматься. Если в начале развития информационное обеспечение хранилось в памяти одного человека или небольшой группы людей, то по мере развития науки и производства процесс управления стал уделом коллектива специалистов, каждый из которых выполнял свою функцию. Информационное обеспечение стало сложной структурой, включающей в себя разные взаимосвязанные функции разных специалистов и руководителей.

Поэтому в существующих реалиях управленческая информационная система – это сложная структура, состоящая из разных взаимосвязанных подсистем. Для их взаимодействия необходима грамотная организация используемых ими информационных потоков. При этом необходимо исключить дублирование, параллельную обработку и другие недостатки плохо организованных информационных систем. Или, хотя бы, свести их к минимуму. [30]

Анализируя существующую ситуацию, мы можем разделить информационное обеспечение на два класса: традиционное и автоматизированное информационное обеспечение.[21]