Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации (на примере организации).

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 6
1.1 Понятие и сущность секретарской деятельности 6
1.2. Анализ обязанностей секретаря по документному обслуживанию 9
1.3. Анализ обязанностей секретаря по бездокументному обслуживанию 14
ГЛАВА II. АНАЛИЗ ВЕДЕНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ООО «Гранд» 19
2.1.Общая характеристика объекта исследования 19
2. 2 Нормативная база, регламентирующая деятельность секретаря ООО «Гранд» 23
2.3. Анализ работы секретаря ООО «Гранд» 27
ГЛАВА III. РАЗРАБОТКА МЕТОДОВ И СПОСОБОВ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ООО «ГРАНД» 33
3.1. Предложения по рационализации и автоматизации секретарской деятельности в ООО «Гранд» 33
3.2. Оценка эффективности рекомендаций 37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 41

Введение:

ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время в условиях социально-экономического развития страны и отдельных организаций в частности, роль секретаря резко возросла. При этом, сам термин «секретарь» является сложным понятием и имеет градацию от технического секретаря до секретаря-референта и помощника руководителя. Исходя из многогранного значения термина, «секретарь» вытекает и разнообразие требований к профессиональной подготовке секретаря.
Секретарь является правой рукой руководителя, сотрудником, владеющим оперативной информацией и находящемся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п.
Таким образом, секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь вносит большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более грамотно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
Однако вне зависимости от того, насколько функционально нагружен секретарь, к данной должности предъявляется достаточно большое количество квалификационных знаний и четкой организации деятельности, т.к. именно от секретаря во многом зависит эффективность деятельности организации.
Актуальность выбранной темы исследования обусловлена тем, что от качества организации секретарской деятельности зависит эффективность организации работы руководителя, а также эффективное функционирование организации в целом.
Целью данной выпускной квалификационной работы является изучение технологии организации секретарской деятельности в ООО «Гранд», а также разработка рекомендаций по рационализации и автоматизации секретарской деятельности в компании.
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
1. Определить понятие и сущность секретарской деятельности.
2. Проанализировать обязанности секретаря по документному обслуживанию.
3. Проанализировать обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию.
4. Дать общую характеристику объекта исследования.
5. Изучить нормативную базу, регламентирующую деятельность секретаря организации.
6. Проанализировать работу секретаря в организации.
7. Разработать предложения по рационализации и автоматизации секретарской деятельности в компании.
8. Оценить эффективность предлагаемых рекомендаций.
Объектом исследования является секретарь ООО «Гранд».
Предметом исследования являются технологии организации секретарской деятельности ООО «Гранд».

Заключение:

Работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.
Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.
Данная выпускная квалификационная работа посвящена актуальной проблеме – организации работы секретаря в ООО «Гранд».
Подводя итоги данной выпускной квалификационной работы, можно сказать, что цель, поставленная в начале исследования достигнута, а задачи выполнены в полном объеме.
Под термином «секретарь» понимается работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.
В обязанности секретаря входит работа с почтовой корреспонденцией; прием входящих телефонных звонков и их распределение; встреча гостей и посетителей.
К секретарю предъявляется большое количество требований, в том числе к квалификации персонала, его знаниям или умениям, а также к деловым и личностным качествам секретаря.
В обязанности секретаря по документному обслуживанию входит организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации.
В обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию входят обеспечение и обслуживание работы руководителя; получение сведений от отделов; приглашение сотрудников по поручению руководителя; организация телефонных переговоров; прием посетителей; приём и передача телефонограмм;
участие в подготовке совещаний, в том числе техническое обслуживание.
Анализ работы секретаря на практике осуществлялся на примере ООО «Гранд», компанией, занимающейся ремонтом компьютеров и периферийного компьютерного оборудования.

Фрагмент текста работы:

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1 Понятие и сущность секретарской деятельности
Термин «секретарь» происходит от латинского «secretaries» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появилась в XVIII веке в качестве должности личного секретаря императора.
В толковом словаре Ожегова термин «секретарь» трактуется как «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения» [16, c. 596].
Сегодня секретарский корпус относится к той категории специалистов, которые осуществляют информационное и организационное обслуживание руководства любой организации.
Приемная является центром работы любой организации и от того, как организована работа в приемной, зависит эффективность работы руководителя организации.
Квалифицированный секретарь является надежной плотиной в потоке повседневных дел руководителя. Секретарь должен со знанием дела и эффективно управлять посетителями компанией, регулировать поток деловых бумаг, а также владеть всеми видами офисной техники. Выступая связующим звеном между всеми участниками производственного процесса (руководителем, сотрудниками, деловыми партнерами, заказчиками), секретарь аккумулирует все внутренние и внешние коммуникации [20, c. 961].
В обязанности секретаря входит:
1. Работа с почтовой корреспонденцией.
2. Прием входящих телефонных звонков и их распределение.
3.Встреча гостей и посетителей [5, c. 97].
Помимо прочего, секретарь руководителя должен соблюдать культуру общения и выполнять такие обязанности секретаря, как:
1. Работать в согласии с сотрудниками и теми, кто по положению выше руководителя, заботясь о благосостоянии своей организации и добросовестно выполняя свою работу.
2. Четко вести текущие дела, вовремя представлять все доклады, решения и записки, всегда следить за тем, чтобы организационные вопросы решались точно в срок [9, c. 99].
При этом, деятельность секретаря является ответственной и разнообразной, что формирует достаточно высокие требования к знаниям и умениям секретаря.
На рисунке 1 представлен перечень знаний, которыми должен обладать секретарь.