Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Технология работы с электронными документами в архиве.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА 7
1.1. Нормативное обеспечение работы с электронными документами в архиве 7
1.2. Понятие, виды и функции электронных документов 11
1.3. Основные требования к хранению электронных документов в архиве 15
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМ АРХИВОМ 21
2.1. Комплектование и учет документов 21
2.2. Использование хранящихся в архиве документов 26
2.3. Особенности создания баз электронных документов 30
ГЛАВА 3. КОМПЛЕКС МЕРОПРИЯТИЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА 33
3.1. Организация архивного хранения электронных документов 33
3.2. Проблемы обеспечения сохранности электронных документов 34
3.3. Технология построения электронного архива 36
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 42

Введение:

Информация в цифровом виде создает серьезные проблемы для Государственного архивного фонда. В то время как многие другие учреждения сталкиваются с такими проблемами, ситуация архивного фонда отличается из-за особых требований, предъявляемых к архивным учреждениям, уникальной роли учреждения в федеральном правительстве, а также масштаба и разнообразия правительственных программ. Архивный фонд рассматривает успех в решении этих проблем как не что иное, как создание архивов будущего.
Одним из ключевых элементов, который отличает архивы от других учреждений, хранящих информацию, является то, что основная ответственность архивов заключается в сохранении и доставке аутентичных записей последующим поколениям пользователей. Записи — это документы, накопленные в ходе практической деятельности. Как инструменты и побочные продукты этой деятельности, записи представляют собой основной и привилегированный источник свидетельств о деятельности и субъектах, участвующих в них.
Хотя записи часто рассматриваются в терминах текстовых документов, таких как письма и отчеты, они могут принимать любую форму. Что отличает записи от документальных материалов в целом, так это не их форма, а их связь с деятельностью, в которой они сделаны и получены. Если эта ссылка не работает, повреждена или даже скрыта, информация в записи может быть сохранена, но сама запись потеряна. Это фундаментальное различие между записями и документами может быть легко проиллюстрировано эмпирически.
Основное различие между документом и записью заключается в спецификации контекста действия, в котором была задействована запись. Сохранение подлинных записей влечет за собой сохранение самих документов, а также их связи с деятельностью, в которой они были использованы. Архивариусы определили три класса атрибутов записей, которые должны быть сохранены: их содержание, их структура и их контекст. Первые два являются общими для других типов документов. Контекст записей выражается в первую очередь в их отношениях с другими записями, созданными тем же актором.
Если мы хотим найти доказательства, имеющиеся в записях о деятельности, нам нужно знать, как эти записи взаимосвязаны. Отношения между записями, установленные создателем записей, дают непосредственный доступ к связи между записями и действиями, в которых они использовались и накапливались. В общих чертах, непосредственный контекст записи — это ее позиция в наборе записей по заказу создателя записей. Непосредственный контекст — это самый прямой путь, доступный для существенного контекста, действия, в котором использовалась запись. Сохранять записи — значит сохранять их в первоначальном порядке.
Коммуникативной задачей текста делового письма является уста-новление и поддержание контакта и предоставление актуальной информации. Наряду с когнитивной, эмоциональная информация также играет важную роль в написании делового сообщения. Ведь она содержится в первых словах, с которых начинается основной текст письма, а кроме того — именно его перевод затрудняет начинающему переводчику.
Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям. Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Следовательно, существуют Общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения.
Текст должен быть грамотно изложен в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации в официально-деловой стиль. По сути, язык официальных документов-это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, характеризуется известной унификации. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. В официальном письме следует четко и лаконично объяснить преимущества дела, соблюдая нейтральность тона. Деловые письма юридических лиц (компаний, фирм, кооперативов, общественных организаций).

Заключение:

Информация в цифровом виде создает серьезные проблемы для архива организации. В то время как многие другие учреждения сталкиваются с такими проблемами, ситуация большинства из них отличается из-за особых требований, предъявляемых к архивным учреждениям, уникальной роли учреждения в федеральном правительстве, а также масштаба и разнообразия правительственных программ. М. Ларин рассматривает успех в решении этих проблем как не что иное, как создание архивов будущего.
Наша страна вступила в эпоху рыночных отношений гораздо позже остальных. И, тем не менее, деловая культура играла и продолжает играть огромную роль в управлении. В настоящее время под деловой культурой понимается минимальный набор стереотипов поведения, в соответствии с которым выстраивается ведение бизнеса.
Если задуматься, то деловая культура становится тем самым «китом», на котором стоит бизнес, ведь именно от знаний деловой культуры зависит учет международных рисков и кросс-культурного взаимодействия. Особенно важна деловая культура для транскорпораций, открывающих свои производства в разных странах – от учета менталитета народа во многом будет зависеть производительность сил.
Но вернемся к России. Так как деловая культура находится в стадии активного формирования, она во многом копирует установки других стран. Впрочем, с оговоркой – евразийское положение России накладывает отпечаток на ее деловую культуру, в результате чего она многое берет не только от Запада, но и от Востока.
Культура управления в России определяется даже не столько национальными чертами, сколько эпохами, на основе которых выстраивается деятельность компаний. Условно их можно назвать как советские и несоветские организации. В случае с советскими организациями мы имеем в виду компании, пытающиеся приспособиться к реалиям современной действительности.
Коммуникация как совокупность речевых актов может быть направлена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов. Такого рода коммуникация составляет основу деловых отношений как в бизнесе, так и в повседневной жизни, и называется деловой.
История делового общения — это история развития общества, поэтому, говоря о современной культуре делового общения, следует иметь в виду многополярность современного мира, предполагающую смешение множества различных культур в деловом общении, что является особенностью, которую следует учесть для успешной коммуникации в менеджменте.
Платформой для развития современного делового общения стали этические принципы разных культур. Это обобщенное выражение нравственных требований, выработанных в моральном сознании общества в данный момент в процессе его развития и указывающих на правильную модель поведения в конкретной ситуации. Современная этика деловых отношений, по мнению многих ученых, должна основываться на трех важнейших принципах:
— создание материальных ценностей во всем многообразии форм рассматривается как изначально важный процесс;
— прибыль и другие доходы рассматриваются как результат достижения различных общественно значимых целей;
— приоритет в разрешении проблем, возникающих в деловом мире, должен отдаваться интересам межличностных отношений, а не производству продукции.
Эти принципы сформировались на основе синтеза ведущих мировых этических традиций делового общения, восточной и западноевропейской, и стали фундаментом для современной модели культуры делового общения. Управление в них построено по модели коллективной ответственности – человек, входя в коллектив, должен принять правила игры – он должен стараться на благо коллектива, должен поддерживать его. Сплочение происходит, как правило, на совместных мероприятиях.
Одним из ключевых элементов, который отличает архивы от других учреждений, хранящих информацию, является то, что основная ответственность архивов заключается в сохранении и доставке аутентичных записей последующим поколениям пользователей. Записи — это документы, накопленные в ходе практической деятельности. Как инструменты и побочные продукты этой деятельности, записи представляют собой основной и привилегированный источник свидетельств о деятельности и субъектах, участвующих в них.

Фрагмент текста работы:

. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

1.1. Нормативное обеспечение работы с электронными документами в архиве

Основными нормативными правовыми и методическими документами архивной отрасли, регулирующими деятельность архивов по исполнению запросов социально-правового характера, являются:
1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», подтвердивший бесплатный порядок исполнения запросов социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, и впервые установивший возможность направления запросов заявителей в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (Ст. 26. П. 3) .
2. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», установившие для работников государственных и муниципальных архивов, работающих с запросами социально-правового характера, положения, обязательные для исполнения и являющиеся приоритетными в случае, когда положения других нормативных документов противоречат положениям, закрепленным в Правилах. Архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие исполнение запросов социально-правового характера, с учетом специфики состава и содержания документов архива, особенностей его работы. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.
3. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», посвященный исполнению Федеральным архивным агентством запросов: тематических и социально-правовых.
Основным правовым актом, наблюдаемым при организации электронного документооборота в государственном секторе, являются Положения об электронном документообороте, утвержденные в 2017 году. В настоящих Правилах изложены общие требования к подготовке, управлению, учету, хранению электронных документов и управлению системами электронных документов публичного пользования учреждения и лица, уполномоченные государством .
Управление электронными документами на протяжении всего периода их существования должно осуществляться в системе электронного документооборота, соответствующей требованиям, предъявляемым к управлению электронными документами, установленным законодательством.
Система электронного документооборота является частью системы документооборота предприятия, функционирующей на основе информационных технологий и предназначенной для подготовки, обработки, в том числе учета, хранения и удаления электронных документов.
Электронные документы, созданные и полученные учреждением и связанные с деятельностью учреждения, должны быть зарегистрированы в системе для подтверждения их формальности и обеспечения возможностей поиска и доступа. Электронные документы, созданные или полученные учреждением и зарегистрированные в системе электронного документооборота, должны быть систематизированы в соответствии с планом документации учреждения. Электронные файлы создаются из электронных документов, созданных или полученных организацией. Полные электронные файлы учреждения должны быть учтены, и срок хранения электронных документов рассчитывается с конца года заполнения (закрытия) электронного файла.
Для сохранения электронных документов их необходимо периодически «обновлять», т. е. переносить (копировать) на новые технические носители и, при необходимости, переносить (преобразовывать) в новые форматы, отвечающие требованиям самого последнего программного обеспечения.
В связи с вышеизложенным, действующие правила управления электронными документами предусматривают возможные действия по сохранению электронных документов в учреждении (обновление носителя, изменение пакета, обратимое преобразование) и процедуры сохранения содержимого электронного документа и подтверждения наличия срок действия подписи электронного документа.
По истечении установленного минимального срока хранения электронных файлов проводится экспертиза электронных документов и принимается решение о дальнейшем хранении или удалении. Электронные документы, зарегистрированные в системе электронного документооборота учреждения, не могут быть удалены до принятия и утверждения решения об удалении электронных документов .