Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Разработка модели электронного документооборота в органе власти

Содержание:

Оглавление

Введение 3
Глава 1 Теоретические и нормативные основы организации документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования 6
1.1 Документооборот: понятие, виды и принципы организации 6
1.2 Нормативно-правовое обеспечение организации документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования 12
1.3 Система электронного документооборота: задачи, виды систем, применяемые в исполнительно-распорядительных органах муниципальных образований 20
Глава 2 Совершенствование организации документооборота в Администрации муниципального округа Марьина Роща 30
2.1 Проблемы и недостатки в организации документооборота в Администрации муниципального округа Марьина Роща 30
2.2 Рекомендации по совершенствованию организации документооборота в Администрации муниципального округа Марьина Роща 35
Заключение 46
Список использованной литературы 50
Приложение 1 53
Приложение 2 54

Введение:

В современных условиях для повышения эффективности управления в органах государственной власти и местного самоуправления, необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение называется документооборотом.
Организация документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.
Организация документооборота оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От уровня профессионализма в работе с документами во многом зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно и грамотно организованный документооборот в организации усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления отчетности, повышает оперативность учета. Этим обуславливается актуальность темы данной аттестационной работы.
Целью исследования аттестационной работы является комплексный анализ и определение направлений совершенствования системы документооборота в Администрации муниципального округа Марьина Роща.
В соответствии с целью работы поставлены следующие задачи:
— раскрыть сущность и содержание понятия «документооборот» и определить его основные функции и виды;
— изучить нормативно-правовое обеспечение организации документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования;
— рассмотреть сущность и виды систем электронного документооборота, применяемые в исполнительно-распорядительных органах муниципальных образований;
— сформулировать рекомендации по совершенствованию организации.
Объектом исследования аттестационной работы является Администрация муниципального округа Марьина Роща.
Предметом исследования выступает анализ и совершенствование организации электронного документооборота в Администрации муниципального округа Марьина Роща.
Нормативной и методологической основой исследования в данной работе послужили Конституция РФ, Федеральные законы, Постановления Правительства и Указы Президента РФ в области регулирования делопроизводства; теоретической основой – работы отечественных авторов, таких как Г.Н. Алексеевой, М.В. Стенюкова, М.П. Бобылевой, С.Л Кузнецова и других, в сфере организации и регулировании документооборота и делопроизводства.
Практическая значимость результатов представленного в аттестационной работе исследования и выработанных рекомендаций по совершенствованию организации документооборота заключается в возможности непосредственного их применения в Администрации муниципального округа Марьина Роща применительно к организации и регулированию документооборота.
Исследование основано на использовании следующих методов: обобщения, синтеза, сравнительного, структурного, системного, статистического анализа. Также использованы такие методы исследования, как описание, включенное наблюдение и опрос.
Аттестационная работа состоит из введения, основной части, заключения, библиографического списка.

Заключение:

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения, отправки адресату или сдачи на хранение. Существуют различные классификации документооборота. В зависимости от способа организации различают: бумажный, электронный и смешанный документооборот. В зависимости от характера хозяйственных операций, для осуществления которых совершается документооборот, различают такие виды как: управленческий, финансовый, кадровый, технический и др. Кроме того, выделяют входящий, исходящий и внутренний документооборот.
Под нормативно-правовым обеспечением организации системы документооборота понимается вся совокупность законов, нормативных актов и иных методических документов, регламентирующих вопросы создания, обработки и хранения документов, а также деятельность службы делопроизводства. Нормативно-правовую основу документооборота в исполнительно-распорядительных органах исполнительной власти составляет Конституция РФ, ряд федеральных законов, регулирующих различные стороны работы с документами, Правила делопроизводства для федеральных органов исполнительной власти, ряд ГОСТов, инструкции по делопроизводству конкретных органов и другие документы.
Мы выяснили, что ассортимент систем электронного документооборота достаточно широк, и выбор конкретной системы остается за конкретным органом муниципального образования. Однако данный выбор осуществляется на основании некоторых факторов: объема документооборота, наличия формализованных и хорошо автоматизируемых процедур работы с документами, степени сложности организационной структуры, объема архива бумажных документов, что требует наличия системы массового ввода, необходимости в сложной маршрутизации документов, требований к информационной безопасности и т.д.
В процессе анализа организации документооборота Администрации муниципального округа Марьина Роща мы выяснили, что документооборот в Администрации организуется и осуществляется с учетом следующих принципов: 1) централизация операций по приему и отправке документов; 2) распределение документов на документопотоки; 3) организация предварительного рассмотрения документов; 4) однократность регистрации документов.
В документообороте Администрации муниципального округа Марьина Роща участвуют все комитеты, отделы и специалисты, но его организацией и упорядочением занимается комитет по общим вопросам.
Было установлено, что настоящее время в Администрации муниципального округа Марьина Роща организация документооборота все еще находится в стадии перехода от традиционного, бумажного, к электронному. Такие операции с документами, как регистрация, контроль, поиск, а также переписка с вышестоящими организациями, автоматизированы. Процессы подготовки проекта документа, согласования, утверждения, передачи и хранения (частично) осуществляются в традиционной (бумажной) форме.
При изучении процессов работы с документами в Администрации муниципального округа Марьина Роща на различных стадиях было установлено, что на данный момент СЭД Дело-WEB выполняет сопроводительную, вспомогательную функцию по отношению к традиционному, бумажному документообороту.
В результате подробного анализа организации документооборота объекта исследования – Администрации муниципального округа Марьина Роща – нами был определен ряд проблем. Инструкция по делопроизводству не соответствует современным нормативным требованиям и нередко нарушается сотрудниками Администрации, в Номенклатуре дел отсутствует информации о существовании электронных документов, указан неверный срок хранения личных дел сотрудников. Кроме того, существуют проблемы с содержанием должностных инструкций, выражающиеся в отсутствии логически изложенной структуры, а также с неточным закреплением участков работы с документами. Выявлены проблемы с организацией электронного документооборота в Администрации муниципального округа Марьина Роща. Отсутствие на рабочих местах большинства сотрудников системы электронного документооборота Дело-WEB (данная система установлена у трех сотрудников Администрации). Внутренний документооборот Администрации – бумажный. Кроме того, выявлено дублирование электронных документов на бумажный носитель, отсутствие плана работы для комитета по общим вопросам, а также процедуры выявления проблем с организацией документооборота.
Для решения выявленных проблем нами был сформулирован ряд рекомендаций: внести изменения в инструкцию по делопроизводству, дополнив разделом, посвященным электронному документообороту, оперограммами движения входящих, исходящих, внутренних документов, положениями об ответственности за организацию и ведение документооборота, а также исключив положения о необходимости ведения бумажных журналов регистрации входящих документов и т.д.
Необходимо также закрепить в Инструкции основные аспекты организации документооборота (информацию о системе Дело-WEB и принципах ее использования в Администрации, виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений, полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов, порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем и др.)
В части совершенствования Номенклатуры дел рекомендуем привести ее в соответствие с законодательством, осуществлять ее ежегодную проверку, составлять новую Номенклатуру дел ежегодно, заполнять итоговую запись и т.д.
Кроме того, нами был разработан проект должностной инструкции главного специалиста комитета по общим вопросам с учетом всех сформулированных ранее рекомендаций.
С целью совершенствования организации и ведения документооборота в Администрации, на наш взгляд, необходимо внедрение табеля и альбома форм документов, перечня документов, создание, хранение и использование которых
В Администрации муниципального округа Марьина Роща осуществляется в форме электронных документов, а также считаем необходимым планомерное обеспечение рабочих мест сотрудников и должностных лиц Администрации системой электронного документооборота Дело-WEB.
Цель исследования аттестационной работы была достигнута, поставленные задачи выполнены в полном объеме. Считаем, что сформулированные нами рекомендации и предложения, а также разработанные проекты документов будут способствовать совершенствованию организации документооборота в Администрации муниципального округа Марьина Роща, повышению его скорости, качества и эффективности. Возможно, представленное в аттестационной работе исследование и выработанные рекомендации помогут и в совершенствовании документооборота других исполнительно-распорядительных органах муниципальных образований г. Москвы.

Фрагмент текста работы:

Глава 1 Теоретические и нормативные основы организации документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования

1.1 Документооборот: понятие, виды и принципы организации

Все операции, происходящие в организациях, учреждениях, необходимо фиксировать в соответствующих формах документов. Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
Движение документов с момента их получения или создания до завершения, отправки адресату или сдачи на хранение называется документооборотом. Такое определение документооборота закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Однако это определение является не единственным, встречающимся в научной литературе. Рассмотрим подходы некоторых авторов к данному понятию.
Впервые рассматриваемый термин появился в научной литературе в 20-е годы XX века. В работах З.К. Дрезена, Р.С. Майзельса, Д.Р. Покровского, П.М. Керженцева и др. были сформулированы основные положения организации документооборота в организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями.
По мнению российских ученых Ю.И. Сигидова и А.И. Трибулина, под документооборотом понимается «движение документов в процессе и оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив» .