Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Проблемы внедрения и тенденции развития автоматизированных систем управления документами в России.

Содержание:

Введение:

Системы управления
документами предоставляют предприятиям возможность цифрового захвата и
преобразования документов и файлов. Функции программного обеспечения для
управления документами могут также распространяться на хранение документов, их
поиск и поиск и совместное использование. Автоматизированное управление
документами уменьшает зависимость предприятия от занимающего много места
оборудования для печати документов, печатной бумаги и кассет для файлов.

Системы
управления документами имеют частичное совпадение с платформами Enterprise
Content Management (ECM) или Digital Asset Management (DAM). Тем не менее, хранение
документов и управление ими являются центральными для управления документами.
Это включает в себя создание изображений, преобразование типов файлов,
управление версиями и управление метаданными, с редактированием документов и
контролем доступа. Альтернативный подход к управлению документами заключается в
том, чтобы включить шаблонную генерацию документов в качестве функции. Таким
образом, создание и распространение бумажных документов не нужно для начала.
Эти системы часто обеспечивают управление жизненным циклом контракта, а также
электронную подпись.

Актуальным
является то, что документированная информация составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении
информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как
кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их
энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Для
современного документоведения важны исследования возможностей современных
информационных технологий с точки зрения их использования в управлении
документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и
практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и
получение на этой базе новых научных результатов.

Объектом
в работе являются автоматизированные системы управления документами.

Предметом
в работе является ведение и развитие АСУД.

Цель
выпускной работы – исследование проблем внедрения и тенденций развития
автоматизированных систем управления документами в России.

В
соответствии с целью, в работе необходимо решить следующие задачи:

1.
Изучить теоретические основы систем автоматизированного управления документами.

2.  Провести анализ систем автоматизированного
управления документами на российском рынке.

3.
Разработать рекомендации по совершенствованию автоматизированных систем
управления документами.

Практическая
значимость работы заключается в том, что реализация сформулированных в работе
предложений и рекомендаций будет способствовать совершенствованию работы с
документами в любой организации

Методологической
базой исследования являются логические (анализ, синтез, индукции, дедукции)
методы, а также системный, сравнительный методы, метод анализа документов.

Выпускная
квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
литературы.

Заключение:

Автоматизированные
системы управления документами представляют собой использование компьютерной
системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания
электронных документов и электронных изображений информации на бумажной основе,
полученной с помощью сканера документов.

Управление
документами — это одна из предшествующих технологий управления контентом, и
далеко не все, что давным-давно было доступно исключительно на автономной
основе, как, например, его образы, рабочие процессы и архивирование. Он
обеспечивает некоторые из самых основных функций управления контентом,
накладывая средства контроля и управления иным образом документами документы.

По
сути, программное обеспечение для автоматизированного управления документами
позволяет организации контролировать и управлять жизненными циклами документов
и информации для повышения эффективности и снижения рисков. Это позволяет
беспрепятственно контролировать ваши документы от создания до архивирования или
уничтожения. Ряд преимуществ, связанных с автоматизированным процессом
документооборота, включает повышение производительности, снижение затрат,
повышение эффективности и снижение рисков.

Отличная
система управления контентом также обменивается информацией и управляет ею в
целом ряде отделов и систем внутри организации и предоставляет стратегии,
методы и технологии для централизованного хранения и управления информацией в
организации.

Сегодня
системы управления документами варьируются по размеру и объему: от небольших
автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих
глобальную аудиторию. Многие системы управления документооборотом предоставляют
средства для включения стандартных методов подачи документов в электронном
виде.

Система
управления документами с открытым исходным кодом стала необходимостью для
каждой организации управлять своими документами с максимальной эффективностью.
Сегодня в Интернете есть несколько бесплатных и платных программ для управления
документами, которые помогут вам выполнить эту работу без каких-либо хлопот.
Тем не менее, первое, что вам нужно понять, прежде чем перейти к покупке, это
то, что эти системы все.

Новейшие
системы управления автоматизацией рабочих процессов дают вам возможность
просматривать ваши бизнес-процессы и автоматизировать их аспекты, чтобы сделать
бизнес более эффективным и облегчить жизнь пользователям.

Типичный
рабочий процесс предписывает, как обрабатывается информация, когда она
поступает в бизнес, и как она обрабатывается, с контрольными точками для
комментариев и утверждений, до действий, отчетов и возможного архивирования, и
удаления.

Одним
из больших преимуществ автоматизированного цифрового рабочего процесса является
то, что статус проекта всегда ясен, и существует надежная запись всех действий.

Автоматизация
документооборота может применяться к бизнес-функциям, таким как процессы
бухгалтерского учета и управления персоналом, или к производству, таким как
цепочка поставок и производственные процессы. Автоматизация рабочего процесса
освобождает пользователей и защищает бизнес.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

1.1 Понятие и сущность системы автоматизированного
управления документами

         В настоящее время на отечественном
рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных
для автоматизации управления документами. Автоматизированные системы управления
документами (АСУД) можно классифицировать следующим образом:

—
o системы автоматизации делопроизводства (САД);

—
o системы электронного документооборота (СЭД);

—
o корпоративные системы управления документами (КСУД).

Системы
САД решают задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних
документов, а также учета резолюций и отчетов об исполнении. Эти системы
позволяют осуществлять контроль за исполнением документов, каждой резолюции или
поручения, хранить данные о делах, в которых хранятся документы, а также
обеспечивают быстрый поиск необходимых документов по одним реквизитом или
сообщением реквизитов. Следовательно, системы САД позволяют автоматизировать
рутинные операции работы с документами. В базах данных этих систем сохраняется
не только формальная часть (реквизиты) документов, но и их содержательная часть
в виде текстов, текстовых файлов, образов.

Применение
САД оправдано в небольших учреждениях с незначительным документооборотом. Такая
система функционирует как на отдельном компьютере, так и в локальной
компьютерной сети. [1]

Система
автоматизированного управления документами — это способ организации, защиты, хранения,
оцифровки, маркировки, утверждения и выполнения задач с вашими бизнес-файлами.
Хотя большинство систем управления документами хранят данные в облаке, СЭД —
это гораздо больше, чем просто облачное хранилище. Поскольку передовые системы
управления документами, обрабатывают большие объемы бумаги, можно
оптимизировать рабочий процесс. Например, кто-то с большим шкафом для хранения
документов может настроить автоматизацию для наиболее распространенных типов
документов, которые он обрабатывает, и отслеживать прогресс.

Каждое
программное решение для управления документами должно иметь ряд функций
сканирования, таких как поддержка пакетного сканирования, профили сканирования,
которые используют сохраненные часто используемые параметры сканирования, и т.д.
Помимо сканирования бумажных документов, наиболее частым способом работы с
документами является добавление существующих электронных документы на
программное обеспечение для работы. Многие люди используют метод на основе
папок для управления своими документами. По мере роста количества документов и
папок им требуется корпоративное программное обеспечение для управления
документами, которое поможет им управлять своими документами. Ищите решение,
которое позволит вам импортировать существующую структуру папок, чтобы вы могли
быстро приступить к работе.

Безопасность
документов очень важна для организаций любого размера для защиты
конфиденциальных данных. СЭД обеспечивает лучший контроль над конфиденциальными
документами, а доступ к документам можно контролировать на уровне папок для
разных групп или отдельных лиц. Кроме того, СЭД оставляет контрольный журнал о
том, кто просматривал документ, когда к нему обращались и как он мог быть
изменен. Управляемые документы легко отслеживаются и могут быть помечены для
автоматического оповещения.

Безопасность
документов очень важна для организаций любого размера для защиты
конфиденциальных данных. СЭД обеспечивает лучший контроль над конфиденциальными
документами, а доступ к документам можно контролировать на уровне папок для
разных групп или отдельных лиц. Кроме того, СЭД оставляет контрольный журнал о
том, кто просматривал документ, когда к нему обращались и как он мог быть
изменен. Управляемые документы легко отслеживаются и могут быть помечены для
автоматического оповещения.

Требования
соответствия для определенных документов могут быть довольно сложными.
Несоответствие может привести к штрафам, отзыву лицензий, а в некоторых случаях
к уголовной ответственности. Например, графики хранения записей можно
автоматизировать, а новые документы легче классифицировать и хранить.

Система
управления документами может быть мощным, экономящим время инструментом. В
зависимости от внедренного решения СЭД может извлекать файлы по слову или фразе
в документе — полнотекстовый поиск, или СЭД может применять индексные категории
к документу или папке. Более простая интеграция с бизнес-приложениями облегчает
доступ к важной информации. СЭД также дает возможность удаленного доступа к
документам. Пока есть подключение к интернету, документы могут быть доступны из
любого места.

Кроме
того, поскольку отображаемые документы хранятся централизованно, они не могут
быть утеряны или потеряны после просмотра. Скорее всего, документы будут
неправильно отправлены, и в этом случае их легче найти с помощью перекрестной
индексации.[2]