Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Подготовка и оформление распорядительных документов в АО «Почта России»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АО «ПОЧТА РОССИИ» 8
1.1 Понятие и сущность распорядительных документов 8
1.2 Место распорядительных документов в структуре документооборота организации 17
2 АНАЛИЗ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АО «ПОЧТА РОССИИ» 26
2.1 Организационно-экономическая система предприятия 26
2.2 Система документооборота в АО «Почта России» 30
2.3 Анализ подготовки и технологии обработки распорядительных документов на предприятии 42
2.4 Регистрация распорядительных документов в АО «Почта России» и контроль их исполнения 49
3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРОЦЕССА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АО «ПОЧТА РОССИИ» 56
3.1 Предложения по совершенствованию подготовки и оформления распорядительных документов 56
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 68
ПРИЛОЖЕНИЕ 74

Введение:

Актуальность данной работы заключается в том, что в настоящее время деловая переписка играет значительную роль в деятельности любой организации. С ее помощью устанавливаются деловые отношения, решаются самые сложные и противоречивые проблемы, создается атмосфера взаимного доверия и сотрудничества. Поэтому компиляция деловых писем требует знания их композиционных и стилистических особенностей. Для бизнесмена, для административного менеджера, секретаря-референта, умение и талант написания служебного текста, точного и убедительного и в то же время короткого и емкого, являются профессиональными, критически значимыми качествами. Только грамотно и четко оформленные документы могут стать компонентами успеха в любой сфере деятельности.
Повышение качества управленческих решений, с одной стороны, выступает в качестве важного фактора обеспечения конкурентоспособности организации, а с другой стороны — зависит от уровня организации документационного обеспечения управления.
Управляемые объекты зачастую представлены именно в документах, что ставит в зависимость возможность эффективного функционирования системы от качества определения порядка документирования и работы с документами .
Основы работы в офисе используются в организации юридического лица любого типа. Это довольно трудоемкий процесс, в котором принимают участие абсолютно все сотрудники административного аппарата.
В конце концов, один отдел занимается заполнением и подачей документации, другой отвечает за своевременное перемещение этих документов, а для третьих отделов эта информация является наглядным руководством в повседневной работе.
При составлении документов важно придерживаться норм особого делового стиля. Официально-деловым стилем называется функциональный стиль речи, который выступает в качестве средства общения, преимущественно в письменной форме в сфере деловых отношений, как правило — в области права и менеджмента.
Организация документооборота осуществляется в соответствии с общепринятыми общероссийскими нормами: федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , а также Правилами делопроизводства , в том числе в соответствии с образцовой инструкцией по ведению документации в органах местного самоуправления. На основе этой инструкции каждое местное правительство разрабатывает индивидуальную инструкцию.
В качестве основного определяющего признака официально-делового текста выступает предельная точность, которая не допускает инотолкований. Этот факт обуславливает необходимость соблюдения стилистических норм русского литературного языка. Особенно это касается распорядительных документов, от качества проработки которых зависит деятельность организации в целом.
Характеризуя степень изученности проблемы, можно отметить, что в настоящее время тема анализа распорядительных документов на соответствие требованиям документооборота разработана достаточно. П
ериод становления отечественной системы делопроизводства в части подготовки распорядительных документов детально описан в трудах отечественных исследователей. Ф. Русанов составил первое в российской истории руководство по подготовке распорядительных документов для присутственных мест, а Н. В. Варадинов — для «частных бумаг». Становление отечественной системы делопроизводства описано в трудах К. Зосимского .
Вопросы оформления распорядительных документов рассматривала А. Н. Сокова , которая представила системный анализ становления отечественного делопроизводства на протяжении трех столетий.

Заключение:

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности АО «Почта России» — это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства АО «Почта России» документированной информацией.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
Практическая часть исследования проходила на базе АО «Почта России» — это российская государственная компания, оператор российской государственной почтовой сети. Член Всемирного почтового союза.
Полное название –Акционерное общество «Почта России». Находится в ведении Минкомсвязи России. 29 марта 2013 года вошла в Перечень стратегических предприятий Российской Федерации. В 2015 году «Почта России» вошла в список системообразующих предприятий России. Главный офис находится в Москве. Компания насчитывает 86 филиалов. Общая численность сотрудников составляет 362 985 человек.
Подход АО «Почта России» к архивному описанию и делопроизводству полностью соответствует положениям концепции многоуровневого описания, на которой основывается Основной международный стандарт архивного описания. Все отечественные нормативно-правовые и методические акты, касающиеся вопросов архивного описания, учитывают иерархию организации архивного фонда и направлены на ее перенос в научно-справочные средства архивов. Концепцию многоуровневого описания и ее основные принципы можно назвать фундаментальной не только для подхода к архивному описанию, но и для всего российского архивоведения.
Выявленные несоответствия в уровнях архивного описания не является существенным препятствием для применения положений Основного международного стандарта архивного описания в нашей стране. Поскольку правила для каждого элемента описания в положениях стандарта сформулированы в наиболее общем смысле, то есть они могут быть применены вне зависимости от уровня описания.
Большую часть элементов архивного описания, закрепленных в отечественных нормативно-правовых и методических актах, и положениях международного стандарта можно считать сопоставимыми. Элементы описания, которые отсутствуют в отечественных нормативно-правовых и методических актах не влияют на качество архивных описаний для обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.

Фрагмент текста работы:

Распорядительный документ является важной частью делопроизводства в любой коммерческой или государственной организации.
В любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, производственной структуры и характера деятельности, могут осуществляться исполнительные и административные производства с опубликованием соответствующих документов.
Распорядительный документ органа управления предприятия обеспечивает выполнение поставленных задач, в частности, он может касаться корректировки фондов, совершенствования организационной структуры, методов выполнения основных видов деятельности организации и многих других вопросов внутри предприятия, возникающих в процессе производства.
Решения, содержащиеся в распорядительных документах, представляют собой вертикальную систему управления, идущую от руководителя предприятия к структурным подразделениям и непосредственно к исполнителям (работникам).
Распорядительный документ наделен юридической силой и относится к правовым актам, которыми решаются вопросы в области управления.
Адресаты распорядительных документов: структурные подразделения, любые конкретные учреждения, сотрудники и должностные лица, с которыми существуют определенные административно-правовые отношения.
В зависимости от действия распорядительные документы подразделяются на следующие виды, как это видно на рисунке 1:
1. Правовые акты органов федеральной исполнительной власти (акты, имеющие межведомственный характер; акты, которыми регулируются отношения между органами исполнительной власти и предприятиями; акты, содержание которых затрагивает права и свободы граждан Российской Федерации).
2. Правовые акты субъектов федерации и их территориальных образований.
3. Правовые акты государственных и коммерческих структур (предприятий).

Каждый документ должен соответствовать требованиям законодательных актов и не должен содержать положений, противоречащих закону.
Распорядительные методы руководства предназначены для конкретизации всех форм воздействий в процессе управления. Они позволяют регулировать выполнение планов путем устранения или локализации дестабилизирующих факторов в ходе производственного процесса. Исходным положением для применения распорядительных методов руководства должны быть организационные регламенты и планы работы. В качестве примера можно привести должностные инструкции. В них четко регламентируется перечень прав, обязанностей и полномочий, которые может осуществлять то или иное лицо. Распорядительные документы должны учитывать данный перечень функционала каждого сотрудника. Также к числу таких документов можно отнести регламенты и календарные планы реализации проектов с указанием ответственных.
Без этих документов распорядительные методы сводятся к решению разрозненных частных вопросов, при этом решения руководителя будут основаны главным образом на его субъективных представлениях.
Распоряжения могут носить разный характер и иметь различную степень категоричности. Если оно касается только конечных целей, то это задание (например, задание на выполнение оперативных задач); если же руководитель определяет способы достижения целей, то это инструктивное предписание (инструкция: например, инструкция по соблюдению пожарной безопасности). Распоряжения могут содержать только задание или задание и инструкцию. Во всех случаях распоряжения должны четко формулироваться. Наиболее категоричной формой распорядительного воздействия является приказ (например, приказ о соблюдении мер профилактики в целях недопущения распространения коронавирусной инфекции).
Для распорядительных документов обязательно наличие реквизитов.
Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.