Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Организация электронного документооборота в ОУ (Образовательное учреждение)

Содержание:

Список используемых источников 3
Введение 4
Глава 1. Исследование теоретических аспектов применения электронного документооборота и характеристики исследуемого образовательного учреждения 7
1.1 Обоснование актуальности применения электронного документооборота в образовательных учреждениях и обзор регулирующих нормативных актов 7
1.2 Анализ общей характеристики образовательного учреждения и его информационной архитектуры 9
Глава 2. Разработка проекта внедрения системы электронного документооборота в образовательном учреждении 13
2.1 Постановка цели и задач проекта внедрения системы электронного документооборота в образовательном учреждении 13
2.2 Исследование необходимого функционала внедряемой системы электронного документооборота 14
2.3 Описание этапов реализации проекта внедряемой системы электронного документооборота 21
2.4 Разработка рекомендаций по организации обучения педагогического персонала работе с системой электронного документооборота 27
Заключение 29
Список источников 30

Введение:

Электронный документооборот имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Системы электронного документооборота облегчают работу, сокращают время, требующееся на оформление документов, и производят обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность.
Приоритетной задачей для любого образовательного учреждения является задача эффективного управления образовательным процессом за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных решений и совершенствования технологии обучения. Реализация этих условий возможна только в рамках автоматизации рабочих процессов образования и использования автоматизированных электронных систем для решения задач.
Основные преимущества автоматизации – это сокращение избыточности хранимых данных, экономия времени и средств, уменьшение затрат на многократные операции, устранение возможности возникновения противоречий, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации, быстрый способ получения информации.
Тема данного дипломного проекта – «Организация электронного документооборота в образовательном учреждении».
Целью дипломного проекта является внедрение системы электронного документооборота в структуру типового образовательного учреждения.
Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
— произвести обоснование актуальности применения электронного документооборота в образовательных учреждениях и обзор регулирующих нормативных актов;
— произвести анализ общей характеристики и его информационной архитектуры;
— исследовать необходимый функционал внедряемой системы электронного документооборота;
— описать этапы реализации проекта внедряемой системы электронного документооборота;
— разработать рекомендации по организации обучения педагогического персонала работе с системой электронного документооборота.
Теоретическая значимость работы — результат работы будет обобщать особенности использования информационных технологий в управлении образовательными учреждениями, формировать рекомендации по внедрению информационных технологий в управлении образовательными учреждениями.
Практическая значимость работы — результатом работы будет являться проект системы электронного документооборота для образовательного учреждения, который в дальнейшем возможно адаптировать для других организаций сферы образования

Заключение:

Нельзя не отметить, что его эффективное функционирование любого образовательного учреждения всецело зависит от уровня автоматизации основных рабочих процессов и оснащения информационными средствами.
Информационная система облегчает работу, сокращает время, требующееся на оформление документов, и производит обобщение накопленных данных для анализа деятельности, тем самым увеличивая его экономическую эффективность.
В рамках дипломного проекта в результате анализа теоретических аспектов и истории применения информационных технологий в управлении было установлено, что процесс автоматизации основных управленческих функций в образовательных учреждениях является необходимым аспектом в современных условиях развития информационных технология, а так же одним из наиболее важных движущих фактров развития образовательной среды в целом.
В ходе выполнения проекта была подробно исследована общая характеристика ОУ и обосновать необходимость применения информационных технологий для оптимизации процессов управления документацией, произведено исследование рынка СЭД, разработаны практические решении по внедрению СЭД.
По завершению выполнения работы необходимо отметить, что все поставленные задачи выполнены, цель работы в полной мере достигнута.

Фрагмент текста работы:

. Исследование теоретических аспектов применения электронного документооборота и характеристики исследуемого образовательного учреждения
1.1 Обоснование актуальности применения электронного документооборота в образовательных учреждениях и обзор регулирующих нормативных актов

На современном этапе развития информационных технологий работа современных образовательных учреждений немыслима без внедрения систем электронного документооборота [12].
СЭД в значительной степени увеличивают скорость организации и исполнения управленческих решений разного уровня, а так же повышают качество управления и выполнения стандартных рабочих операций.
В нашей стране сегодня наступает качественный перелом в области информатизации работы сотрудников ОУ — получило всеобщее признание положение о том, что организация управления СЭД – это одна из базовых частей информационных систем любого ОУ. Сегодня руководители ОУ хорошо понимают, что применение СЭД дает возможность не только оптимизации работы сотрудников ОУ, но так же позволяет повысить качество учебного процесса.
По данным аналитического агентства CNews Analytics, рынок СЭД за последние годы показал одну из самых высоких динамик роста в сегменте отечественной индустрии информационных технологий. Основной потребитель СЭД – это, конечно же, государственный сектор, и именно потребность в автоматизации со стороны государственных органов стал главным фактором устойчивости рынка СЭД [11].
Владение полноценных, качественных, а так же, что немаловажно, безопасных СЭД, организация в них надежной информационной защиты, необходимость участия в процессе внедрения квалифицированных специалистов — все это приводит значительным затратам, эксплуатирующих такие СЭД. Именно поэтому, современные СЭД на данный момент являются инструментом модернизации управления в том числе и в образовательных учрежденийх.
Расширение возможностей СЭД привело к автоматизации все большего количества документоориентированных процедур управления. В результате чего, все большее количество областей повседневной деятельности покрывались функционалом информационных систем автоматизации [5].
Основную часть СЭД, которая на сегодняшний день представлена на рынке специального программного обеспечения, можно классифицировать по двум большим классам:
— универсальные СЭД;
— приложения, которые предназначены для автоматизации отдельных узконаправленных рабочих процессов.
Исследуем более подробно каждую из приведенных типов систем.
Системы универсального типа не привязываются к отдельным рабочим процессам, которые подлежат автоматизации. Подобные системы предлагаются, как правило, базовыми пакетами. Подобные пакеты заказчик в подстраивает для своих личных нужд. Чаще всего, поставщики иностранного программного обеспечения предлагают разработку подобных универсальных систем [2].
Отечественные разработчики, чаще всего, выпускают программные продукты, которые предназначены на автоматизацию отдельных процессов, к примеру, кадровых приложений.
На мировом рынке на сегодняшний день имеется тенденция к популяризации универсальных СЭД.
Основа правового электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.
Аспекты права, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству.

1.2 Анализ общей характеристики образовательного учреждения и его информационной архитектуры
Данная работа выполнена на примере типового образовательного учреждения. Дадим его общую характеристику.
Административный аппарат располагается в школе и включает:
— директора;
— заведующего хозяйством;
— делопроизводителя;
— секретаря.
Для поддержания работоспособности информационной среды и сайта ОУ в штате сотрудников есть инженер.
Количество учащихся — 390-430 человек.
Штатный состав сотрудников:
— количество учителей – 30 человек.
— количество завучей – 4 человека.
Деятельность общеобразовательного учреждения осуществлялась в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года и была направлена на реализацию основополагающих документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.
ОУ организует образовательный процесс по двум ступеням обучения: основное общее образование и среднее (полное) общее образование.
Состав помещений образовательного учреждения:
— актовый зал;
— столовая;
— мастерские: столярные, слесарные;
— учебные кабинеты: русского языка и литературы, иностранного языка, математики, химии, биологии, физики, истории, географии, информатики и ИКТ, ОБЖ, технологии, обслуживающего труда;
— медицинский кабинет ;
— библиотека.
Учебная часть образовательного учреждения оперативно подчиняется заведующему по учебной работе и работает в тесном контакте со всеми подразделениями. Непосредственное руководство учебно-методическим управлением осуществляет директор школы.
Учебно-методическая часть состоит из следующих подразделений: учебный отдел, отдел обеспечения качества образования, отдел учебных практик, отдел лицензирования образовательных программ.
Учебно-методическая часть является структурным подразделением, функционирующим в соответствии с Положениями общеобразовательного учреждения, и организует свою работу на основании этих положений, приказов и инструктивных писем Министерства образования РФ и распоряжений директора.
Основная цель учебно-методической части – повышение качества подготовки учеников путем непрерывного совершенствования научной организации и управления учебным процессом на всех его стадиях.
В ОУ имеется локальная компьютерная сеть. Доступом к данной компьютерной сети обладают учителя и управляющий персонал учреждения.
Сеть учреждения организована по топологии типа «звезда».
Метод доступа, который применяется в исследуемой компьютерной сети – CSMA/CD.
Маршрутизатор, используемый при построении сети, выстроен на платформе SuperMicro SYS-5016I-MR.
В рассматриваемой локальной сети используется два прикладных сервера фирмы IBM, каждый из которых выполняет функции файлового сервера. Модель серверов — System x3250 M5.
Состав аппаратных средств МБОУ «Центр образования №4» представлен в таблице 1.