Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Определение понятия «документооборот». Основные требования к документообороту. Общие принципы и методические основы организации документа оборота.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ 5
1.1 Основные понятия и требования к организации документооборота 5
1.2 Общие принципы и методические основы организации документа оборота 10
1.3 Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации 15
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В «ФКДОУ 143» 21
2.1 Общая характеристика «ФКДОУ 143» 21
2.3 Пути совершенствования организации документооборота в «ФКДОУ 143» 33
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 42
ПРИЛОЖЕНИЯ 44

Введение:

Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.
Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Актуальность исследования. Организация делопроизводства является одной из форм управленческой деятельности, которая осуществляется в дошкольных образовательных учреждениях.
Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном учебном заведении теснейшим образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности. Актуальность исследования обусловила выбор темы дипломной работы: «Система организации делопроизводства в дошкольной образовательной организации» на примере «ФКДОУ 143».
Объект исследования — документационное обеспечение управления «ФКДОУ 143».
Предмет исследования — документационное обеспечение деятельности дошкольных образовательных учреждений.
Целью данной работы является раскрытие нормативно-правовых основ делопроизводства на основе которых осуществляется работа с документами в дошкольном учебном заведении, изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления в «ФКДОУ 143» с учетом современной ситуации.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
— раскрыть основные понятия организации документооборота и нормативно-правовые основы документооборота в дошкольных учебных учреждениях;
— изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности дошкольного образовательного учреждения: «ФКДОУ 143»;
— рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;
— разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности учреждения.
В ходе исследования были использованы такие исследовательские методы: наблюдение, системного анализа, сравнения, обобщения, терминологического анализа.
Ключевой базой исследования является законодательство РФ по вопросам документооборота, другие законодательные акты, периодические издания по вопросам нормативно-правовых основ и ведения делопроизводства, внутренние документы управления «ФКДОУ 143». Кроме того, при написании дипломной работы были использованы учебные пособия Гутгарц Р.Д., Давыдовой Е.Н., Быковой Т.А., Головченко В.Г., Блощинской В.А. и др., которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам.
Практическая значимость исследования заключается в том, что предложенные рекомендации могут быть использованы в практической деятельности «ФКДОУ 143».

Заключение:

Документы играют исключительно важную роль в сфере социально-экономического управления, так как принятие и реализация значительной части управленческих решений связана непосредственно с ними. Документы представляют собой специфический предмет и результат управленческой деятельности.
По результатам работы выявлено, что документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в учреждении для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их исполнения. Организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков.
Документы разнообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и т.д., — имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости.
Раскрытие нормативно-правовых основ делопроизводства в России дало основания сделать выводы, что они не достаточно эффективны и требуют усовершенствования. А именно, упрощения сбора и хранения документов.
Анализ управленческих документов, оперативного и архивного хранения дошкольного образовательного учреждения: «ФКДОУ 143» позволил определить современные пути эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.
Организация делопроизводства в «ФКДОУ 143» характеризуется: отсутствием службы документационного обеспечения; слабо развитой структурой управления, слабой штатной численностью работников; отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном учебном заведении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада. В связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективной системы информационно-документационного обеспечения управления в «ФКДОУ 143».
Организация деятельности дошкольного образовательного учреждения в обязательном порядке предполагает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего «ФКДОУ 143» в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.
Важнейшим направлением совершенствования делопроизводства является разработка более детальной номенклатуры дел, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в «ФКДОУ 143», а также введение в штат сотрудника, ответственного за делопроизводство и создание компьютерной сети для удобства работы с документами. Это направление поможет решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью учреждения.
Таким образом, для успешной организации документирования управленческой деятельности дошкольных учебных заведений необходимо глубокое изучение и исследование состава документов, анализ сложившегося порядка документирования в дошкольном заведении, выработки оптимальных решений.
И, как следствие, комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления, так как, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.  

Фрагмент текста работы:

1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Основные понятия и требования к организации документооборота
Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Изучение теоретических основ документооборота предполагает анализ содержания понятийного аппарата (понятий «документ», «документооборот»), а также рассмотрение данного процесса в историко-логическом аспекте.
Документ — это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменные свидетельства о чем-либо.
С научной точки зрения документ — это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации [13, 5].
По определению Гутгарц Р.Д. — документ — понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим значением. Документом является любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее постоянного использования в динамической информационной системе. Использование в данном случае означает последовательную смену информационных процессов: его передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение [12, 13].
Исследователи различают три основных потока документов:
— Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие документы, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, которые приписывают то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком выполнения, указанным непосредственно во входном документе.
— Исходящие. Большинство таких документов является ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть этих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число документов может требовать поступления входящих документов.
— Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы к внешней организации это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют и отправят в стороннюю организацию [25, 16].
Понятие «документооборот» впервые появилось в литературе 1920-х годов в работах ведущих специалистов в области управленческого труда и делопроизводства. Были сформулированы основные положения его рациональной организации.
В 1960-х гг. термин «документооборот» практически не употреблялся, понятие, обозначаемое им, заменял термин «организация переписки».
На современном этапе, существует много подходов к трактовке термина «документооборот», но базовым является понятие, закрепленное в стандарте на терминологию. Организация документооборота является важнейшей задачей управления, поскольку четкая организация движения документов устраняет много недостатков в деятельности аппарата управления.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, надежности функционирования предприятия, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом [4; 263].
Виноградова О.Б. считает, что модель делопроизводства на предприятии, которая организована в соответствии с действующим законодательством, требует изучения таких аспектов:
— Организация системы рационального документооборота и делового технологического цикла на предприятии.
— Определение наиболее эффективных форм и методов документирования управленческой деятельности.
— Обеспечение системы организации и ведения служебной документации в учреждениях, организациях различных типов и видов.
Котдиева Я.И. определяет, что правильная организация документооборота достаточно важна для становления имиджа современного учреждения.
Существует четкая система последовательных операций с документами:
— прием и регистрация;
— рассмотрение руководителем;
— порядок прохождения в организации;
— выполнение;
— контроль исполнения;
— формирование дел;
— подготовка и передача дел в архив.