Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Номенклатура дел, оформление, сроки исполнения, контроля, в работе документоведа в детском саду

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы документоведения и номенклатуры дел 6
1.1 Понятие и история развития документа и документоведения 6
1.2 Номенклатура дел — определение и функции 14
Глава 2. Ведение номенклатуры дел в дошкольном образовательном учреждении 25
2.1 Документооборот в бюджетном учреждении 25
2.2 Обязанности документоведа детского сада 30
2.3 Совершенствование работы с документами путем внедрения системы электронного документооборота 41
Заключение 44
Список литературы 48

Введение:

Актуальность. Проблем в организации документоведения (особенно на современном этапе) много. Ведение документоведения относится к весьма рутинной работе с документацией, требующей специальных знаний и практических навыков – этот факт обусловлен самой историей развития системы документационного обеспечения (и как его составляющей – делопроизводства) в нашей стране.
При этом следует учитывать, что документоведение (документационное обеспечение) – наука сравнительно молодая. Отсутствие достаточного количества специалистов в области документоведения в нашей стране (отчасти наследство советской системы образования) – само по себе уже является проблемой.
В настоящий момент в Российской Федерации имеется значительная нормативная база документоведения: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и обще отраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти самого разного уровня; всевозможные инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения. неоспоримо, что документоведение (и особенно его такая часть, как информационно-документационное обеспечение) является важнейшей обслуживающей функцией управления.
Значение документа для учреждения трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации или учреждения. На составление документации и на работу с документами уходит до 60% рабочего времени.
На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ», как «способ доказательства».
Руководитель учреждения несёт персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно сказаться на работе всего учреждения. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с учреждением и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и является нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.
Таким образом, актуальность данного исследования объясняется тем, что качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. Наблюдается тесная зависимость между уровнем организации делопроизводства и качеством управления дошкольным образовательным учреждением. При этом с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
Вопросы, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на два направления. Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы К.Г. Митяева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Ларина, В.С. Мингалева, В.М. Магидова, А.В. Пшенко, И.Л. Бачило, В.Д. Банасюкевича, А.С. Красавина, М.П. Илюшенко, В.И. Андреевой, В.Ф. Янковой, С.Л. Кузнецова и др.
Второе направление исследований представлено работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образованием Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает А.В.Ефремов, Г.А. Балыхин раскрывает экономические методы управления образованием.
Цель исследования — изучить процесс организации делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении.
Объект исследования – организация делопроизводства и ведение номенклатуры дел.
Предмет исследования — организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении.
Исходя из цели, объекта и предмета исследования, в выпускной квалификационной работе поставлены и решены следующие основные задачи:
— рассмотреть теоретические основы документоведения и номенклатуры дел;
— проанализировать документооборот в бюджетных организациях;
— ознакомиться с особенностями ведения номенклатуры дел в дошкольном образовательном учреждении;
— рассмотреть вопросы внедрения электронного документооборота.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Заключение:

Документоведение — это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе (исследуются его свойства, параметры, структура, функции, методы и способы документирования, классификация и типологизация документов, общие закономерности создания, распространения, хранения и применения документов).
Современное документоведение – процесс активизации изучения документов всеми науками; фактически создание интегративного направления развития знаний о нем с точки зрения истории, правоведения (прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое и предпринимательское право, криминалистика), экономики, социологии, теории управления и менеджмента, информационного менеджмента, психологии управления, библиотековедения, библиографии, источниковедения, делопроизводства, документационного обеспечения управления, архивоведения, информатики, семиотики, текстологии, патентоведения, вычислительной техники и программирования, информационной безопасности, защиты информации и др.
Следует отметить особую роль в документоведении достижений прикладной лингвистики (унификация текстов документов, стандартизация языковых единиц, введение и применение лексических оборотов, редактирование служебных документов и др.).
Без хорошо отлаженного современного документоведения и документационного обеспечения управления эффективность работы любой организации (государственного учреждении или предприятия) будут сведены практически «к нулю».
А о создании новых моделей экономического развития, внедрении новейших технологий, хорошо подготовленным персонале, да и успешных финансовых результатах, тем более, придется забыть надолго.
При этом оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д.
Как правило, документоведение и документационное обеспечение управления составляют: документирование, организация работы с документами и делопроизводство.
Документирование — создание документов (составление, оформление, согласование и изготовление) [30, с.9].
Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов [31, с.13]; ее эффективность в значительной степени зависит от квалификации самих сотрудников и степени оснащенности современными техническими средствами (зависит от материальных возможностей организаций – всегда финансируется по остаточному принципу).
Делопроизводство — вся совокупность работ со служебными документами: составление, регистрация входящих документов и корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел, хранение, передача в архив, отправка исходящих документов и корреспонденции [32, с.8].
Как показывает практика, документооборот (упорядочение движения документов) учреждения, предприятия или организации включает разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации.
Именно он затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственно составлением и обработкой документов, несет огромную балластовую нагрузку при их хранении, ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность; а работа ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, просто порой парализована из-за большого количества бумажных масс и влияет на своевременное и качественное выполнение поручений.
Номенклатура дел дошкольного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также иной деятельности.
При тщательно продуманной организации система документационного обеспечения помогает сопровождать любой процесс управления (независимо от организационных структур и масштабов решаемых задач); грамотное и правильное документальное оформление дел имеет большое практическое и юридическое значение.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические основы документоведения и номенклатуры дел

1.1 Понятие и история развития документа и документоведения

«Кто владеет информацией, тот владеет миром», – является главным девизом современного мира. С каждым годом объемы информации постоянно увеличиваются, поэтому важным носителем информации является документ. В развитых странах работе с документами уделяется большое внимание. В России был принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.
Документы используются во всех сферах общественной жизни. Понятие «документ» является многозначным и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Термином «документ» определяют материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, предназначенную для передачи во времени. Официальная формулировка в законодательстве России: «Документ материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» [1].
Документы выполняют следующие функции:
1) Информационная: хранение и предоставление информации;
2) Коммуникативная: документ — это средство обмена информацией;
3) Социальная: запечатление, сохранение и передача социальной информации;
4) Управленческая: документ — это средство управления;
5) Организационная: документ упорядочивает действия участников правовых отношений;
6) Правовая: документ — это письменное доказательство и источник права;
7) Общекультурная: способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы и многое другое, которые приняты в обществе;
8) Историческая: документ – это исторический источник [2].
Документы классифицируются следующим образом:
 по наименованиям (чертежи, распоряжения, планы и отчеты);
 по способу фиксации (документы бывают письменные и графические);
 по месту составления (документы, которые используются для решения внешних и внутренних вопросов);
 по степени сложности (простые и сложные);
 по степени гласности (открытые и документы с ограниченным доступом);
 по юридической силе (подлинные и подложные);
 по срокам исполнения (срочные и несрочные);
 по стадиям подготовки (черновой документ и оригинал);
 по происхождению (служебные и личные); по срокам хранения (постоянное и временное);
 по степени обязательности (информационные и директивные);
 по степени унификации (индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные) [3].
Документоведение относится к молодой науке, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. В конце XIX в. возникла документационная наука, которая получила распространение в первой половине XX в. Предметом изучения этой науки была документационная деятельность. Основоположником документационной науки считается Поль Отле [4].