Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Контроль делопроизводства в муниципальном учреждении (на примере Межрайонной УФНС России №1 по Московской области, г. о. Жуковский, Московская область)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 5
1.1 Понятие и содержание документооборота и контроля 5
1.2 Особенности контроля документооборота в муниципальных учреждениях 10
1.3 Современные электронные системы документооборота и их задачи в муниципальных учреждениях 14
2. АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОНТРОЛЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ РАМЕНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА 20
2.1 Организационно-управленческая характеристика администрации Раменского городского округа 20
2.2 Анализ принятой практики организации контроля за исполнением поручений и документов 26
2.3 Обобщение проблем в действующей системе контроля документооборота 40
2.4 Мероприятия по расширению возможностей контроля в работе с управленческими документами 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 50
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 55
ПРИЛОЖЕНИЕ 59

Введение:

Актуальность темы исследования. Контроль делопроизводства в муниципальных учреждениях является важной составляющей управления деятельностью. Во многом контроль помогают облегчить системы электронного документооборота.
Поскольку контроль исполнения управленческих документов и поручений является в муниципальных органах очень специфическим, чаще всего используемые системы электронного документооборота не учитывают все тонкости и отличаются несовершенством. Требования по осуществлению контрольных функций в органах муниципального управления все возрастают, поэтому совершенствование действующих систем электронного документооборота является необходимостью этим и объясняется актуальность темы исследования.
Цель работы – разработка рекомендаций по повышению эффективности контроля исполнения документов и поручений в муниципальном учреждении.
Объект исследования – администрация Раменского городского округа Московской области.
Предмет исследования – контроль исполнения документов и поручений.
Для достижения поставленной цели, в работе поставлены следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие и содержание документооборота и контроля.
2. Изучить особенности контроля документооборота в муниципальных учреждениях
3. Проанализировать современные электронные системы документооборота и их задачи в муниципальных учреждениях.
3.Изучить организационно-управленческую характеристику администрации Раменского городского округа.
4. Провести анализ принятой практики организации контроля за документооборотом
5.Обобщить проблемы в действующей системе контроля документооборота
6. Разработать мероприятия по расширению возможностей контроля в работе с управленческими документами.
Для исследования в работе использованы методы: аналитический метод, метод синтеза, дедукции, индукции, графический и расчетный методы.
Теоретическую и методологическую основу исследования составили законодательные акты РФ, Московской области, труды отечественных авторов: И.Ю. Байковой, Т.А. Быковой, О.С. Грозовой, Л.А. Дорониной, Т.А. Казакевича, И.Н. Кузнецова и других, а также материалы, опубликованные в специальных журналах по теме исследования: К. Мельникова, Е.В. Пахомова, Л.В. Путькиной, С. Смирнова и других.
Фактической базой исследования послужили материалы администрации городского округа Раменское Московской области.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Во введении определены актуальность, цель, задачи, предмет и объект исследования.
В первой главе работы рассмотрены теоретические основы. Рассмотрены понятие и содержание документооборота и контроля, изучены современные электронные системы документооборота и их задачи в муниципальных учреждениях.
Во второй главе исследованы аспекты работы администрации Раменского городского округа: проведен анализ принятой практики организации контроля за исполнением поручений и документов и обобщены проблемы в действующей системе документооборота. По результатам анализа разработаны мероприятия по расширению возможностей контроля в работе с управленческими документами.
Заключение содержит выводы по всем главам работы.

Заключение:

В соответствии с поставленными в работе задачами, в первой главе работы проведено теоретическое исследование, в результате которого сделаны выводы о том, что документооборотом является движение документов в организации с начала их создания либо получения до окончания исполнения или отправления.
Цель делопроизводства состоит в обеспечении документирования и организации работы с управленческими документами.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.
Для эффективно функционирующей системы делопроизводства организации внедряется механизм документационного обеспечения предприятия, подбирается стратегия автоматизации с учетом верного выбора программных продуктов.
Документооборот на предприятии регулируется многочисленными нормативными правовыми актами, среди которых Гражданский, Трудовой и Административный кодексы, ГОСТ Р 7.0.97-2016, федеральные законы «Об архив¬ном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Рассмотрение принятой в российских компаниях системы контроля документооборота позволяет сделать вывод о его достаточной сложности. Для осуществления контроля в организациях создаются специальные подразделения. Снижение трудоемкости контроля достигается путем автоматизации документооборота организации.
Среди особенностей российской системы делопроизводства выделяют: длительность обработки документов, трудоемкий процесс регистрации документов, отсутствие корпоративных стандартов по делопроизводству, обязательность отражения информации на бумажных носителях и их длительное хранение, низкая автоматизация документооборота.
Инновационные компьютерные технологические процессы всё
стремительней приходят в работу муниципальных органов власти, устанавливают пути изменения и модернизации.
Применение в управлении информационно-технологических процессов, преобладающих наиболее большей гибкостью, мобильностью и возможностью адаптироваться к разным обстоятельствам деятельности считается незаменимым обстоятельством увеличения эффективности управленческого труда в органах местного самоуправления.
Особенностями систем электронного документооборота в органах местного самоуправления является работа с большим массивом документов, к которым имеет доступ большинство муниципальных служащих, обеспечение безопасности транзакций документов, возможность отслеживания документа на всем протяжении работы с ним вплоть до архивации, автоматизация функций контроля, работы с обращениями граждан, работы с разными базами данных муниципального управления.
В администрации Раменского городского округа для обработки документов используют систему электронного документооборота (СЭД).
Вначале работа с информацией осуществлялась только с помощью стандартных программ: текстовых редакторов, электронных таблиц и систем баз данных. С увеличением и усложнением задач возникла необходимость создания специализированных программных комплексов, так называемых автоматизированных систем обработки информации (АСОИ), систем управления баз данных (СУБД) и автоматизированных рабочих мест (АРМ).
Разработкой и внедрением таких комплексов в рамках аппарата администрации занимается информационная служба.
Это такие ОУБД как «Несовершеннолетние», «Учет жилья», «Жалобы», АИС «Штатное расписание», «Реформирование жилья», «Ветхий фонд», «Контроль», «Кадры» и т. д. используются локально в структурных подразделениях администрации.
В настоящее время в администрации компьютеры соединены в локальные сети (ЛВС), а основная масса информации хранится на выделенных серверах – специальных компьютерах, предназначенных для этих целей. Доступ к информационным ресурсам осуществляется через ЛВС, что заметно уменьшает время доступа к данным, экономит ресурсы персональных компьютеров, и, что немаловажно, предотвращает дублирование информации.
Администрации Раменского городского округа является органом муниципального управления. В своей деятельности администрация руководствуется действующим законодательством. Организационная структура линейно-функциональная, руководство осуществляет глава администрации через функциональных заместителей.
В администрации создано структурное подразделение, отвечающее за организацию работы с управленческими документами, в рамках которого закреплены обязанности по работе с распорядительными документами. обращениями граждан и контролю за исполнением документов. Разработаны инструкции по организации документооборота и инструкция по работе со служебными документами. Анализ выявил, что в настоящее время возможности используемой системы электронного документооборота ограничены. Отсутствуют многие важные составляющие. Позволяющие совместно работать над одним и тем же документом. До исполнителей информация об исполняемых документах доходит не своевременно и не в полном объеме.
Анализ системы контроля за исполнением управленческих документов показал, что в настоящее время она не может быть признана эффективной, так как без нарушения сроков исполнения по обращениям граждан имеется только в одном управлении.

Фрагмент текста работы:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 Понятие и содержание документооборота и контроля

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде.
Документ – представляет собой результат отображения информации о людях, предметах, факторах, событиях, явлениях и процессах .
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления .
Целью делопроизводства является обеспечение документирования и организации работы с официальными документами — Документирование – означает запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу .
Важной функцией документа является его юридическая сила — свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления .
В результате документирования деятельности организации создается документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода в печать становятся бумажными.
Организация работы с документами это — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия . В организации должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
В частности, правила работы с документами в конкретной организации составляет систему делопроизводства.
Состав документов в организации зависит от: порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); объема и характера взаимосвязей в организации; характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
Главной составляющей процесса управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления, является организация делопроизводства.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя следующие составляющие: получение информации; переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти процессы неразрывно связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения наиболее эффективного результата, прежде всего, важно качество информации и ее достоверность, которые определяются ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
От качества функционирования системы работы с документами зависит успех организации по достижению цели, а главной целью работы организации является – получение прибыли. Это зависит непосредственно от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов .