Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Кадровое делопроизводство: документирование процесса приёма на работу в Название организации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 4
Глава 1. Теоретические основы документирования процесса приема на работу 7
1.1 Нормативно-правовая база процедуры приема на работу 7
1.2 Процедура документарного оформления процесса приема на работу 15
Глава 2 Оценка документирования процесса приема на работу в ООО «Оникс-Юг» 26
2.1. Общие характеристики организации 26
2.2 Оценка процесса документирования приема на работу в ООО «Оникс-Юг» 28
Глава 3. Предложения по совершенствованию процесса документирования приема на работу в ООО «Оникс-Юг» 33
Заключение 37
Список использованной литературы 39

Введение:

Актуальность темы исследования. В настоящее время существуют тенденции соотносить эффективность функционирования любой организации и эффективность сотрудников, уровень их соответствия тем должностям, которые они занимают.
Качество управления не может не влиять на работу с документами. Основным продуктом управленческого труда являются именно документы, в которых фиксируются управленческие решения. Систематический анализ качества и количества документации в аппарате управления и в структурных подразделениях позволяет получить определённые исходные данные для совершенствования процесса управления документами.
В современный период важнейшее значение в правовом регулировании трудовых отношений приобрели вопросы развития публичных и частноправовых начал в отрасли трудового права, в связи с чем, одной из перспективных задач является совершенствование процесса документирования приёма на работу.
В данной работе рассматривается проблема, связанная с исследованием документирования процесса оформления трудовых отношений (приёма на работу). Актуальность выбранной проблематики исследования может быть аргументирована тем, что грамотное документирование процесса приема на работу – это значимый вектор работы кадровой службы организации, поскольку от степени общей эффективности действий персонала в целом зависит стабильность организации, уровень ее конкурентоспособности.
Научная новизна выпускной аттестационной работы определяется тем, что все практические вопросы, с которыми чаще всего сталкиваются кадровые работники, можно решить путем грамотного подбора методов и соблюдения алгоритма в процессе данной процедуры.
Теоретическая и методологическая основа работы – методические и теоретические результаты исследований в сфере управления персоналом, кадрового менеджмента, делопроизводства, а также действующие нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют сферу трудовых отношений; статьи и монографии по проблематике кадрового делопроизводства.
Объект исследования – документирование приема на работу в ООО «Оникс-Юг».
Предмет исследования – процесс организации документирования приема на работу в ООО «Оникс-Юг».
Цель выпускной аттестационной работы – разработка предложений по совершенствованию процесса документирования приема на работу в ООО «Оникс-Юг».
Для достижения сформулированной выше цели необходимо решить следующие теоретические и практические задачи:
 рассмотреть теоретические подходы и нормативно-правовую базу процедуры приема на работу;
 проанализировать процедуру документарного оформления процесса приема на работу;
 дать общую характеристику анализируемой организации – ООО «Оникс-Юг»;
 рассмотреть особенности процесса документирования приема на работу в ООО «Оникс-Юг»
 разработать предложения по совершенствованию процесса документирования приема на работу в ООО «Оникс-Юг».
Методы исследования: экономические методы, методы статистической обработки информации, методы системного анализа и другие качественные и количественные методы.
Информационная база исследования: общие данные ООО «Оникс-Юг».
Практическая значимость результатов исследования приема на работу и оформления трудовых отношений состоит в использовании предложенных мероприятий руководством ООО «Оникс-Юг» с целью оптимизации существующей системы кадрового делопроизводства (документирования приема на работу).
Структура работы определяется целью и задачами и включает введение, три главы, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.

Заключение:

Кадровая служба является сердцем любой компании, поскольку именно данное подразделение обеспечивает всю организацию трудовыми ресурсами, а также осуществляет документооборот в области кадрового делопроизводства.
В настоящий момент деятельность кадровой службы регулируется множеством разных законов, постановлений, указов, ГОСТов и других нормативно-правовых документов. Среди наиболее значимых правовых документов необходимо выделить Конституцию Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О персональных данных». Именно данные документы в большей мере регулируют всю деятельности кадровой службы.
Так, прием работника на работу регулируется нормами Трудового кодекса Российской Федерации и осуществляется в несколько этапов, которые включают прием документов, ознакомление работника с локальными нормативными актами организации, подготовку документов на прием и т.д.
В процессе приема работника на работу специалисты кадровой службы должны руководствоваться положениями действующего законодательства, поскольку от правильности ведения документооборота зависят результаты работы предприятия. Так, следует говорить о возможных проверках, которые наиболее часто приходят в крупные организации. При обнаружении недочетов или грубых нарушения компания может получить административное наказание в форме наложения штрафа. Соответственно корректная работа кадровой службы играет важную роль.
В рамках работы был проведен анализ кадрового делопроизводства в ООО «Оникс-Юг». Была проанализирована организационно-правовая форма предприятия, численный состав сотрудников и процесс кадрового делопроизводства, в частности изучен процесс принятия работника на работу.
Так в ходе анализа были выявлены, как мелкие недочеты, так и грубые нарушения, которые могут повлечь серьезные последствия в форме штрафов. Обобщая, можно выделить такие недостатки, как отсутствие книги регистрации трудовых договоров и журнала регистрации приказов о приеме на работу, предоставление неправильной формы согласия на обработку персональных данных и договор о полной материальной ответственности, недочеты в сфере составления должностных инструкций и трудового договора. Однако серьезным нарушением стало ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Так в организации, вместо утвержденной формы, использовались заполненные в электронном виде формы и распечатанные на принтере, вложенные в обычную папку. Такое грубое нарушение может повлечь за собой административное наказание в форме наложения штрафа на организацию.
Так, наличие данных недочетов и нарушений обусловило необходимость разработки рекомендаций по их устранению. В первую очередь организации необходимо правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, заказав ее в типографии. Так же было рекомендовано пересмотреть правильность заполнения трудовых договоров, в частности графика работы, поскольку типовая форма определяет работу по пятидневной рабочей недели, а в организации есть работники, работающие по сменному графику. Кроме того, в качестве рекомендаций предложено вести книгу регистрации трудовых договоров и журнал регистрации приказов о приеме на работу, разработать отдельную форму согласия на обработку персональных данных и договор о полной материальной ответственности, и ряд других мероприятий.
Таким образом, применение данных рекомендаций позволит компании наладить и скорректировать правильность процесса кадрового делопроизводства и избежать проблем с проверками.

Фрагмент текста работы:

Нормативно-правовая база, регулирующая деятельность кадровой службы, делится на локальную нормативную базу и нормативную базу общегосударственного значения.
В числе главных документов кадровой службы необходимо выделить Конституцию Российской Федерации, которая устанавливает право каждого человека на труд и на соответствующее вознаграждение за выполнения трудовой деятельности, но не ниже минимального размера оплаты труда.
Также Конституции Российской Федерации называет в качестве одного из самых главных кадровых документов трудовой договор. После оформления трудового договора кандидат на должность становится работником и на него распространяются все нормы трудового права Российской Федерации.
Вторым по важности документом, регулирующим деятельность кадровой службы, является Трудовой кодекс Российской Федерации. В данный документ включены вопросы социального партнерства в области труда, оформление трудовых отношений, определения времени работы и отдыха, оплаты и нормирования труда. Так же трудовой договор содержит сведения о гарантиях и компенсации затрат, а также информацию о трудовой дисциплине, охране труда и защите трудовых прав и свобод.
Для кадровой службы одними из наиболее важных, являются вопросы, которые напрямую связаны с документированием трудовых отношений.
Так, в Трудовом кодексе Российской Федерации указаны состав кадровых документов, а также определён порядок их оформления. К примеру, документы, которые оформляются в процессе приема на работу, указаны в статье 68, а документы, оформляемые при переводе работника, указаны в статье 72.1, 72.2 и 73. Статья 84.1 регламентирует процесс оформления документов при увольнении работника.
Наиболее значимыми статьями Трудового кодекса являются 57 и 67, поскольку именно они посвящаются трудовому договору. В данных статьях указывается форма и содержание данного документа. Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации регламентирует состав информации, которая включается в трудовую книжку работника.
Одному из наиболее важных локальных нормативных актов организации — правилам внутреннего трудового распорядка, отведена статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации, а коллективным договорам и соглашениям глава 7 Трудового кодекса Российской Федерации.
Следующим важным документом, который регламентирует сбор, хранение, использование и передачу персональных данных является Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ. В данном законе определяются такие понятия, как в «персональные данные», «обработка персональных данных», «предоставление персональных данных». Работники службы кадров обязаны знать нормы данного закона, поскольку их деятельность напрямую связана с обработкой информации.
На основании статьи 6 данного закона ключевым условием для обработки персональных данных является их использование исключительно с согласия владельца. Так, согласие работника оформляется в письменном виде, к примеру, в форме расписки или утвержденной формы. В ней должны быть указаны фамилия, имя и отчество владельца персональных данных, данные его паспорта, а также перечислены сведения, которые относятся к персональным данным работника, и формы их использования. Документ должен быть подписан работником и с указанием даты и расшифровки подписи.
На основании норм Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ в каждой организации разрабатывается обязательный локальный нормативный акт — положение о персональных данных. При его создании необходимо руководствоваться статьей 14 Трудового кодекса Российской Федерации.
Кроме указанных выше законов, деятельность сотрудников кадровой службы осуществляется и на основании нормативно-правовых актов, которые изданы Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Федеральными органами исполнительной власти.
Так, особенности оформления и ведения трудовых книжек регулируются следующими нормативно-правовыми актами:
1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Данное постановление утверждает основные правила ведения и хранения трудовых книжек, а также изготовление бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей. В данном постановлении указаны ключевые требования, которые предъявляются к ведению трудовых книжек, внесению изменений, выдаче дубликатов, а также их учету и хранению. Также данное постановление регулирует и утверждает формы трудовой книжки и вкладыша к ней.
2. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. № 669. Данная инструкция направлена на дополнение и конкретизацию основных вопросов заполнение трудовых книжек.
3. Вопросы хранения документов по личному составу фиксируется в Распоряжении Правительства РФ от 23.04.1992 N 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» , и Распоряжении Правительства РФ от 21 1994 года N 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» .