Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Автоматизация регистрации документов

Содержание:

Введение 2
1 глава. Теоретические аспекты регистрации документов в процессе организации документооборота в учреждениях. 5
1.1 Характеристика основных направлений документопотоков в документообороте организаций 10
1.2 Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов, этапы автоматизации документов 15
2 глава. Необходимость автоматизации процесса регистрации документов в современных условиях. 21
2.1 Существующие формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ГКУ Центр Занятости населения г. Обнинск. 21
2.2 Анализ и эффективность документооборота в ГКУ Центр Занятости населения города Обнинска. 34
Заключение 39
Список литературы 40
Приложение 1 7
Приложение 2 24
приложение 3 28
Приложение 4 31
Приложение 5 36

Введение:

Документооборот является неотъемлемой процедурой любого предприятия. Все организации (юридические лица) обязаны быть зарегистрированы в государственном реестре и осуществлять свою деятельность, регламентируя ее «на бумаге».
В документационном обеспечении управления предприятием одним из важнейших является процедура документооборота. От него зависит деятельность всех подразделений организации. Организация документооборота на предприятии позволяет осуществить ряд важнейших процедур.
Речь идет о таких процедурах, как регистрация документов, их поиск, учет документации, контроль исполнения и многие другие процессы. От того, насколько быстро будет осуществляться движение документов в организации, зависит то, насколько быстро на предприятии будут доведены до конца все необходимые мероприятия с документами, насколько своевременно до руководства дойдет информация, и соответственно, быстрее придет обратная связь от начальства и многое другое.
Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Однако путь движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации.
В качестве примера можно привести такую ситуацию, начальник перед обработкой документов требует, чтобы абсолютно вся документация проходила через него, и он лично назначал исполнителя.
В таком случае, документы будут проходить сложный, многоступенчатый путь снизу вверх. При четком структурном разделении отделов в организации, документы поступают сразу к исполнителям, что значительно сокращает их путь.
Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но, в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
В связи с этим, актуальность выбранной темы заключается в том, что процесс документооборота в организации играет значительную роль. Именно документооборот является юридическим доказательством существования организации. Каждое предприятие стремится ускорить процесс документооборота на предприятии. Для этого человечество придумало автоматизацию рабочих процессов различных направлений.
Актуальность автоматизации процесса регистрации документов на предприятии заключается в том, что, на сегодняшний день каждое предприятие заинтересовано в том, чтобы как можно больше ускорить процесс движения документов на предприятии.
Для этого человечество придумало множество способов автоматизации рабочих процессов на предприятии в различных областях. В сфере документооборота процесс автоматизации документов помогает решить множество вопросов. Например, поток и движение документов на междугороднем уровне, хранение информации на электронных носителях, организация обработки документов и работы с документами по организованной системе и многое другое.
Предметом рассмотрения в данной работе является документооборот, регистрация документов в организации, и процесс движения документов на предприятии.
Объектом рассмотрения в данной работе является процесс автоматизации регистрации документов на предприятии и процесс движение документов в организации. А также, делопроизводство в Центре Занятости города Обнинск.
Целью данной работы является изучение вопросов автоматизации регистрации документов на предприятии, а также делопроизводство в Центре Занятости города Обнинск.

Заключение:

Подытоживая тему автоматизации процесса регистрации документов внутри организации можно сделать несколько простых выводов:
1. На современном историческом этапе, процесс автоматизации регистрации документов внутри организации просто необходим для упрощения порядка проведения сотрудниками процедуры регистрации документа, а также для ускорения всех процессов деятельности внутри организации, а также ускорение движения документов внутри организации.
2. Среди явных достоинств автоматизированного процесса регистрации документов является помимо скорости и простоты, также мобильность передачи документов. Например, с помощью автоматизированного процесса регистрации и учета документа внутри организации, существует способ быстрой электронной передачи документа в другой город без затрачивания на это времени и физической силы сотрудника.
3. В ходе написания данной работы нам удалось ответить на все, поставленные в работе вопросы, а также цели и задачи данной работы, а именно:
4. Рассмотреть теоретические аспекты регистрации документов на предприятии в автоматизированном и общем режиме.
5. Раскрыть понятие и сущность документооборота, а также его значение для предприятия.
6. Рассмотреть практическую реализацию документооборота на примере Центра Занятости населения города Обнинск.
Также, в процессе написания работы была определена значимость процедуры автоматизации регистрации документов, как в любом предприятии, так и на примере ГКУ ЦЗ города Обнинск.

Фрагмент текста работы:

1 глава. Теоретические аспекты регистрации документов в процессе организации документооборота в учреждениях.
На современном этапе развития документационного обеспечения управления, который характеризуется увеличением информационных потоков, и, соответственно усложнением процедуры и обработки, естественно возрастает научный интерес специалистов к решению данной проблемы. В настоящее время издан целый ряд работ, посвященных теоретическому анализу и прикладным аспектам регулирования документооборота.
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов – в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату. (смотрите приложение 1)