Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Автоматизация документооборота в ДОУ

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 6
1. ОПИСАНИЕ МБДОУ ГОРОДА ИРКУТСКА ДЕТСКОГО САДА №67 12
1.1 Общая характеристика МБДОУ г. Иркутска детского сада №67 12
1.1.1 Основные сведения об образовательной организации 12
1.1.2. Основные направления деятельности организации 13
1.1.3 Описание функциональной структуры предприятия 15
1.1.4 Материальная база и тех. характеристики здания ОУ 16
1.2 Понятие и особенности организации документооборота в МБДОУ г. Иркутска детского сада №67 17
1.3 Системы электронного документооборота 19
1.3.1 Классификация информационных систем в образовательных учреждениях 19
1.3.2 Сущность электронного оборота документов 25
1.4 Предполагаемый эффект от внедрения СЭД 26
2. ПРОЕКТНОЕ РЕШЕНИЕ ПРОГРАММНО-АППАРАТНОГО КОМПЛЕКСА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБДОУ Г. ИРКУТСКА ДЕТСКОМ САДУ №67. 31
2.1. Требования к СЭД МБДОУ города Иркутска детского сада №67 31
2.2 Бизнес-процесс после внедрения СЭД 39
2.3 Выбор СЭД для МБДОУ города Иркутска детского сада №67 43
3. ОПИСАНИЕ ПРОЕКТНОГО РЕШЕНИЯ 54
3.1 Развертывание СЭД МБДОУ города Иркутска детского сада №67 54
3.2 Параметры СЭД МБДОУ города Иркутска детского сада №67 55
3.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 55
3.2.2 Структура программного обеспечения, моделирование основных составляющих 57
3.2.3 Описание программных модулей и способы взаимодействия с пользователем 63
3.3 Структура информационного ядра ИС и справочники 65
3.4 Полномочия пользователей. Инструкция пользователя 73
3.4.1 Основные функции пользователя 73
3.4.2 Инструкция пользователя 75
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 87
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 90
ПРИЛОЖЕНИЯ 93

Введение:

Общественно-политические и социально-экономические преобразования, которые происходят в стране, интенсивно воздействуют на действующую образовательную систему: меняются ценностные ориентиры, применяются новые педагогические технологии, технологии управления, способствующих модернизации содержания образования, интенсивному развитию и внедрению инновационных процессов, адекватных современным требованиям и потребностям времени.
В настоящее время, в мире непрерывного потока информации, все большую актуальность приобретают процессы автоматизации работ рутинного характера и работ, которые легко поддаются формализации. Для достижения этих целей разрабатывается ряд разнообразных программных комплексов автоматизации процессов предметной области.
Создание информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений[9]. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняя значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления.
Электронный документооборот высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы предприятий и организаций. Гарантией успешной работы организации всегда является эффективная деятельность сотрудников и менеджеров организации. Для качественного управления необходимым условием является быстрый доступ к информации и средства автоматизированной обработки таковой. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, имеющих рутинный однообразный характер.
Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.
Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях получения информации из данных (data mining techniques)[9]. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления накопленными знаниями и данными. Они создают основу решений, обеспечивающих автоматизированный и централизованный обмен данными, и получают только необходимую информацию из всех доступных источников.
Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в организации, сделав работу сотрудников более легкой, интересной и значимой. Именно поэтому эффективность управления организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их выполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЕД), которым и посвящена данная работа.

Заключение:

Увеличение объемов документооборота на современном этапе развития общества заставляет вводить работу с новыми источниками информации, совершенствовать формы документооборота, разрабатывать процессы автоматизации.
Для обеспечения возможности и эффекивности внедрения СЭД, следует придерживаться единой системы классификации документации и ее кодирование. Применение единой системы классификации и кодирования информации дает возможность упорядочить документы, что значительно облегчит процесс каталогизации документации как отдельного предприятия, так и документов государственного значения. При условии эффективного функционирования автоматизированного документооборота создаются базы данных всех документов по единой унифицированной системой, облегчающей процесс систематизации этих документов в каталоги.
Эффективность управленческой деятельности во многом определяется уровнем подготовки кадров. Если руководитель образовательного учреждения сам использует информационные технологии в управлении и глубоко осознаёт необходимость их внедрения в образовательный процесс, то он способен оказать всемерную поддержку учителю, который в конечном итоге и формирует личность информационного общества.
Целью внедрения IT-технологий в процесс управления дошкольным учебным заведением является повышение качества и оперативности принимаемых управленческих решений и переход на безбумажную технологию работы. Достичь данной цели можно только при соответствующем оснащении ДОУ компьютерной техникой и свободным доступом к электронным ресурсам.
Внедрение IT-технологий в управление школой позволяет:
1. Снизить трудовые затраты на работу с документами.
2. Уменьшить время на принятие управленческих решений.
3. Повысить коммуникативную (информационную) культуру управления.[22]
С целью поддержания современного уровня информационной обеспеченности, администрация постоянно стимулирует и мотивирует процесс обновления, внедрения новых элементов в общую информационную систему. Так анализ показывает, что в начале текущего учебного года был запущен информационный портал корпорации в сети интернет. Этот элемент системы постоянно развивается привлекая большее количество посетителей, тем самым повышая интерес к учебному заведению и его рейтинг среди других ОУ.

Фрагмент текста работы:

1. ОПИСАНИЕ МБДОУ ГОРОДА ИРКУТСКА ДЕТСКОГО САДА №67
1.1 Общая характеристика МБДОУ г. Иркутска детского сада №67

1.1.1 Основные сведения об образовательной организации
МБДОУ г. Иркутска детского сада №67 функционирует с 1964 г.
Полное наименование – Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение г. Иркутска детский сад №67.
Сокращенное наименование – МБДОУ г. Иркутска детского сада №67.
Юридический и фактический адрес – Российская Федерация, Иркутская область, г. Иркутск, ул. Марии Ульяновой, 17а
Тип — дошкольное образовательное учреждение, вид — детский сад.
Детский сад имеет право осуществлять образовательную деятельность на основании Лицензии об образовательной деятельности.
Контакты:
Телефон: (3952) 37-25-03
E-mail: mdou67irk@yandex.ru
Сайт ДОУ 67: http://detsad67irk.ucoz.ru[2]
Режим и график работы дошкольного образовательного учреждения (ДОУ) — с 07-00 до 19-00 час. ежедневно при пятидневной рабочей неделе для групп с 12-ти часовым пребыванием детей в МДОО.
Выходные дни: суббота, воскресенье, праздничные дни.
В ДОУ функционируют 6 групп для детей от 1, 10 мес. до 8 лет.
Списочный состав детей на 1 ноября -140 детей.
Групп кратковременного пребывания в ДОУ- нет.
Обучение и воспитание детей в ДОУ осуществляется на русском языке. По образовательной программе, разработанной коллективом ДОУ на основе Программы развития «От рождения до школы» Под ред. Н. Е. Вераксы, Т. С. Комаровой, М. А. Васильевой.

1.1.2. Основные направления деятельности организации
Сфера деятельности МБДОУ г. Иркутска детский сад № 67 – предоставление услуг дошкольного образования детям в возрасте от 1,5 до 8-ми лет на территории Ленинского района города Иркутска Иркутской области. Для успешного функционирования руководству приходится постоянно поддерживать конкурентоспособность ДОУ, активно совершенствуя при этом организацию бизнес-процессов и повышая профессиональный уровень персонала.
В условиях развивающейся конкуренции между дошкольными образовательными учреждениями, обусловленной изменением порядка финансирования, когда «деньги ходят за ребенком», выделение основных направлений работы ДОУ во многом зависит от специфики функционирования организации, что должно учитываться представителями администрации при разработке программы развития. МБДОУ г. Иркутска детский сад № 67 — ДОУ общего развития, предоставляющий услуги по уходу и присмотру за детьми наравне с реализацией выбранной образовательной программы, преимущественно охватывающей все пять приоритетных направлений в работе (познавательное, социально-коммуникативное, физическое, художественно-эстетическое, речевое воспитание).
Более того, детские сады оставляют за собой право менять приоритетные цели и задачи функционирования, обеспечивая таким образом наиболее полное удовлетворение образовательных потребностей широкого круга дошкольников.
То есть организация деятельности ДОУ направлена на выполнение муниципального заказа по оказанию услуг в сфере дошкольного образования и удовлетворения потребности заказчиков данных услуг (родителей/законных представителей детей). Для реализации данной задачи руководитель ДОУ должен правильно организовать управление ДОУ.
Управление рассматривается как специализированная деятельность, направленная на упорядочение отношений между людьми в процессе их совместной работы и достижения целей; как активное взаимодействие руководителей образовательного учреждения и других участников образовательного процесса по его упорядочению и переводу в новое качественное состояние, более отвечающее выполнению поставленных задач.
Управление рассматривается как нелинейная диалоговая многофункциональная деятельность участников образовательного процесса, одинаково заинтересованных как в получении высокого результата работы организации, так и в сохранении и развитии участвующих в этом процессе людей, их отношений и неповторимой субъективности.
Общим в определениях является то, что управление – это деятельность по достижению определённых целей, в основе которой – взаимодействие людей, согласование их действий.