Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Аудит кадровой документации на примере компании

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АУДИТА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ 5
1.1. Основные понятия про организацию аудита кадровой документации 5
1.2. Общие нормы организации кадрового документооборота и его законодательное регулирование 22
2. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ООО «ЕВРОСТРОЙСЕРВИС» 29
2.1. Краткая характеристика организации 29
2.2. Оценка состояния кадровой документации в системе управления персоналом 34
3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ООО «ЕВРОСТРОЙСЕРВИС» 40
3.1. Практические рекомендации по совершенствованию ведения кадровых документов 40
3.2. Оценка эффективности предполагаемых мероприятий 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 59

Введение:

В любой современной организации необходима налаженная четкая работа с документами, так как управление находится в зависимости от качества и достоверности, своевременности приема и передачи данных, точной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и применения документов. Вопросам трудовых отношений посвящается все больше внимания, развивается трудовое законодательство, повышаются требования к верному оформлению документации по управлению персоналом для организаций всех форм собственности.
Проверка внутренней кадровой документации предприятия на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства, кадрового делопроизводства, создание алгоритмов кадрового документооборота, документальное оформление приема, увольнения, перевода работников предприятия, отражение отпусков имеет особую актуальность для каждой организации. Именно, благодаря аудиту кадровой документации мы имеем возможность выявить пути улучшения алгоритма ведения документации на предприятии и проблемные моменты в ведении документации.
«Жизнь» любого документа на предприятии подчинено определенным правилам. Конкретный порядок документооборота каждое юридическое лицо устанавливает самостоятельно. Но при этом он не должен противоречить законодательно установленным требованиям.
Рассматривая вопрос аудита и совершенствования документационного обеспечения управления персоналом и порядка документооборота на предприятии, следует отметить исследования следующих авторов: Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.А. Румынина, Л.В. Санкина, В.Ф. Янковой.
Организация работы со служебными документами включает организацию осуществления документооборота, формирование дел, хранение служебных документов и пользование ими текущей деятельности предприятия.
Цель аттестационной работы – провести аудит кадровой документации, рассмотреть порядок организации кадрового документооборота и определить практические рекомендации по его совершенствованию.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
1) рассмотреть основные понятия про организацию аудита кадровой документации;
2) представить краткую характеристику ООО «ЕвроСтройСервис»;
3) оценить состояние кадрового документооборота в системе управления персоналом ООО «ЕвроСтройСервис»;
4) определить практические рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота ООО «ЕвроСтройСервис» и их эффективность.
Предметом исследования работы является процесс организации аудита кадрового документооборота в системе управления персоналом.
Объектом исследования выступает ООО «ЕвроСтройСервис».
В процессе написания работы применялись такие методы исследования как обобщение, сравнение, группировка при анализе действующих нормативных документов; графический метод, табличный метод при анализе кадровой документации организации, а также горизонтальный анализ, вертикальный анализ, сравнительный анализ.
Теоретико-информационную базу исследования составляют нормативные и законодательные акты, которые регулируют аудит кадровой документации, монографические работы и статьи отечественных и зарубежных экономистов в ведущих экономических изданиях, материалы научно-практических конференций, статистическая отчетность ООО «ЕвроСтройСервис» за 2015-2017 годы, сеть Интернет.

Заключение:

На каждом предприятии любой формы собственности происходит постоянный оборот документов независимо от их количества. Чем больше объем документной информации, тем сложнее организация документооборота. Правильная организация документооборота, в свою очередь, способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональной загрузке подразделений и должностных лиц, положительно влияет на процесс управления в целом.
Сегодня документооборот существует на всех предприятиях и представляет собой движение документов с момента их создания или получения до отправки или передачи их на хранение в архив.
Объем документооборота любой организации состоит из входящих, исходящих и внутренних документов, обработанных за период одного календарного года.
Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.
Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:
— прохождение документов на предприятии кратчайшим путем;
— сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, при согласовании);
— одноразовость операций по обработке документов, исключения дублирования при работе с ними;
— централизацию, осуществления однотипных операций с документами в одном месте;
— рациональное размещение на предприятии структурных подразделений и рабочих мест.
Проведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатов показали, что проблему организации кадрового документооборота необходимо рассматривать системно. Для этого предлагаем следующие рекомендации:
1) Убрать или из договора ссылку на ДИ или разработать остальные;
2) Внести в трудовой договор информацию о премировании;
3) Разработать положение о премировании;
4) Разработать и ознакомить сотрудников с должностными инструкциями;
5) Завести карточки на всех сотрудников;
6) Назначить ответственных за ведение табеля. Вести табель 2 раза в месяц и подписывать ответственными лицами.
7) Определить перечень обрабатываемых ПД для каждой категории субъектов ПД (кандидат, сотрудник, родственник, заказчик, подрядчик и т.д.).
8) Привести перечень должностей, реально допущенных для обработки персональных данных в соответствие со штатным расписанием;
9) Разработать комплект регламентов по защите персональных данных, включая описание мест хранения, порядок доступа, порядок хранения в системе, порядок получения, хранения и передачи паролей.
10) Разработать положения об оплате труда и премировании
11) Производить выплаты работникам в дни, предусмотренные Правилами внутреннего трудового распорядка
12) Прописать в локальных нормативных актах порядок выплат вновь принятым работникам.
13) Пересмотреть штатное расписание с точки зрения дискриминации в сфере оплаты труда.
14) Установить локальным нормативным актом порядок предоставления отпуска
15) Урегулировать порядок выплат отпускных, не менее, чем за 3 дня до начала отпуска.
16) Проверить в программе корректность начисления отпускных.
17) Разработать должностные инструкции, чтобы четко определить зоны ответственности каждого подразделения.
18) Для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра позволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск.
19) Пользоваться разработанным нами перечнем документов, необходимых для обеспечения кадрового документооборота.
20) Провести обучение сотрудников. Для этого можно пригласить специалиста со стороны, который будет проводить дополнительные курсы для персонала. Например, провести обучение сотрудников ООО «ЕВРОСТРОЙСЕРВИС», которые учувствуют в организации кадрового документооборота.
21) Утвердить в организации единые стандарты оформления документов в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит придерживаться единого оформления документов, не будет необходимости по-новому переоформлять документы, что в свою очередь снизит временные затраты сотрудников.
22) Для хранения документов и удобства их переработки поддерживать ведение электронного архива и, возможно, дополнить его документами прошлых годов.
Таким образом, считаем, что цель аттестационной работы в проведении аудита кадровой документации, рассмотрении порядка организации кадрового документооборота и определении практических рекомендаций по его совершенствованию, достигнута.
Достижение поставленной цели было осуществлено посредством решения следующих задач:
1) рассмотрено основные понятия про организацию аудита кадровой документации;
2) представлена краткая характеристика ООО «ЕвроСтройСервис»;
3) оценено состояние кадрового документооборота в системе управления персоналом ООО «ЕвроСтройСервис»;
4) определены практические рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота ООО «ЕвроСтройСервис» и их эффективность.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АУДИТА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1. Основные понятия про организацию аудита кадровой документации
Кадровый аудит (КА) – это определенная проверка внутренней кадровой документации предприятия на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства, кадрового делопроизводства, создание алгоритмов кадрового документооборота, документальное оформление приема, увольнения, перевода работников предприятия, отражение отпусков. Благодаря ему мы имеем возможность выявить пути улучшения алгоритма ведения документации на предприятии и проблемные моменты в ведении документации.
На любом предприятии обязательно нужно проводить кадровый аудит, ведь он помогает выявлять ряд рисков для предприятия.
Цели проведения кадрового аудита могут быть разными — от выявления ошибок в оформлении кадровых документов к улучшению работы отдела и оптимизации процесса делопроизводства.
Делопроизводство – старый, привычный, несколько архаичный термин. Это в значительной степени формальное понятие, определяющее порядок документирования и работы с документами. Делопроизводство преимущественно распространяется на так называемую организационно-распорядительную документацию. Оно в основном имеет дело с формой документа и его информационно-поисковым образом, а не с содержанием документа. Собственно, информационная составляющая в делопроизводстве выражена достаточно слабо. Оно предполагает использование технических средств управления и информационных технологий в самой незначительной степени. Исходя из перечисленных особенностей, делопроизводство можно рассматривать как техническую функцию управления .
Управление документацией – наиболее новый для российской практики термин. Обозначаемое этим термином понятие качественно отличается от предшествующих. Управление документацией делает документацию полноценным ресурсом управления . Информационная составляющая здесь выражена в высшей степени, поскольку управление документацией обеспечивает интеграцию документации и информации в управлении. Оно обеспечивает качественный менеджмент по отношению к документации организации как ресурсу управления. Управление документацией основывается на широком использовании новейших информационных технологий. Важнейшей особенностью управления документацией является то, что оно основывается на принципах экономичности и эффективности.
Исходя из этого, управление документацией рассматривают либо как функцию управления, область общего административного управления, либо как самостоятельную область деятельности организации. В действующий терминологический стандарт включены три термина, обозначающие его предметную область, что явно противоречит узким рамкам определения предметной области в названии стандарта . Все три термина сегодня достаточно широко используются в литературе и практике, закреплены в нормативных актах различного уровня. Приведенные в стандарте определения терминов не содержат признаков, достаточно четко разграничивающих данные понятия, что свидетельствует о том, что они нуждаются в дальнейшем изучении и осмыслении.