Аттестационная работа (ВАР/ВКР) на тему Анализ формирования и подготовки дел в конкретной организации для передачи на архивное хранение

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ФОРМИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА ДЕЛ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 6

1.1. ПОНЯТИЕ «ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ»……………………………………………6

1.2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ……………………………………………………………8

1.3. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ………………….11

1.3.1. Обложка дела 11
1.3.2. Внутренняя опись дела 12
1.3.3. Лист-заверитель дела 14
1.3.4. Карта-заместитель дела 17
1.3.5. Лист использования документов 18

1.4. ОСОБЕННОСТИ ПРОШИВКИ ДЕЛ……………………………………18

1.5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ……………………….21

2. АНАЛИЗ ФОРМИРОВАНИЯ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ В ФГАОУ ВО РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 40

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 43

Введение:

Тема выпускной квалификационной работы: «Анализ формирования и подготовки дел в конкретной организации для передачи на архивное хране-ние».
Документация, которая формируется в деятельности учреждения вклю-чает данные разной ценности. В одних документах содержатся данные опе-ративного характера и имеется ценность в течение нескольких лет после сво-его формирования. В других документах содержится информация, являю-щаяся значимой продолжительное время. К примеру, данные о гражданах, где они работают
и учатся, это является социально значимым, по этой причине, документация,
которая содержит данные сведения, сохраняются на протяжении всей жизни
людей. Еще одна группа документов, содержащих ценную информацию для всего общества и развития науки, должна храниться постоянно.
Актуальность выбранной темы объясняется тем, что в результате накопленния массивов документов в организациях могут возникнуть про-блемы с тем, чтобы определить какая документация является ценной не толь-ко для данного учреждения, но и для населения, сколько нужно времени со-хранять такую документацию в архиве учреждения и от какой документации нужно избавляться без ущерба для учреждения.
С практической стороны процесс поиска нужных документов в боль-шом количестве бумаг занимают много времени. По этой причине для того, чтобы устранить волокиту с документацией систематически нужно проводить экспертизу ценности документации – изучать документы для того, чтобы определить сроки хранения и ценность.
Экспертиза ценности документов представляет собой одну из основных функций в документационном обеспечении управления и архивного дела,
потому как, в соответствии с результатами экспертизы ценности документа-ции первого этапа нужно формировать архивный фонд, второго этапа – формировать архивный фонд государственного архива, это в результате приведет к тому, чтобы определить состав
Формирование дел – является помещением исполненного документа в дело, выбрать его в соответствии с номенклатурой дела. Также является важ-ным
систематизация процесса группировки документации.
Обеспечение сохранности документов – является основной задачей
архива. Сложностью того, чтобы решить эту задачу заключается в том, что никто и никогда не формировал документацию для «вечной» сохранности. Вместе
с этим, каждый год архив пополняется новым фондом, а реставрационная возможность остается скромным. Основанием современного подхода к тому, чтобы решить данную проблему является принципом постепенного перехода к дифференцированным, избирательным принципам того, чтобы обеспечить сохранность архивной документации, учитывая их ценность, физическое со-стояние.
Сохранность документов в архиве организации обеспечено с помощью комплексом мер того, чтобы создать нормативные условия, соблюсти норма-тивные режимы и надлежащее организовать хранение документации, исклю-чающие хищение и утрату и обеспечивают поддержание их в нормальном физическом состоянии.
Целью работы является анализ формирования и подготовки организа-ции для передачи на архивное хранение.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
— изучить формирование и подготовку дел для передачи на архивное
хранение;
— изучить основные требования формирования дел;
— исследовать процесс подготовки дел к архивному хранению;
— анализировать формирование и подготовку дел в организации для передачи и архивное хранение.
Степень изученности темы. Для исследования данной темы послужили труды следующих ученых, таких как: Андреевой В. И., Асалиева А. М., Ми-роновой И. И., Басакова М.И., Быковой Т. А., Вяловой Л. М., Санкиной Л. В. и др., а также нормативно-правовые документы, Интернет-ресурсы.
Практическая значимость заключается, прежде всего, в том, что пред-ставленные в нем материалы, положения и выводы могут быть использованы в процессе дальнейшей научной разработки темы, касательно документаци-онного обеспечения.
Предметом работы являются правила формирования дел в организа-ции для передачи в архив.
Объектом работы является формирование дел в ФГАОУ ВО Россий-ский государственный профессиональный педагогический университет для передачи на архивное хранение.
Для решения поставленных цели и задач в работе был, прежде всего, использован сравнительно-исторический метод, позволяющий сформировать целостное представление о процессе передачи документов в архив, также ис-пользовались методы анализа синтеза, классификация, систематизации, опи-сания.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использо-ванных источников.

Заключение:

Формирование дел – это перемещение исполненного документа в дело, при этом оно выбирается по номенклатуре дел. Большое значение имеет си-стематизация документов при проведении их группировки. Итак, расскажем обо всем
по порядку.
Согласно действующему законодательству, под термином «дело»
в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98) . Процедура формирования дела включает группировку и системати-зацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой дел.
Завершающим этапом формирования дела считается составление внут-ренней описи документов, которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело,
с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела.
Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную слож-ность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом со-хранения многостраничного (многолистового) документа. Документы необ-ходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что по-могает не запутаться .
При подготовке и передаче документов на архивное хранение каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу. В нумерацию не включаются листы, содержащие внутреннюю опись дела, заверения, распорядительные листы.
При наличии конвертов-вложений номер проставляется в первую оче-редь непосредственно на конверте, а затем в порядке последовательности – на листах-вложениях. Если в процессе оформления передачи дел на хранение в нумерации допущена ошибка, используются литерные номера.
Для обеспечения сохранности сформированные документы для переда-чи дела в архив прошиваются путем выполнения 4 проколов. При этом все скрепки и зажимы предварительно удаляются, а в начало дела подшивается чистый лист. В случае передачи дел на хранение, содержащих лицевые счета сотрудников
организацию, требуется выполнение архивного переплета.
Заключительным этапом является передача документов на архивное хранение непосредственно в специализированное архивохранилище. Упол-номоченным сотрудником организации и архивистом сверяются реквизиты и содержание всех передаваемых дел, затем составляется и подписывается об-щая архивная опись.
Подводя итог можно сделать вывод о том, что архив университета со-здан как отдел в Управлении документации, возглавляемый заведующим ар-хивом. Также работниками архива являются архивариус и ведущий инженер. Архив университета хранит документы:
 личные дела обучающихся (окончивших университет и отчисленных
по формам обучения);
 личные дела аспирантов, докторантов и соискателей;
 личные дела работников университета;
 лицевые счета работников университета;
 документы постоянного хранения, не переданные на государственное хранение.
Наличие в архивах базы отсканированных документов имеет множе-ство преимуществ, таких как ускорение работы архивных специалистов, од-новременный доступ к одному документу различных людей, сохранение уникальных документов и возможность показывать их на интернет-выставках, не создавая угрозы для подлинника документа. В будущем все большее количество архивных документов будет иметь свою электронную копию,
и возможно недолго осталось до времени, когда любой документ можно бу-дет изучить, не выходя из дома. Что приведет к еще большей интеграции ар-хивов
в жизнь людей.

Фрагмент текста работы:

ФОРМИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА ДЕЛ ДЛЯ ПЕ-РЕДАЧИ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
1.1. ПОНЯТИЕ «ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ»
Формирование дел – это перемещение исполненного документа в дело, при этом оно выбирается по номенклатуре дел. Большое значение имеет си-стематизация документов при проведении их группировки. Итак, расскажем обо всем
по порядку.
Если организация маленькая, с небольшим количеством работников,
то формирование дел может происходить централизованно. Например, этим
может заняться секретарь.
Однако обычно дела формируются в подразделениях, в которых со-здавались документы, или в подразделениях, в которые их передавали для исполнения. В связи с этим все сотрудники офиса должны иметь представле-ние о том, каков порядок формирования дел. Это позволит обеспечить со-хранность документов и ускорит при необходимости поиск нужного доку-мента .
С начала года обычно заводят новые папки для документов. Самое главное – это безошибочно оформить обложку дела, для чего требу-ется номенклатура дел. Формирование дел можно начинать .
Согласно правилам, группировка документов в дело происходит толь-ко, если документ исполнен. Это означает, что на запрос получен (отправ-лен) ответ, а чисто информационное письмо можно сразу же отправлять в дело.
Для того чтобы в дальнейшем поиск документа происходил быстро, очень важен правильный выбор дела соответственно номенклатуре.
Документы, которые связаны с одним и тем же вопросом всегда распо-лагают в совокупности.
Приложения от основного документа не отделяются. Например, при утверждении приказом какого-либо положения приложения помещаются в дело
вместе с приказами по основной деятельности. При этом для более удобной
работы рекомендовано пользоваться другим экземпляром (копией).
Формирование дела обычно происходит в течение одного календарно-го года, однако бывают переходящие дела (т.е. дело продолжается и в сле-дующем году). Например, личные дела сотрудников ведутся в течение всего срока
их работы в учреждении .
Помещение документов, различающихся по срокам хранения, в одно
и то же дело запрещается. Подразумевается, что речь идет о постоянных и временных сроках. Еще при составлении номенклатуры дел определяется правило, что из нескольких временных документов выбирают больший. Сроки хранения документов определяются по нормативному перечню доку-ментов с указанием большого количества сроков .
Также существует такое правило – помещение документа должно осу-ществляться в единичном экземпляре, без черновиков. В одном томе – до 250 листов, при этом толщина составляет до 4 см.
Для определения последовательности расположения документов в деле применяют:
 хронологический принцип – дату входящего письма определяют по да-те его поступления в организацию, а исходящее письмо определяется днем отправления (например, личные дела работников организации формируют по мере поступления документов),
 для удобства располагают получателей или авторов писем по алфавиту (например, зарплатные счета сотрудников располагают по их фамили-ям
от «А» до «Я»),
 вопросно-логический принцип – применяют сочетание нескольких пе-речисленных (например, формируется пакет документов одного контр-агента, а потом пакет другого, дела располагаются, начиная с даты са-мого раннего документа в каждом пакете).
Для правильной организации работы приведенной информации доста-точно. Каждому учреждению или организации необходимо разработать эф-фективную систему группировки документов в дела.
1.2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ
Порядок формирования дел состоит в следующем: распределение ис-полненных документов по делам; расположение документов внутри дела; оформление обложки дела. Формирование и хранение дел в организации может
осуществляться различными способами. Эта процедура может осуществ-ляться как секретарем организации, так и несколькими подразделениями. Во многих компаниях формирование дел осуществляется обоими методами од-новременно .
Так, секретарь руководителя производит формирование и оформление дел с организационными и распорядительными документами, а бухгалтер-ская,
юридическая и прочая документация оформляется в соответствующих под-разделениях.
Как правило, при оформлении дел в подразделениях назначается один
ответственный сотрудник. При таком варианте осуществлять контроль над формированием дел организации значительно проще, как и осуществлять методическое единство в организации .