Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Создание и ведение архива предприятия

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДЛЯ СОЗДАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ И ВЕДЕНИЯ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ 5

1.1 Правовое регулирование деятельности архива организации 5

1.2 Положение об архиве организации 11

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ АРХИВА………………………………………………………………………….13

2.1 Основные требования к созданию помещения и здания архива 13

2.2 Работа с документами, задачи, функции архива 16

2.3 Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива 27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 34

ПРИЛОЖЕНИЯ 39

Введение:

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было делом государственным. Но когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция — сохранить документы. Вторая функция — обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Третья функция — документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция — это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Актуальность темы исследования. Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью исследования изучить особенности создания и ведение архива предприятия

Цель работы определяет следующие задачи:

-изучить правовое регулирование деятельности архива организации;

-изучить положение об архиве организации;

-изучить основные требования к созданию помещения и здания архива;

-проанализировать работу с документами, задачи, функции архива;

-изучить порядок выдачи дел из архива;

-изучить порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива.

Объектом исследования в работе являются особенности создания и ведения архива предприятия.

Предмет исследования составляют правила создания, ведения и нормативно-правовая база архива предприятия.

Гипотеза. Архив способствует эффективному функционированию организации.

Заключение:

В первой главе работы была изучена нормативно-правовая база для создания, организации работы и ведения архива предприятия.

Исходя из проведенного исследования, можно сделать следующие выводы:

 Архив организации как структурное подразделение организации нельзя рассматривать отдельно от самой организации, а следовательно при организации работы архива, нужно руководствоваться правовыми актами, регулирующими деятельность и архива, и самой организации.

 Требования к формированию дел и организации хранения управленческих и технических документов различны и регулируются отдельными актами. Архив управленческой и научно-технической документации должны вестись раздельно.

 Несмотря на рекомендательный характер установленных правил для организаций, только на их основе можно подготовить качественные локальные акты организации (Инструкцию по делопроизводству, Положение об архиве, номенклатуру дел и тд.).

Одним из основных документов в организации регламентирующих деятельность архива является Положение об архиве.

Положение об архиве — это руководство, единый для всех сотрудников стандарт, в соответствии с которым осуществляются все процессы разработки, обработки, хранения и утилизации документации предприятия.

Во второй глава работы были изучены основные правила организации и ведения архива. Исходя из проведенного исследования, можно сделать следующие выводы:

Необходим качественный подход к подготовке помещения, предназначенного для создания архива предприятия. Должны соблюдаться пожарные, охранные и санитарно-эпидемиологические нормы; Использоваться качественные материалы для обработки стен, полов и потолков помещения и поддержания их исправного состояния, ведь от этого зависит сохранность находящейся в архиве документации.

Дела выдаются из архива для использования:

1. сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);

2. другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);

3. для проведения архивных работ с документами (на срок 1 месяц);

4. для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива.

При проверке наличия дел сверяют:

1.название фондообразователя и его структурного подразделения;

2. делопроизводственный индекс;

3. заголовок дела;

4. даты дела;

5. количество листов в деле.

На сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации

 

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДЛЯ СОЗДАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ И ВЕДЕНИЯ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Правовое регулирование деятельности архива организации

Сегодня невозможно представить какую-либо сферу человеческой деятельности без правового регулирования. Каждое предприятие независимо от сферы деятельности, формы собственности и т. д. функционирует на основании правовых актов, архивная отрасль не является исключением. Несомненно, государственные, ведомственные, муниципальные архивы как самостоятельные организации имеют четко определенную систему законодательных и нормативно-правовых актов, регулирующих их работу. В данной статье пойдет речь о правовом регулировании архивов частных, коммерческих организаций.

Под архивом организации понимают структурное подразделение организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [4]. Рассматривая архив организации как ее составную часть, следует отметить его неразрывную связь с другими структурными подразделениями организации. Следовательно, сфера правового регулирования такого архива будет включена в правовое поле всей организации.

Так, организовывая оперативное и архивное хранение документов организации, необходимо руководствоваться не только законодательством в области организации архивного хранения, но и специальным законодательством, регламентирующим деятельность всей организации. Попробуем выделить критерии, по которым следует определять перечень правовых актов, которыми необходимо руководствоваться при работе с документами в той или иной коммерческой организации. Во-первых, организационно-правовая форма предприятия. Согласно гражданскому праву коммерческие организации могут создаваться в форме товариществ, акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, производственных кооперативов и др. [2]. Каждая организационно-правовая форма имеет свою специфику, отраженную в соответствующих законах [5, 6]. Во-вторых, степень секретности документов, передаваемых в архив организации. В зависимости от степени секретности информации, содержащейся в документах, выделяют грифы ограничения доступа: государственная тайна и коммерческая тайна. Отнесение сведений к государственной тайне регулируется Федеральным законом «О государственной тайне» [8]. Понятие коммерческой тайны установлено в законе «О коммерческой тайне» [7], кроме того в организации могут создаваться Положение либо Инструкция по коммерческой тайне, а также Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В-третьих, в зависимости от вида деятельности организации могут выделяться более подробные перечни законодательных и нормативно-правовых актов, необходимых для ее функционирования.

Определив основополагающие акты, на основании которых функционирует организация, перейдем к рассмотрению правовых актов в области архивного права. Архивное право не существует само по себе, положения по организации работы с документами содержатся в различных отраслях права. В первую очередь архивное дело ведется с учетом положений конституционного права и его основного источника  Конституции Российской Федерации. Конституция закрепила право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом [1].

Также архивное право пересекается с уголовным, административным правом в области ответственности за нарушение порядка обращения с документами. В Уголовном Кодексе рассматриваются такие нарушения, как отказ в предоставлении гражданину информации; приобретение или сбыт официальных документов, предоставляющих или освобождающих от обязанностей; похищение или повреждение документов. В Кодексе об административных правонарушениях содержится статья, предусматривающая ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Несомненно, хорошо, что государством предусмотрены такие виды ответственности, но с другой стороны мера ответственности и практика привлечения к ответственности по вышеперечисленным нарушениям именно в области работы с архивными документами оставляют желать лучшего.

Далее рассмотрим правовые акты в области архивного дела в соответствии с иерархией, наивысшую ступень которой занимают законодательные акты. Основным законом в области архивного права выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», он определяет основные принципы функционирования архивов в нашей стране. Читая положения закона, мы видим отличия требований, предъявляемых к государственным органам от рекомендаций к организациям. Так, в статье 13 закона указывается, что «государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности» [4].

Следовательно, к коммерческим организациям предъявляются более лояльные требования, чем к государственным органам. Однако, существуют различия требований к организациям, это связано с отнесением некоторых организаций к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Соответственно, спрашивать с организаций-источников комплектования будут в строгом соответствии с актами в области архивного права. Определяют списки организаций-источников комплектования по различным критериям, установленным в нормативно-методических актах Росархива. Таким критерием может выступать, например, особая роль организации (масштаб деятельности, общественно признание, стабильность существования, значимость для страны/региона и т.д.).

Следующую ступень правовой иерархии занимают нормативно-правовые акты Российской Федерации. К таким документам следует отнести Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые содержат требования к оформлению и формированию дел в федеральных органах исполнительной власти [9], однако будут полезны и для частных организаций.

Далее рассмотрим следующую группу актов нормативно-методического характера. Также как вышеуказанные Правила «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [10], несмотря на их ориентацию на органы государственной власти, могут использоваться при создании локальных актов по делопроизводству и другими организациями в силу того, что не существует иных актов, помогающих разрабатывать Инструкции по делопроизводству. К данной группе также относятся новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [26], пришедшие на замену «Основным правилам работы архивов организаций» 2002 года.

Новый документ вызвал много противоречий. Один из разработчиков документа М. В. Ларин в своей статье говорит, что Правила тщательно подготавливались на протяжении нескольких лет и были согласованы с министерствами культуры, связи и юстиции» [26]. Они содержат меньше детализации по работе архива организации по сравнению с Правилами 2002 года, это, по словам автора, сделано намеренно, из Правил исключены положения рекомендательного характера, авторы документа возложили уточнение на локальные документы организаций. С другой стороны, блогер Наталья Храмцовская не рекомендует организациям воспринимать данный документ всерьез, высказывая аргументы в пользу того, что документ оторван от современной реалии работы архивов организаций [37].

С Н. Храмцовской нельзя не согласиться в том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, вправе игнорировать различные методические рекомендации к работе архивов организаций и оставлять на свое усмотрение решение вопросов организации комплектования, хранения, учета и использования своих документальных фондов. Однако, полностью игнорировать существующие нормативные документы все же не стоит, ведь с их помощью можно разработать учитывающие специфику деятельности, локальные акты организации.

Также, при составлении номенклатуры дел организации будут полезны: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения управленческих документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.); «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» ─ для определения сроков хранения технических документов (например, карт, технических паспортов и др.).

Также хочется обратить внимание читателей различия в правилах работы с управленческими и техническими документами. Если правила работы управленческих архивов имеют хорошую правовую базу, по ним написано множество статей, то с техническими архивами дела обстоят сложнее. Во-первых, потому что ответственность за ведение работы с техническими документами возлагается в организациях на технические отделы, которые далеки от знания правил делопроизводства. Во-вторых, правила работы с техническими документами имеют немногочисленную правовую базу. Помимо вышеуказанного Перечня к правовым документам можно отнести ГОСТ Р 21.1003–2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации», определяющего правила учет и хранения подлинников, порядок их восстановления, правила учета и хранения копий технических документов [3].

Содержание:

Введение. 2

Глава 1.
Характеристика систем электронного архива документов. 4

1.1 Понятие,
сущность и виды систем электронного архива документов. 4

1.2 Жизненный
цикл и компоненты систем электронного архива документов. 9

Глава 2.
Внедрение системы электронного архива документов в ООО «Газпром трансгаз Нижний
Новгород». 17

2.1 Общие
сведения о создании и особенности деятельности ООО «Газпром трансгаз Нижний
Новгород». 17

2.2
Организация электронного архива документов и движение документов в ООО «Газпром
трансгаз Нижний Новгород». 18

Заключение. 27

Список
литературы.. 28

Введение:

Актуальность
темы. Распространенные сегодня компьютерные технологии
принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления. До
автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть
времени сотрудников организаций. Низкие показатели эффективности
обусловливались технологиями ручной обработки документов. Распространение
автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на
новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов,
таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне
организации, их регистрацию и контроль.

Современные системы
электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с
документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом.

Храмцовская Н.А. [14]
в одной из своей статье делает анализ существующей законодательно-нормативной
базы в России и ее сравнение с законодательством других стран. Платко А.Ю. [10]
уделяет внимание о состояние современного российского рынка и о перспективах
развития. Мансурова Н.А. [9] раскрывает вопросы внедрения систем
электронного документооборота. Белов С.П. [4]
рассматривает в своем статье методику внедрения СЭД, также Клименко С. В., Крохин
И. В., Кущ В. М., Лагутин Ю. Л. рассматривают вопросы повышения эффективности
автоматизации делопроизводства учреждения, включая специфические проблемы
связанные с переходом на безбумажную технологию [8].

Объект
исследования – системы электронного архива документов. Предмет исследования
– создание и ведение архива в ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород».

Цель
дипломной работы: охарактеризовать преимущества и
недостатки систем электронного архива документов в организациях на основе
существующих методик и опыта.

Заключение:

В ходе работы были
рассмотрены цели и задачи внедрения систем электронного документооборота в
организации, их классификация, существующие методики внедрения. Проведен анализ
опыта реализации проектов по разработке и внедрению СЭД в организациях и
учреждениях разной отраслевой направленности и форм собственности, показаны их
особенности.

Подводя итог, можно
сказать, что на отечественном рынке постоянно ведутся работы по
усовершенствованию автоматизированных систем, предназначенных для управления
документами, что ведет и к росту числа внедренческих проектов, и к совершенствованию
их методик. Сегодня очень много больших и крупных компании внедряют СЭД,
поскольку это обеспечивает быстрый поиск документной информации, работу с
документами в режиме реального времени, повышение эффективности управления в
целом. При этом делаются лишь первые шаги по созданию общегосударственных
стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и
архивов. Не существует универсальной классификации, которую можно было
эффективно использовать в качестве основы для формирования требования к СЭД,
как в технической, так и в прикладной ее части.

Сегодня электронные
архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации,
так как объемы документов увеличиваются. Все чаще из-за сложности доступа к
архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных
простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование
документов, организация и создание электронного архива.

Итак, электронный архив
позволяет более эффективно организовывать хранение документов, а также является
необходимым условием для эффективной работы предприятия или организации,
поскольку объемы документов предприятия или организации постоянно
увеличиваются.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Характеристика систем электронного архива документов

1.1 Понятие, сущность и виды систем электронного архива документов

 Под электронным архивом понимают базу
документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие
осуществлять поиск документа.

Согласно закону, создание
электронного архива в организации должно отвечать следующим требованиям:

— Информация должна быть
доступной для дальнейшего использования;

— Должна быть обеспечена
возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он
был создан;

— При наличии должна
храниться информация, которая позволяет установить происхождение электронного
документа, а также дату и время его отправления [5].

Внедрение электронного
архива, прежде всего, начинается с необходимости структурировать электронную
информацию, независимо от вида документа.

В электронном архиве
будут храниться документы, полученные от физических и юридических лиц, в том
числе: — статистические документы — сюда войдут документы, отражают работу
учреждения;

— Документы по сроку
хранения — войдут документы долгосрочного и временного хранения, а также
ликвидированы документы;

— Документы для
самостоятельной загрузки – зарегистрированный пользователь самостоятельно
загружает документы в архив;

— Исторические документы
— войдут документы, отражающие историю района.

Создание электронного
архива для организации дает устранить проблемы, связанные с бумажной
документацией, и позволит: сократить расходы на хранение документов,
обеспечение надежного хранения документов, повысить управления организации,
эффективно работать с интенсивным потоком документов, обеспечить максимальной
скорости поиска документов, данных о документах.