Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Создание и ведение архива предприятия

Содержание:

Введение. 2

Глава 1.
Характеристика систем электронного архива документов. 4

1.1 Понятие,
сущность и виды систем электронного архива документов. 4

1.2 Жизненный
цикл и компоненты систем электронного архива документов. 9

Глава 2.
Внедрение системы электронного архива документов в ООО «Газпром трансгаз Нижний
Новгород». 17

2.1 Общие
сведения о создании и особенности деятельности ООО «Газпром трансгаз Нижний
Новгород». 17

2.2
Организация электронного архива документов и движение документов в ООО «Газпром
трансгаз Нижний Новгород». 18

Заключение. 27

Список
литературы.. 28

Введение:

Актуальность
темы. Распространенные сегодня компьютерные технологии
принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления. До
автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть
времени сотрудников организаций. Низкие показатели эффективности
обусловливались технологиями ручной обработки документов. Распространение
автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на
новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов,
таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне
организации, их регистрацию и контроль.

Современные системы
электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с
документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом.

Храмцовская Н.А. [14]
в одной из своей статье делает анализ существующей законодательно-нормативной
базы в России и ее сравнение с законодательством других стран. Платко А.Ю. [10]
уделяет внимание о состояние современного российского рынка и о перспективах
развития. Мансурова Н.А. [9] раскрывает вопросы внедрения систем
электронного документооборота. Белов С.П. [4]
рассматривает в своем статье методику внедрения СЭД, также Клименко С. В., Крохин
И. В., Кущ В. М., Лагутин Ю. Л. рассматривают вопросы повышения эффективности
автоматизации делопроизводства учреждения, включая специфические проблемы
связанные с переходом на безбумажную технологию [8].

Объект
исследования – системы электронного архива документов. Предмет исследования
– создание и ведение архива в ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород».

Цель
дипломной работы: охарактеризовать преимущества и
недостатки систем электронного архива документов в организациях на основе
существующих методик и опыта.

Заключение:

В ходе работы были
рассмотрены цели и задачи внедрения систем электронного документооборота в
организации, их классификация, существующие методики внедрения. Проведен анализ
опыта реализации проектов по разработке и внедрению СЭД в организациях и
учреждениях разной отраслевой направленности и форм собственности, показаны их
особенности.

Подводя итог, можно
сказать, что на отечественном рынке постоянно ведутся работы по
усовершенствованию автоматизированных систем, предназначенных для управления
документами, что ведет и к росту числа внедренческих проектов, и к совершенствованию
их методик. Сегодня очень много больших и крупных компании внедряют СЭД,
поскольку это обеспечивает быстрый поиск документной информации, работу с
документами в режиме реального времени, повышение эффективности управления в
целом. При этом делаются лишь первые шаги по созданию общегосударственных
стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и
архивов. Не существует универсальной классификации, которую можно было
эффективно использовать в качестве основы для формирования требования к СЭД,
как в технической, так и в прикладной ее части.

Сегодня электронные
архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации,
так как объемы документов увеличиваются. Все чаще из-за сложности доступа к
архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных
простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование
документов, организация и создание электронного архива.

Итак, электронный архив
позволяет более эффективно организовывать хранение документов, а также является
необходимым условием для эффективной работы предприятия или организации,
поскольку объемы документов предприятия или организации постоянно
увеличиваются.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Характеристика систем электронного архива документов

1.1 Понятие, сущность и виды систем электронного архива документов

 Под электронным архивом понимают базу
документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие
осуществлять поиск документа.

Согласно закону, создание
электронного архива в организации должно отвечать следующим требованиям:

— Информация должна быть
доступной для дальнейшего использования;

— Должна быть обеспечена
возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он
был создан;

— При наличии должна
храниться информация, которая позволяет установить происхождение электронного
документа, а также дату и время его отправления [5].

Внедрение электронного
архива, прежде всего, начинается с необходимости структурировать электронную
информацию, независимо от вида документа.

В электронном архиве
будут храниться документы, полученные от физических и юридических лиц, в том
числе: — статистические документы — сюда войдут документы, отражают работу
учреждения;

— Документы по сроку
хранения — войдут документы долгосрочного и временного хранения, а также
ликвидированы документы;

— Документы для
самостоятельной загрузки – зарегистрированный пользователь самостоятельно
загружает документы в архив;

— Исторические документы
— войдут документы, отражающие историю района.

Создание электронного
архива для организации дает устранить проблемы, связанные с бумажной
документацией, и позволит: сократить расходы на хранение документов,
обеспечение надежного хранения документов, повысить управления организации,
эффективно работать с интенсивным потоком документов, обеспечить максимальной
скорости поиска документов, данных о документах.