Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Совершенствование процессов управления совещаниями.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ.. 3

1. АНАЛИЗ
СЛОЖИВШИХСЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ СОВЕЩАНИЯМИ.. 5

1.1 Процесс
выработки управленческих решений. 5

1.2 Анализ
эффективности принятия управленческих решений в процессе проведения совещаний  16

2.
ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ СОВЕЩАНИЯМИ   20

2.1
Регламентация процессов управления совещаниями. 20

2.2
Формирование функциональных и технических требований к ИТ-системе управления
совещаниями  25

2.3. Подходы
в организации процесса внедрения ИТ-системы на предприятии. 55

3. ОЦЕНКА
ЭКОНОМИЧЕСКОГО И УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЭФФЕКТОВ ОТ РЕАЛИЗАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ.. 57

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 61

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ
ЛИТЕРАТУРЫ 63

Введение:

Различные исследования
показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит
на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч,
бесед, переговоров и т. п. Это жизненно необходимо, поскольку
сегодня информация стала важным ресурсом социально-экономического,
технического, технологического развития любой формы или организации. В таких
условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, отсутствие
которой дезориентирует любую экономическую деятельность.

Задачи деловых встреч имеют решающее значение для
достижения организационной эффективности и поощрения людей к достижению общих
целей. Нет предела совершенствованию технологии проведения деловых встреч.

Стоит отметить, что цифровая трансформация бизнеса уже
затронула значительную часть бизнес-процессов крупных компаний, в том числе
функционирование их руководителей. Большинство рабочих проблем теперь можно
решить с помощью смартфона или планшета, что особенно важно для топ-менеджеров,
которые много времени проводят в командировках и командировках. Редким
процессом, который еще не был полностью автоматизирован, является проведение
встреч и саммитов.

Система автоматизации собраний обеспечивает
эффективность коллегиальных советов крупных распределенных организаций и
помогает им принимать быстрые и обоснованные решения, проводя собрания в
удаленном формате. Благодаря возможной интеграции с другими информационными
системами, программы автоматизации совещаний позволяют организовать непрерывный
процесс работы коллегиальных органов и контролировать исполнение решений
совещаний.

Таким
образом, актуальность выбранной темы исследования обусловлена необходимостью
обеспечения эффективности управления деловыми совещаниями в современных
условиях.

Объектом
исследования является деловые совещания.

Предметом
исследования особенности применения ИТ — технологий в процессе управления
совещаниями.

Целью
данной работы является определение направлений совершенствования управления
деловыми совещаниями.

В соответствии с поставленной целью определены
следующие задачи:

-изучить
процесс выработки управленческих решений

— провести
анализ эффективности принятия управленческих решений в процессе проведения
совещаний

— представить
регламентацию процессов управления совещаниями.

— рассмотреть
формирование функциональных и технических требований к ИТ-системе управления
совещаниями

— изучить
подходы в организации процесса внедрения ИТ-системы на предприятии

— провести
анализ экономического и управленческого эффектов от реализации мероприятий.

Теоретической
и методологической основой исследования являются статьи и монографии
отечественных и зарубежных учёных и практиков, посвящённые вопросам автоматизации
процессов управления совещаниями.

Во
время написания исследования применялись следующие методы исследования: анализ
и синтез, сравнение, исторический метод, качественный анализ документов, анализ
тематических сайтов и официальных веб-ресурсов.

Структура
работы определена целью и задачами исследования и состоит из введения, трех
глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Организации, которые добиваются успеха,
отличаются от тех, которые противостоят им, главным образом тем, что у них
более динамичное и эффективное руководство. И поэтому успех любого бизнеса
определяется тем, насколько активно и сознательно люди в нем участвуют. Именно
поэтому социально-психологические методы управления, направленные на достижение
поставленной цели и влияющие на конечный результат деятельности предприятия,
являются основополагающими для руководителя.

Совещание — одно из важнейших направлений
деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию
функционирования всей команды. Необходимость встреч очевидна. Они необходимы
для ускорения процесса принятия и повышения его обоснованности, для
эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения определенных
задач до исполнителя, но самое главное, для оказания эмоционального воздействия
на участников встречи, а следовательно, и на всю команду.

Совещание — сложный процесс, и при ее
проведении необходимо учитывать большое количество психологических закономерностей
и правил. Объективная реальность на данный момент вынуждает всех руководителей
организаций сталкиваться с проблемой повышения эффективности своей работы,
продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.[15]

Подводя итоги, хотелось бы еще раз
обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого
руководителя организации, его умение четко, четко, быстро доводить информацию
до своих подчиненных, получать от них всю необходимую информацию для того,
чтобы вовремя принимать правильные решения.

Давайте подведем итоги и выделим основные
особенности применения IT-технологий при подготовке и проведении совещаний:

— Точное соответствие системы
корпоративной методике управления собраниями: в полях решений гибко задаются
отчеты, типовые повестки заседаний, периодичность выполнения решений.

— Адаптивность: В системе нет
дополнительных функций, так как все специальные функции настраиваются для
каждого клиента.

Вы можете указать ожидаемый бизнес-эффект:

— Время на подготовку заседания сокращается
в 4 раза, поскольку согласование повестки дня, ознакомление участников с
повесткой дня и дополнительными материалами происходит в электронном виде.

— Сотрудники планируют свое время:
собрания автоматически включаются в календарь Outlook, участники получают
напоминания о собраниях. Это поможет сотрудникам не пропускать встречи и не
опаздывать.

— Система помогает подготовиться к
встрече: заранее согласовать повестку дня с участниками, собрать материалы,
презентации, ознакомить с ними участников.

— Продолжительность встреч сокращается на
30% благодаря качественной подготовке и согласованной повестке дня.

— Сотрудники начинают быстрее выполнять
решения, принятые на совещании, так как сокращается время на подготовку и
согласование протокола.

— Благодаря контролю за исполнением
принятых решений производительность рабочих сессий повышается на 70%.

— Если инструкция по результатам сеанса
должна выполняться регулярно (например, раз в неделю), система будет каждый раз
напоминать исполнителю.

— Система помогает избежать
организационных накладок: обеспечивает бронирование конференц-залов,
информирует участников об изменениях в повестке дня, переносе сроков.

— Руководство анализирует результаты
совещаний в базе знаний: насколько эффективно решаются вопросы по выбранной
теме (например, "Охрана труда"), которые обсуждались на совещаниях в
течение периода (например, за год).

— Автоматизированная программа управления
собраниями может быть интегрирована в MS Outlook. А также настраивается в
интеграции с корпоративным порталом на базе MS SharePoint, CRM-систем (Битрикс
24 и др.).

Подводя итог, можно сказать, что процесс
внедрения ИТ-технологий для автоматизации управления совещаниями не только дает
положительный экономический эффект, но и снижает нагрузку на задействованных
сотрудников.

Фрагмент текста работы:

Процесс
выработки управленческих решений Одно
из многих определений управления сформулировано как сбор информации, разработка
решений и организация их реализации, что подчеркивает высокую важность решений
в управлении.

 Анализируя развитие менеджмента, легко
заметить, что его теория эволюционирует в развитие современных технологий
принятия решений.  Такие решения
определяют направление управления, так как управление основано на контроле за
исполнением, управлении путем экстраполяции прошлого на будущее, управлении с
помощью предвидения управления изменениями посредством гибких экстренных
решений.

 В мировой и отечественной науке в двадцатом
веке развивалась новая область знаний — теория принятия решений.  Столкнувшись с решением военно-стратегических
задач, он распространился в области управления экономикой.  Сегодня существует научная основа для
принятия правильных управленческих решений.

 Разработка эффективных решений является
фундаментальной предпосылкой конкурентоспособности продукции и фирм на рынке,
формирования рациональных организационных структур, правильной кадровой
политики и процедур, управления социально-психологическими отношениями в
компании, создания позитивного имиджа и т. д [5]. На уровне предприятия и профсоюзов число
документированных решений достигает в среднем триста в год, на более высоких
уровнях их значительно больше.  Анализ
выборки показывает, что четвертая часть всех решений (25%) не может быть
принята из-за их недоступности.  Это
происходит по разным причинам: абсурдность целей, сложность контроля,
«упорядочение» мер, отсутствие сроков, ответственность конкретных лиц. Фактически
отмечены свидетельства брака в управленческой деятельности, который влечет за
собой серьезные экономические и социальные последствия (упущенная возможность,
расточительная трата времени и денег, безответственность, снижение трудовой
активности, разложение здорового психологического климата в коллективе). Поэтому организация углубленного изучения
управленческих решений, правильного проектирования и соответствия
методологическим принципам этой работы имеют особое значение.

 Проблема принятия решений носит
фундаментальный характер, который определяется той ролью, которую играют
решения в любой сфере человеческой деятельности [6]. Исследования
по этой проблеме являются междисциплинарными, поскольку выбор способа действия
является результатом сложных связей между различными аспектами: информационным,
экономическим, психологическим, логическим, организационным, математическим,
правовым, техническим и т. д.

Синтезируя
различные компоненты, управленческие решения являются способом постоянного
воздействия подсистемы организации, что в конечном итоге приводит к достижению
целей. Это постоянная связь между подсистемами является важной для организации
в целом, так как, без нее предприятие как система не сможет
функционировать. Понятие
«решение» по-разному трактуется в разных областях знаний.  Итак, в психологии рассматриваются вопросы
принятия решений и решения проблем. 
Таким образом, принятие решения рассматривается как важный этап
действия, который включает в себя психические компоненты, такие как цели, оценки,
мотивы, отношения.

 Общая теория принятия решений, разработанная
на основе математических методов и формальной логики, используется в экономике
и имеет предпосылки для широкого распространения.