Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Проблемы внедрения и тенденции развития автоматизированных систем управления документами в России.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
СИСТЕМ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ 5 1.1 Понятие и сущность системы
автоматизированного управления документами 5 1.2 Виды автоматизированных систем 8 1.3 Процесс работы автоматизированной
системы управления документами 10 ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМ
АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ 13 2.1 Системы «CompanyMedia» 13 2.2 Системы «LanDocs» 16 2.3 Системы «Optima-Workflow» 19 2.4 Системы «БОСС-Референт» 22 2.5 Системы «Дело» 25 2.6 Системы
«Евфрат-Документооборот» 28 2.7 Системы «PayDox» 31 2.8 Порядок внедрения СЭД 34 ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ 37 3.1 Проблемы внедрения автоматизированных
систем управления документами 37 3.2 Пути развития
автоматизированных систем управления документами 39 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 42 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 44

Введение:

Системы управления
документами предоставляют предприятиям возможность цифрового захвата и
преобразования документов и файлов. Функции программного обеспечения для
управления документами могут также распространяться на хранение документов, их
поиск и поиск и совместное использование. Автоматизированное управление
документами уменьшает зависимость предприятия от занимающего много места
оборудования для печати документов, печатной бумаги и кассет для файлов.

Системы
управления документами имеют частичное совпадение с платформами Enterprise
Content Management (ECM) или Digital Asset Management (DAM). Тем не менее, хранение
документов и управление ими являются центральными для управления документами.
Это включает в себя создание изображений, преобразование типов файлов,
управление версиями и управление метаданными, с редактированием документов и
контролем доступа. Альтернативный подход к управлению документами заключается в
том, чтобы включить шаблонную генерацию документов в качестве функции. Таким
образом, создание и распространение бумажных документов не нужно для начала.
Эти системы часто обеспечивают управление жизненным циклом контракта, а также
электронную подпись.

Актуальным
является то, что документированная информация составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении
информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как
кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их
энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Для
современного документоведения важны исследования возможностей современных
информационных технологий с точки зрения их использования в управлении
документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и
практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и
получение на этой базе новых научных результатов.

Объектом
в работе являются автоматизированные системы управления документами.

Предметом
в работе является ведение и развитие АСУД.

Цель
выпускной работы – исследование проблем внедрения и тенденций развития
автоматизированных систем управления документами в России.

В
соответствии с целью, в работе необходимо решить следующие задачи:

1.
Изучить теоретические основы систем автоматизированного управления документами.

2.  Провести анализ систем автоматизированного
управления документами на российском рынке.

3.
Разработать рекомендации по совершенствованию автоматизированных систем
управления документами.

Практическая
значимость работы заключается в том, что реализация сформулированных в работе
предложений и рекомендаций будет способствовать совершенствованию работы с
документами в любой организации

Методологической
базой исследования являются логические (анализ, синтез, индукции, дедукции)
методы, а также системный, сравнительный методы, метод анализа документов.

Выпускная
квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
литературы.

Заключение:

Автоматизированные
системы управления документами представляют собой использование компьютерной
системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания
электронных документов и электронных изображений информации на бумажной основе,
полученной с помощью сканера документов.

Управление
документами — это одна из предшествующих технологий управления контентом, и
далеко не все, что давным-давно было доступно исключительно на автономной
основе, как, например, его образы, рабочие процессы и архивирование. Он
обеспечивает некоторые из самых основных функций управления контентом,
накладывая средства контроля и управления иным образом документами документы.

По
сути, программное обеспечение для автоматизированного управления документами
позволяет организации контролировать и управлять жизненными циклами документов
и информации для повышения эффективности и снижения рисков. Это позволяет
беспрепятственно контролировать ваши документы от создания до архивирования или
уничтожения. Ряд преимуществ, связанных с автоматизированным процессом
документооборота, включает повышение производительности, снижение затрат,
повышение эффективности и снижение рисков.

Отличная
система управления контентом также обменивается информацией и управляет ею в
целом ряде отделов и систем внутри организации и предоставляет стратегии,
методы и технологии для централизованного хранения и управления информацией в
организации.

Сегодня
системы управления документами варьируются по размеру и объему: от небольших
автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих
глобальную аудиторию. Многие системы управления документооборотом предоставляют
средства для включения стандартных методов подачи документов в электронном
виде.

Система
управления документами с открытым исходным кодом стала необходимостью для
каждой организации управлять своими документами с максимальной эффективностью.
Сегодня в Интернете есть несколько бесплатных и платных программ для управления
документами, которые помогут вам выполнить эту работу без каких-либо хлопот.
Тем не менее, первое, что вам нужно понять, прежде чем перейти к покупке, это
то, что эти системы все.

Новейшие
системы управления автоматизацией рабочих процессов дают вам возможность
просматривать ваши бизнес-процессы и автоматизировать их аспекты, чтобы сделать
бизнес более эффективным и облегчить жизнь пользователям.

Типичный
рабочий процесс предписывает, как обрабатывается информация, когда она
поступает в бизнес, и как она обрабатывается, с контрольными точками для
комментариев и утверждений, до действий, отчетов и возможного архивирования, и
удаления.

Одним
из больших преимуществ автоматизированного цифрового рабочего процесса является
то, что статус проекта всегда ясен, и существует надежная запись всех действий.

Автоматизация
документооборота может применяться к бизнес-функциям, таким как процессы
бухгалтерского учета и управления персоналом, или к производству, таким как
цепочка поставок и производственные процессы. Автоматизация рабочего процесса
освобождает пользователей и защищает бизнес.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ 1.1 Понятие и сущность системы автоматизированного
управления документами В настоящее время на отечественном
рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных
для автоматизации управления документами. Автоматизированные системы управления
документами (АСУД) можно классифицировать следующим образом:

—
o системы автоматизации делопроизводства (САД);

—
o системы электронного документооборота (СЭД);

—
o корпоративные системы управления документами (КСУД).

Системы
САД решают задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних
документов, а также учета резолюций и отчетов об исполнении. Эти системы
позволяют осуществлять контроль за исполнением документов, каждой резолюции или
поручения, хранить данные о делах, в которых хранятся документы, а также
обеспечивают быстрый поиск необходимых документов по одним реквизитом или
сообщением реквизитов. Следовательно, системы САД позволяют автоматизировать
рутинные операции работы с документами. В базах данных этих систем сохраняется
не только формальная часть (реквизиты) документов, но и их содержательная часть
в виде текстов, текстовых файлов, образов.

Применение
САД оправдано в небольших учреждениях с незначительным документооборотом. Такая
система функционирует как на отдельном компьютере, так и в локальной
компьютерной сети. [1]

Система
автоматизированного управления документами — это способ организации, защиты, хранения,
оцифровки, маркировки, утверждения и выполнения задач с вашими бизнес-файлами.
Хотя большинство систем управления документами хранят данные в облаке, СЭД —
это гораздо больше, чем просто облачное хранилище. Поскольку передовые системы
управления документами, обрабатывают большие объемы бумаги, можно
оптимизировать рабочий процесс. Например, кто-то с большим шкафом для хранения
документов может настроить автоматизацию для наиболее распространенных типов
документов, которые он обрабатывает, и отслеживать прогресс.

Каждое
программное решение для управления документами должно иметь ряд функций
сканирования, таких как поддержка пакетного сканирования, профили сканирования,
которые используют сохраненные часто используемые параметры сканирования, и т.д.
Помимо сканирования бумажных документов, наиболее частым способом работы с
документами является добавление существующих электронных документы на
программное обеспечение для работы. Многие люди используют метод на основе
папок для управления своими документами. По мере роста количества документов и
папок им требуется корпоративное программное обеспечение для управления
документами, которое поможет им управлять своими документами. Ищите решение,
которое позволит вам импортировать существующую структуру папок, чтобы вы могли
быстро приступить к работе.

Безопасность
документов очень важна для организаций любого размера для защиты
конфиденциальных данных. СЭД обеспечивает лучший контроль над конфиденциальными
документами, а доступ к документам можно контролировать на уровне папок для
разных групп или отдельных лиц. Кроме того, СЭД оставляет контрольный журнал о
том, кто просматривал документ, когда к нему обращались и как он мог быть
изменен. Управляемые документы легко отслеживаются и могут быть помечены для
автоматического оповещения.

Безопасность
документов очень важна для организаций любого размера для защиты
конфиденциальных данных. СЭД обеспечивает лучший контроль над конфиденциальными
документами, а доступ к документам можно контролировать на уровне папок для
разных групп или отдельных лиц. Кроме того, СЭД оставляет контрольный журнал о
том, кто просматривал документ, когда к нему обращались и как он мог быть
изменен. Управляемые документы легко отслеживаются и могут быть помечены для
автоматического оповещения.

Требования
соответствия для определенных документов могут быть довольно сложными.
Несоответствие может привести к штрафам, отзыву лицензий, а в некоторых случаях
к уголовной ответственности. Например, графики хранения записей можно
автоматизировать, а новые документы легче классифицировать и хранить.

Система
управления документами может быть мощным, экономящим время инструментом. В
зависимости от внедренного решения СЭД может извлекать файлы по слову или фразе
в документе — полнотекстовый поиск, или СЭД может применять индексные категории
к документу или папке. Более простая интеграция с бизнес-приложениями облегчает
доступ к важной информации. СЭД также дает возможность удаленного доступа к
документам. Пока есть подключение к интернету, документы могут быть доступны из
любого места.

Кроме
того, поскольку отображаемые документы хранятся централизованно, они не могут
быть утеряны или потеряны после просмотра. Скорее всего, документы будут
неправильно отправлены, и в этом случае их легче найти с помощью перекрестной
индексации.[2] [1] Федеральный закон "Об
архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с
изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ). [2] Правила организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук /М-во
культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. Агентство,
ВНИИДАД. — М., 2007. – 187 с.