Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Подготовка деловой поездки руководителя

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА
1. ОРГАНИЗАЦИЯ   ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ РУКОВОДИТЕЛЯ   В  СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 5 1.1. Порядок документирования деловой поездки руководителя в современных
организациях 5 1.2. Особенности подготовки  деловой поездки руководителя  в современных организациях 9 ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ
ЧАСТЬ. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ РУКОВОДИТЕЛЯ  В
МБОУ «БЕЛОЯРСКАЯ СОШ № 3» 13 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 21 ПРИЛОЖЕНИЕ
1 Приказ о направлении в командировку 23

Введение:

Современный
бизнес невозможен без активного обмена информацией, без овладения новыми
технологиями, без повышения квалификации на всех уровнях делового образования,
без переговоров с партнерами и потенциальными клиентами. Все это входит в сферу
подготовки деловых поездок сотрудников организаций.

Актуальность
выбранной темы обусловлена тем, что документационное обеспечение управления
любой организации рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция
управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться
самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением —
службой документационного обеспечения управления.

Благодаря
этой деятельности: подготовка, организация и реализация успешных деловых
поездок и роли секретаря в этой деятельности, происходит приток новых идей в
развитие бизнеса, завоевываются новые рынки, т.е. осуществляется прогресс.

 Цель работы – раскрыть особенности формирования пакета
документов для деловой поездки руководителя.

Для
достижения в работе поставлены следующие задачи:

— охарактеризовать порядок документирования деловой поездки руководителя
в современных организациях;

— определить особенности подготовки деловой поездки руководителя в
современных организациях;

— описать технологию формирования документов для деловой поездки
руководителя в   МБОУ «БЕЛОЯРСКАЯ СОШ №3»

Практическая
значимость работы заключается в том, что разработанный в работе пакет документов
для деловой поездки руководителя
поможет секретарю не допустить ошибок при подготовке деловой поездки руководителя в
современных организациях и возможно станет ценным путеводителем для
самого руководителя в случае отсутствия секретаря.

Работа
состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

Во
введении обоснована актуальность темы, определены цели и задачи данной работы.

В первой главе раскрыты особенности документирования деловой поездки руководителя в
современных организациях и охарактеризован алгоритм подготовки деловой поездки руководителя в
современных организациях.

Во второй главе разработан пакет документов для деловой поездки руководителя в МБОУ
«Белоярская СОШ № 3».

В
заключении изложены основные результаты и выводы данной выпускной
квалификационной работы «Подготовка деловой поездки руководителя».

Заключение:

В первой главе раскрыты особенности документирования деловой поездки руководителя в
современных организациях и охарактеризован алгоритм подготовки деловой поездки руководителя в
современных организациях.

Для секретаря
руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной
функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой
поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей.
Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя
чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время
деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме
безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и
согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени
и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

В первую
очередь нужно составить служебную записку о направлении директора
в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно
приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму надо
включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также
компенсацию представительских расходов (если предусмотрены). Если билеты
и отель оплачиваются со счета компании, то их стоимость
не включают в аванс.

Представительские
расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика.
На них до командировки составляется отдельный приказ, где
утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских
расходов должна быть внесена в приказ на командировку
и выплачена авансом.

Во второй главе разработан пакет документов для деловой поездки руководителя в МБОУ
«Белоярская СОШ №  3».

Основной целью деятельности
школы является образовательная деятельность по реализации основных
образовательных программ следующих уровней: начального общего, основного общего, среднего общего образования.

Структура
управления образовательной организации включает в себя: директора школы,
руководителей II уровня (заместители
директора), руководителей III уровня
(заведующие), педагогический персонал и прочий персонал (системный
администратор, контент-менеджер, библиотекарь, секретарь руководителя,
делопроизводитель, лаборанты, младший обслуживающий персонал).

Помимо приказа о
командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя
составляет в месте с ним и печатает программу командировки. В программе
указывается организации, отделы, лица (с указанием должности, имени, фамилии,
отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет
присутствовать. Помимо названия организации должны указываться ее адрес и
телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит
встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где
находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА
1. ОРГАНИЗАЦИЯ   ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ РУКОВОДИТЕЛЯ   В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

1.1. Порядок
документирования деловой поездки руководителя в современных организациях Командировка –
служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для
выполнения такого поручения. В последнее время термин «командировка» все чаще
заменяют другим – деловая поездка руководителя.

Служебное задание – выполнение определённого служебного поручения
вне места постоянной работы. Это служебное поручение достаточно зафиксировать в
приказе о направлении в командировку.

Для секретаря
руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной
функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой
поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей.
Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя
чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время
деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме
безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и
согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени
и климатических условиях.

Помимо приказа о
командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя
составляет вместе с ним и печатает программу командировки.

Должны быть
указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча.

Кроме того,
секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с
расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты в гостиницу, выясняет,
как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы
протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Предварительная
программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если
поездка местная или всего лишь на один день. Программа, ориентированная на
несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может
оказаться довольно длинной.

В обязанности
секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Руководитель
знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными
документами передает их для подготовки отчета. Секретарь обрабатывает материалы
командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим
структурным подразделениям и сотрудникам.

Учреждения могут по собственному выбору:

– составить приказ по унифицированной форме № Т-9 или Т-9а;

– применять самостоятельно разработанные формы.

Например, такое возможно, когда на дату завершения служебного
задания нет рейсов до места работы. А как быть, если для проезда в место
командирования и обратно работник использовал личный транспорт? В этом случае
срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой он
должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции,
кассовые чеки и др.).

Сотрудник отчитывался о проделанной в командировке работе
непосредственно в бланке служебного задания. Но в связи с отменой этого бланка
отпала и необходимость в формальном отчёте. Значит, учреждение не должно
требовать от него письменный отчёт.

Это не влияет на права работодателя, установленные трудовым
законодательством, в частности: требовать от сотрудника выполнения в
командировке служебного поручения; требовать представления результатов
исполнения поручения (если таковые возможны). Например, подписание документов
или их доставка, представление документов, свидетельствующих об обучении и т.п.;
привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или
ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Подводя итоги, приведём схему действий в документообороте деловых и
служебных поездок:

– издание приказа (распоряжения) руководителя о направлении
сотрудника в командировку;

– подача сотрудником заявления о выдаче ему подотчётных сумм (на
основании приказа);

– фиксация выбытия сотрудника в командировку в специальном журнале,
например, на основании приказа руководителя.

При возвращении из командировки руководитель предоставляет в
бухгалтерию авансовый отчёт и подтверждающие документы к нему — проездные
билеты, квитанции за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции
электронных терминалов и т. п.

1. Составить
служебную записку

В первую
очередь нужно составить служебную записку о направлении директора
в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно
приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму надо
включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также
компенсацию представительских расходов (если предусмотрены). Если билеты
и отель оплачиваются со счета компании, то их стоимость
не включают в аванс.

Представительские
расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика.
На них до командировки составляется отдельный приказ, где
утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских
расходов должна быть внесена в приказ на командировку
и выплачена авансом.

Служебная записка
составляется от лица генерального директора на его же имя.
Получается, он сам себя направляет в командировку.

2. Оформить приказ
о направлении в командировку

Затем нужно
сделать приказ на командировку — по унифицированной
форме Т-9 или по форме, принятой в организации (форма
приказа прописывается во внутреннем положении о командировках). Как
и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора
и подписывается им же. Документ нужно зафиксировать в журнале
регистрации приказов организации.

Во время
отъезда директора компания не прекращает свою деятельность — кто-то
должен управлять процессами и людьми, подписывать документы. Поэтому
на время своего отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо
и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.

Временно
исполняющим обязанности генерального директора может быть выбран любой
сотрудник, но чаще всего им становятся:

— заместитель
директора,

— технический
директор (CTO),

— соучредитель,

— главный
бухгалтер,

— руководитель
департамента/отдела.

Доверенность
составляется в свободной форме и заверяется печатью организации
и подписью генерального директора.

Что обязательно
должно быть в доверенности:

— имя сотрудника,
временно исполняющего обязанности главы компании;

—  полномочий, которыми наделяется замещающее
лицо;

— дата подписания
и дата истечения действия доверенности.

Одновременно
с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий генерального
директора доверенному лицу. Если в обязанности доверенного лица
до этого не входило замещение директора, то необходимо составить
дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться
письменным согласием сотрудника исполнять обязанности директора.

4. Забронировать
жилье и купить билеты

При бронировании
нужно учесть, что планы руководителя могут измениться в любой момент.
Поэтому стоит покупать билеты с возможностью обмена и возврата —
это позволит сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки.
Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой
брони.

Алгоритм
документирования деловой поездки руководителя включает следующие этапы:

1. Составление
приказа о командировке (составляет секретарь, подписывает руководитель).

2. Составление
приказа о назначении руководителя (составляет секретарь, подписывает
руководитель).

3. Оформление
командировочного удостоверения и служебного задания.

4. Составление
заявки на билеты, бронь гостиницы.

5. Разработка
предварительной программы.

6. Составление
авансового отчета.