Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Организация управления документацией за рубежом (страна по выбору)

Содержание:

Содержание

Введение 3

1. Тенденции развития систем управления документацией в XXI веке 4

2. Особенности управления документооборотом на примере США 9

2.1. Тенденции регулирования систем управления документооборотом в США 9

2.2. Законодательное регулирование управления документооборотом в США 9

2.3. Основные проблемы документооборота в США 10

2.4. Возможности и особенности использования зарубежного опыта при внедрении СЭД в России 25

Заключение 27

Список использованных источников 28

Введение:

Информация как важнейший ресурс современности стала объектом исследования ряда научных дисциплин, среди которых особое место занимает информационный ме-неджмент. Управление документацией тесно взаимодействует с такими дисциплинами, как информационный менеджмент, управление финансовыми ресурсами, риск-менеджмент, управление человеческими ресурсами.

Управление документацией, впрочем, как и информационный менеджмент – про-дукты интеллектуальной деятельности специалистов США. Именно американские иссле-дователи одни из первых предложили новую форму организации работы с документами, качественно отличающуюся от всех предыдущих. Отныне управление документацией выступает как одна из функций менеджмента, способная влиять на эффективность дея-тельности современной организации в целом. А информационный менеджмент представ-ляет собой управление информационными массивами, в т.ч. документационными.

На сегодняшний день система управления документацией в США является одной из наиболее масштабных и эффективных в вопросах организации работы с документами. Национальный Архив и управление документацией (NARA) является ведущим разработ-чиком понятийного аппарата управления документацией, а также инициатором важней-ших глобальных проектов в специализирующейся области: создание электронных архи-вов, электронных библиотек и «электронного правительства», рассекречивание прави-тельственных документов, разработка «облачных решений» и др. Именно изучению осо-бенностей системы управления документацией США и посвящено представленное ис-следование.

Целью работы является анализ современной системы управления документацией в США

Раскрытие темы исследования предполагает решение ряда задач:

— исследовать тенденции развития систем управления документацией в XXI веке;

— рассмотреть особенности управления документооборотом на примере США;

— выявить возможности и особенности использования зарубежного опыта при внедрении СЭД в России.

Теоретико-методологической базой исследования выступают принципы историз-ма, научной объективности и системности. Особое значение в данном исследовании при-обретает метод источниковедения и одна из форм его эволюции – «компьютерное источ-никоведение». Планируемое активное использование теории информации в исследова-нии предопределило выбор информационного метода в качестве ведущего при анализе документов и управления документацией в США.

Цель и задачи исследования определили структуру работы, которая представлена введением, двумя главами, заключением и списком использованных источников.

 

Заключение:

Заключение

Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, мы пришли к следую-щим выводам:

международные требования в области документооборота, несмотря на то, что зако-нодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России;

нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально по-лучившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;

в целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важ-на выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте;

в России имеет место отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, хотя за по-следнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно об-новилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам и рекомендаци-ям ООН, в отличие от законодательства развитых стран. Усиление взаимного влияния национальных экономик и правовых систем требует норм российского законодательства в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стан-дартам.

При сравнении российского и зарубежного направлений развития систем доку-ментооборота можно констатировать следующее:

1. Документооборот в России в большей части все еще остается бумажным; для России в отличие от зарубежных стран характерен чётко выраженный вертикальный ха-рактер движения документов с жесткой регламентацией маршрутов движения докумен-тов, а также наличие специальных служб для выполнения основных делопроизводствен-ных операций.

2. Российским организациям необходимо учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной рабо-ты с документами и для повышения конкурентоспособности. Поэтому руководитель дол-жен предъявлять особые требования к профессиональным знаниям работников, стимули-руя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путем обращения к международной практике.

К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в России можно отнести:

разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил доку-ментирования информации и работы с документированной информацией;

стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и уни-фикацию новых информационных технологий;

обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкцио-нированного доступа;

реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов»;

повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Совершенствование документационного обеспечения управления становится обя-зательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное про-странство.

Фрагмент текста работы:

1. Тенденции развития систем управления документацией в XXI веке

В современном развивающемся мире количество используемых документов стре-мительно растет. Эффективное функционирование каждой организации, независимо от ее профиля, находится в прямой зависимости от уровня оперативной обработки докумен-тации и информации, скорости взаимодействия между структурными подразделениями организации и контрагентами. Поэтому автоматизация документооборота является одной из первостепенных задач современных организаций.

До 80-90 гг. ХХ века документация организаций была представлена в основном на бумажных носителях. И, конечно же, на обработку информации уходило значительное количество времени. В современных условиях сокращение времени работы с информаци-ей возможно в связи со стремительным развитием технологий. Продуктами такого разви-тия являются различные по назначению системы, в частности, система электронного до-кументооборота (СЭД). По мнению экспертов, полный переход на безбумажную обработ-ку невозможен, но всё же электронный документооборот будет преобладать [5].

Электронным документом называют набор информации (текст, изображение, зву-козапись), который сохранен на компьютере (в формате Word, Excel и т.д.). Каждый такой набор информации имеет карточку со своими атрибутами, по которым можно быстро найти документ. Существует понятие потока работ (Workflow) – это определенная после-довательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Напри-мер, последовательностью действий будет являться прием документа, регистрация доку-мента, рассмотрение документа, исполнение документа, бизнес-процессом – работа с об-ращениями граждан. Способ организации работы с документами, где основной объем ис-пользуется в электронном виде и хранится централизованно называют электронным до-кументооборотом [4].

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютер-ную программу (программное обеспечение, систему), которая позволяет организовать ра-боту с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). В ряде случаев СЭД называют системой управления электронными документами (EDMS – Electronic Document Management Systems) [3].

Для традиционного документооборота характерны следующие проблемы:

— возможность потери документов;

— накопление определенного объема документов с неизвестным назначением и ис-точником;

— возможность попадания документации в чужие руки;

— потери рабочего времени в связи с поиском необходимого документа;

— рост затрат в связи с созданием копий документов;

— потери рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документации.

Внедрение СЭД решает все вышеупомянутые проблемы, и при этом появляются дополнительные преимущества в работе, среди которых:

— более организованная и слаженная работа структурных подразделений организа-ции;

— упрощение процедуры работы с документами и повышение её эффективности;

— повышение производительности труда за счет сокращения времени работы с до-кументами (создание, обработка, поиск);

— повышение оперативности доступа к необходимой информации;

— возможность разграничения доступа структурных подразделений и сотрудников к информации.

Однако с переходом на электронные версии документации встает вопрос об обес-печении безопасности и надежности подтверждения подлинности данных документов. Это касается электронной подписи (ЭП) и других подобного рода способов. Электронная подпись является полноценной заменой рукописной подписи, которая обладает полной