Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Организация службы документационного обеспечения

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 2

Раздел 1. Характеристика ОАО «Коммунальщик». 4

1.1. Общая информация об ОАО
«Коммунальщик». 4

1.2. Организационная структура ОАО
«Коммунальщик». 6

1.3. Основные показатели работы ОАО
«Коммунальщик». 7

Раздел 2. Диагностика деятельности ОАО «Коммунальщик» в
сфере документационного обеспечения. 8

2.1. Характеристика ситуации в сфере
документационного обеспечения ОАО «Коммунальщик». 8

2.2. Существующие проблемы в
организации документационного обеспечения ОАО «Коммунальщик». 10

2.3. Сравнение реального положения
дел с «эталонным» представлением о «должном», «желаемом» состоянии. 11

2.4. Причины возникновения проблемной
ситуации. 12

2.5. Предложения по устранению
выявленных проблем в организации службы документационного обеспечения ОАО
«Коммунальщик». 14

Раздел 3. Мероприятия по организация эффективной службы
документационного обеспечения ОАО «Коммунальщик». 19

3.1. Определение правил
делопроизводства, разработка инструкции по делопроизводству. 19

3.2. Организация документооборота.
Электронный документооборот. 21

3.3. Организация контроля исполнения
поручений, документов, в том числе организация работы с обращениями граждан. 26

3.4. Организация хранения и
уничтожения документов. 29

3.5. Оценка эффективности проектных
мероприятий. 30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 35

Список использованных источников. 37

ПРИЛОЖЕНИЕ  39

Введение:

Как театр начинается с
вешалки, так и деятельность любого юридического лица начинается с качественно
организованного процесса управления документами. По большому счету, от того как
будет организована работа по документационному обеспечению организации, будет
зависеть и результат ее деятельности.

Зачастую на практике к
вопросам документационного обеспечения относятся без достаточной степени
внимательности, считая их второстепенными. Однако без качественно выстроенной
системы документооборота достичь высоких результатов в основной деятельности
организации вряд ли получится. Хаотичность в этой сфере может привести к утрате
важных документов, пропускам сроков выполнения заданий, контрактов, санкциям со
стороны контролирующих органов и другим негативным последствиям. Поэтому
вопросы организации службы документационного обеспечения являются значимыми и
актуальными для организаций любых организационно-правовых форм и сфер
деятельности от микропредприятий до крупных холдингов. Тема актуальна особенно
для организаций жилищно-коммунальной сферы, поскольку проблемы в организации
документационного обеспечения могут привести, в частности, к нарушению сроков
рассмотрения обращений граждан, что грозит привлечением к административной
ответственности в виде штрафов. Как следствие этого — увеличение
финансово-экономического бремени и дестабилизация работы юридического лица.

Практическая значимость исследования
заключается в том, что рекомендации и предложения могут быть использованы для
решения имеющихся проблем в организации службы документационного обеспечения на
практике в работе конкретного предприятия (ОАО «Коммунальщик»).

Объект исследования –
деятельность конкретного юридического лица (ОАО «Коммунальщик»). Предмет
исследования – организация документационного обеспечения ОАО «Коммунальщик».

Целью работы является
изучение вопросов организации службы документационного обеспечения конкретного
предприятия и разработка алгоритма действий, предложений по наиболее
эффективному проведению этого процесса, решению имеющихся проблем в этой
области.

Задачи исследования
(работы):

— изучить и
проанализировать научную литературу, нормативные акты по данной теме;

— изучить деятельность
конкретного юридического лица (ОАО «Коммунальщик»), провести диагностику его
деятельности в сфере документационного обеспечения, выявить существующие
проблемы, определить причины их возникновения;

— определить порядок
действий и круг вопросов, которые необходимо решить для устранения существующих
проблем и реализации мероприятий по организации эффективной службы
документационного обеспечения;

— разработать предложения
и рекомендации для устранения существующих проблем;

— оценить эффективность предлагаемых
мероприятий, рассчитать бюджет предлагаемых мероприятий.

Научная новизна работы
заключается в самостоятельном изучении деятельности конкретного юридического
лица и выработке рекомендаций, алгоритма действий, мероприятий для решения
проблем в сфере документационного обеспечения для этой организации. Выявление
проблем ОАО «Коммунальщик» и разработка мероприятий по их решению
осуществляется впервые.

Заключение:

В результате проведенного
исследования изучены вопросы организации службы документационного обеспечения ОАО
«Коммунальщик», разработан алгоритм действий и предложения по наиболее
эффективному проведению этого процесса, решению имеющихся проблем в этой
области у ОАО «Коммунальщик».

Была проведена
диагностика деятельности ОАО «Коммунальщик» в сфере документационного
обеспечения, описана текущая ситуация в организации, выявлены имеющиеся
проблемы, проведено сравнение реального положения дел с эталонным
представлением о должном, желаемом состоянии, определены причины возникших
проблем.

Основные проблемы ОАО
«Коммунальщик» заключаются в нарушении сроков ответа на обращения потребителей,
дублировании одних документов и утрате других, появлении нескольких ответов на
одно обращение или игнорирование обращений, невозможность восстановления
истории работы с документами, потеря времени на обработку исходящей и входящей
корреспонденции, длительный поиск необходимого документа, противоречивость
принимаемых решений, невыполнимость обеспечения быстрой передачи исходных
документов, затраты на бумагу для копирования и создания копий документов в
нескольких экземплярах, отсутствие контроля за исполнением документов,
отсутствие архива документов и т.д.

Сделан вывод о том, что реальное
положение дел в организации службы документационного обеспечения ОАО
«Коммунальщик» далеко от «эталонного» представления о «должном», «желаемом»
состоянии.

В ходе исследования были
выявлены основные причины возникновения сложившейся ситуации, в частности, отсутствие
локальных нормативно-правовых актов, регламентирующих эту сферу деятельности, недостаточное
количество сотрудников службы документационного обеспечения ОАО «Коммунальщик»,
недостаточный профессиональный уровень имеющегося сотрудника, отсутствие
четкого разграничения обязанностей среди сотрудников ОАО «Коммунальщик» в
области документационного обеспечения.

В качестве мероприятий по
устранению выявленных проблем в организации службы документационного обеспечения
ОАО «Коммунальщик» предложено:

— создание полноценной
службы документационного обеспечения в количестве не менее 2 человек,
руководитель, которой должен иметь высшее образование;

— разработка,
согласование, утверждение, внедрение инструкции по делопроизводству ОАО
«Коммунальщик»;

— внедрение системы
электронного документооборота;

— разработка локального
нормативного-правового акта, регламентирующего организацию контроля исполнения
поручений, документов, в том числе работу с обращениями граждан, осуществление
регулярной подготовки и представления руководству справки о состоянии
исполнительской дисциплины, а также вынесение предложений в отношении
нарушителей исполнительской дисциплины для рассмотрения на комиссии по
премированию;

— организация хранения и
уничтожение документов;

— установление показателей
работы, на основании которых будет производиться премирование персонала.

В работе описаны
проектные мероприятия по разработке инструкции по делопроизводству (состав
разделов, содержание документа), по организации документооборота, в том числе
переход на электронный документооборот, экономический эффект от перехода на
систему электронного документооборота, мероприятия по созданию системы контроля
за исполнением документов и поручений, работы с обращениями граждан, механизмы
и критерии оценки результативности ведения документации, мероприятия по
организации хранения и уничтожения документов, в том числе созданию архива.

Фрагмент текста работы:

Раздел 1. Характеристика ОАО «Коммунальщик»

1.1. Общая информация об ОАО «Коммунальщик»

Открытое акционерное
общество «Коммунальщик» создано 01.04.2011 в результате реорганизации
Муниципального унитарного жилищно-эксплуатационного производственного
предприятия «Коммунальщик» (МУЖЭПП «Коммунальщик») в форме преобразования.

ОАО «Коммунальщик»
является правопреемником МУЖЭПП «Коммунальщик». МУЖЭПП «Коммунальщик» было
зарегистрировано в качестве юридического лица 22.12.1993 и до момента завершения
приватизации (01.04.2011) осуществляло деятельность по управлению эксплуатацией
жилого фонда. Собственник имущества – Муниципальное образование город Вологда в
лице Администрации города Вологды. Решение о реорганизации МУЖЭПП
«Коммунальщик» в форме преобразования в Открытое акционерное общество
«Коммунальщик» было принято Администрацией города Вологды (постановление № 5099
от 27.09.2010 г) 27 сентября 2010 года.

Основным видом
деятельности ОАО «Коммунальщик» является управление эксплуатацией жилого фонда
за вознаграждение или на договорной основе (код ОКВЭД 68.32.1), то есть
осуществление функций управляющей компании. Основная цель деятельности –
получение прибыли посредством надлежащего выполнения работ по управлению,
содержанию и ремонту многоквартирных домов. Задачи организации: оказание качественных
услуг в сфере жилищно-коммунального хозяйства; содержание жилищного хозяйства в
исправном состоянии; обеспечение бесперебойной и качественной работы
инженерного оборудования; контроль за обеспечением потребителей коммунальными
ресурсами надлежащего качества и количества; контроль за обеспечением потребителей
качественными жилищными услугами; контроль за соблюдением правил и норм
технической эксплуатации и санитарного содержания жилищного фонда; улучшение и
совершенствование качества оказываемых услуг.

Дополнительные виды
деятельности: строительство жилых и нежилых зданий (код ОКВЭД 41.20); производство
санитарно-технических работ, монтаж отопительных систем и систем
кондиционирования воздуха (код ОКВЭД 43.22); работы столярные и плотничные (код
ОКВЭД 43.32); работы по устройству покрытий полов и облицовке стен (код ОКВЭД 43.33);
производство малярных работ (код ОКВЭД 43.34.1); производство кровельных работ
(код ОКВЭД 43.91).

ОРГН 1113525004812; ИНН
3525258333; КПП 352501001.

Адрес: 160012,
Вологодская область, г. Вологда, ул. Рабочая, д. 13.

Лицензия на осуществление
деятельности по управлению многоквартирными домами № 035-000038 от 22 апреля
2015.

Член саморегулируемой
организации — Некоммерческая организация «Региональная ассоциация Управляющих
компаний» с 09.09.2009 (с 01.04.2011 как правопреемник).

Размер уставного капитала
21 589 000 рублей.

Выпуск ценных бумаг (акции
обыкновенные бездокументарные именные) 1-01-05241-D в количестве 21 589
штук номинальной стоимостью 1 000 руб. одна штука зарегистрирован РО ФСФР
России в Северо-Западном федеральном округе 01.07.2011. Способ размещения: приобретение
акций Российской Федерацией, субъектом Российской Федерации или муниципальным
образованием при преобразовании государственного (муниципального) предприятия
или государственной корпорации (компании). Дата регистрации отчета об итогах
выпуска: 01.07.2011.

Штатная численность — 102
человека.

Органами управления
являются:

Единственный акционер,
совет директоров, генеральный директор.

Высшим органом управления
является единственный акционер. Основные полномочия по управлению компанией
акционер делегирует совету директоров. Руководство текущей деятельностью
осуществляется единоличным исполнительным органом (генеральным директором).

Владельцем 100 % акций
ОАО «Коммунальщик», его единственным акционером является Город Вологда в
административных границах г. Вологды и села Молочное в лице Администрации
города Вологды.

ОАО «Коммунальщик» не
является субъектом малого и среднего предпринимательства.

Миссией ОАО
«Коммунальщик» является удовлетворение интересов потребителей в получении услуг
надлежащего качества по обслуживанию жилищного фонда при прозрачности
финансовой деятельности и регулярной отчетности управляющей компании.

В управлении ОАО
«Коммунальщик» находятся 140 многоквартирных домов.

В перспективах развития
расширение зоны деятельности компании, работа с застройщиками в целях приема на
обслуживание новых домов.

1.2. Организационная структура ОАО
«Коммунальщик»

Руководство ОАО
«Коммунальщик» осуществляется генеральным директором. К руководящему составу
относятся также исполнительный директор и главный инженер.

В структуре имеются
следующие подразделения:

— бухгалтерия,