Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Организация секретарского обслуживания (на примере конкретной организации)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ 5

1.1. Исторические аспекты изучения возникновения и развития профессии секретаря 5

1.2. Теоретические аспекты требований и обязанностей секретаря организации 7

1.3. Нормативная база трудовой деятельности секретаря руководителя 13

1.4. Виды секретарского обслуживания 18

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ПЕРЕКРЁСТОК МИРОВ» 25

2.1. Анализ трудовых функции секретаря руководителя ООО «Перекрёсток миров» 25

2.2. Анализ работы секретаря руководителя по конкретным видам и процессам работ в ООО «Перекрёсток миров» 28

2.3. Направления совершенствования деятельности секретаря руководителя ООО «Перекрёсток миров» 33

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 42

Введение:

Актуальность работы. Понятие секретарь в наше время довольно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника начальника, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

Отсюда многообразие их обязанностей и прав, всяческие требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

В современном обществе предъявляются огромные требования к профессии секретаря. Несмотря на то, что во многом качества секретаря определяются спецификой работы фирмы, организации сложившейся корпоративной культурой и стилем руководства, движущей силой рынка по-прежнему остается личность – неповторимая и многогранная.

Актуальность изучаемой темы обусловлена следующими факторами. Секретарь — распространенная и значимая профессия в современном мире, соответственно, на рынке труда она востребована. Без секретаря сложно обойтись любой фирме, ведь секретарь – первый помощник руководителя. Тот, кто владеет информацией, находится в курсе дел компании.

Сейчас секретаря можно назвать «лицом фирмы». Определение, данное международным профессиональным клубом секретарей, звучит так: «Секретарь – это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, нужными для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции».

Цель исследования – изучение организации секретарского обслуживания (на примере ООО «Перекрёсток миров»)

Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:

— рассмотреть теоретические аспекты требований и обязанностей секретаря организации;

— охарактеризовать нормативную базу трудовой деятельности секретаря руководителя

— исследовать виды секретарского обслуживания

— провести анализ трудовых функции секретаря руководителя ООО «Перекрёсток миров»

— проанализировать работу секретаря руководителя по конкретным видам и процессам работ в ООО «Перекрёсток миров»

— изучить направления совершенствования деятельности секретаря руководителя ООО «Перекрёсток миров».

Объект исследования – основы организации секретарского обслуживания.

Предмет исследования – состояние и оптимизация организации секретарского обслуживания.

Методы исследования. Методологической основой исследования выступают общенаучные методы исследования, включая диалектический метод; метод системного анализа, а также сравнительно-правовой, технико-юридический способ научного познания, метод системности.

Практическая значимость исследования заключается в повышении эффективности секретарской деятельности за счет совершенствования технологии секретарского обслуживания в ООО «Перекрёсток миров».

Структура исследования. Данная работа состоит из:

— Введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи;

— Двух глав и шести параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса;

— Заключения, в котором делаются выводы;

— Списка использованной литературы, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной работы.

 

Заключение:

Таким образом, можно сделать вывод, что в квалифицированном секретаре, берущем на себя всё организационное и информационное обслуживание, нуждается любая организация, как и любой руководитель. Секретарь высокой квалификации освобождает руководителя от нерациональной траты времени, а в случае своей достаточной опытности и доверия со стороны руководителя может взять на себя принятие решений.

Секретарь руководителя современной компании – это помощник, который должен быстро решать многие вопросы не только в соответствии с порученными от руководителя указаниями, но проявлять инициативу, – например, в отсутствие руководителя.

Умение расставлять приоритеты при самостоятельной работе очень важно. Он планирует и организовывает деятельность руководителя, быстро печатает и правильно оформляет документы, составляет тексты и редактирует проекты различных, в том числе сложных документов, справляется с приёмом посетителей, организует мероприятия – совещания, переговоры, командировки и др., осуществляет телефонное обслуживание. Работа секретаря в приёмной руководителя разнообразна, требует высокой культуры и образованности, специальных знаний и навыков.

Кроме того, секретарь должен иметь ряд деловых (организаторские способности, ответственность, надёжность, пунктуальность, исполнительность, инициативность, самостоятельность, лояльность) и личных качеств (коммуникабельность, доброжелательность, интеллигентность, тактичность, трудолюбие и любознательность) которые являются неотъемлемой частью профессии.

Секретариаты и секретари руководителей занимаются подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, текущим хранением и оперативным использованием документов в деятельности организации.

К основной функции секретаря по бездокументному обслуживанию относится организационное обеспечение работы руководства. Сегодня секретарю делегируются разнообразные административные функции.

В ряде стран Западной Европы секретари имеют обширные полномочия по приёму клиентов и гостей фирмы, осуществляют PR-деятельность, могут представлять своих руководителей на торжественных мероприятиях, юбилейных и траурных церемониях, поздравляют сотрудников от имени фирмы, вручают подарки, и т. д. Как и в России, секретари просматривают корреспонденцию на имя руководителя, – но при этом могут направлять часть документов непосредственно на исполнение специалистам, фиксируют и контролируют исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В отсутствие руководителя секретарь обязан проявлять собственную инициативу.

В небольших коммерческих организациях на Западе секретарь, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственной, а иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям передаются функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом.

Порой обязанности секретаря приравниваются к обязанностям заместителя руководителя. Если в организации отсутствует секретариат, как структурное подразделение, то в подчинении у секретаря-референта находится помощник – секретарь. Любой секретарь-референт должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

По данным многих исследований, профессия секретаря входит в число двадцати пяти самых популярных профессий. Разноплановая и интересная работа, приличная оплата труда (прежде всего в крупных городах) делают профессию секретаря привлекательной для лиц, получивших самые разные профессии.

Современные секретари должны хорошо разбираться в информационных технологиях, делопроизводстве, психологии, свободно владеть иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление негосударственных организаций вызвали увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это не могло не привести к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии

Работодатели заинтересованы в подготовке высококлассных секретарейреферентов, способных профессионально анализировать информацию и помогать в управлении.

Мы провели анализ работы секретаря организации ООО «Перекресток миров» и выяснили, что он занимается: организационным, документационным и информационным обеспечением деятельности организации, а именно:

— регистрацией и учетом поступающих документов в организацию документов. Оформлением журнала регистрации входящей корреспонденции.

— оформлением регистрируемых документов с присвоением регистрационного номера.

— регистрацией документов с учетом рассмотрения и наложения резолюции руководителя ООО «Перекресток миров»

— передачей документов исполнителю.

основными трудовыми функциями секретаря руководителя ООО «Перекрёсток миров» являются:

Мы выяснили, что организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности секретаря руководителя ООО «Перекресток миров» заключается в:

— оказании помощи руководителю в планировании рабочего времени;

— планировании рабочего дня секретаря;

— организации телефонных переговоров руководителя;

— организации командировок руководителя;

— организации работы с посетителями в приемной руководителя;

— организации подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

— организации исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

— организации и поддержании функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

— разработке локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;

— составлении и оформлении управленческой документации;

— организации работы с документами в приемной руководителя;

— организации хранения документов в приемной руководителя;

— обеспечении руководителя информацией;

— организации информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

Также мы пришли к выводу, что важной составляющей профессии секретаря являются эргономическая и техническая оснащённость и программное обеспечение рабочего места.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

1.1. Исторические аспекты изучения возникновения и развития профессии секретаря

Точное время возникновения профессии неизвестно, есть только предположения. И можно смело утверждать, что без таких помощников не могли обходиться первые в истории человечества государственные деятели. Секретарская служба начала развиваться в XVI-XVII веках.

Однако были и ранние предшественники. Так, в XV веке в России появились первые приказы и приказное делопроизводство. В работе этих органов и появилась работа с документами, начал формироваться новый класс профессиональных людей.

Глубокие преобразования во всех сферах общества проводил Петр I. Реформы начались с создания Ближней Канцелярии, где вокруг царя образовалась группа сподвижников: Франц Лефорт, Яков Брюс, А.Д. Меншиков. Канцелярию возглавил обер-секретарь, а его помощники занимались скучной и рутинной работой.

Генеральный регламент 1720 года стал главным законодательным актом, регулирующим государственный аппарат. Глава 29 была полностью посвящена работе секретаря, говорила о его обязанностях. Петр I предъявил высокие требования к секретарям. Скорее всего, это было не просто так, поскольку от того, как секретарь донесет дело, зависел исход решения. Тот, кто значился на этой должности, обязан был хорошо знать законы и разбираться в различных ситуациях, быть крайне образованным человеком.

Моральный кодекс, «Юности честное зерцало», созданный при Петре, говорил про основные требования к секретарю: приветливость, смирение, учтивость. А в «Табели о рангах» 5-ый чин был предназначен для тайного кабинета-секретаря.

С 1763 году была введена должность статс-секретарей. Главной их обязанностью был «прием прошений на высочайшее имя». На это должность брали на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. Они относились к 4-му рангу с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование. Именные пенсии и награждались медалями за заслуги. Канцелярия статс-секретарей была школой чиновничьей службы, поскольку через нее проходили многие государственные деятели.

В XIX веке значение и статус профессии меняется. Регламентация отбора и прохождения документов по инстанциям требовала распределения обязанностей между чиновниками. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности вопросов. Работа секретаря регламентировалась инструкциями, где говорилось об обязанностях работы с документами. Блестящую карьеру в этой сфере сделал М.М. Сперанский, который за четыре года прошел путь от домашнего секретаря вельможи до видного сановника.

В период развития империи должность секретаря при дворе занимали только лица дворянского происхождения.

В 1840 году появились личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии получили звание помощников в бизнесе, сопровождали свое руководство в деловых поездках, отвечали на письма. В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей, появляется техника, которая помогает в работе: стенография и пишущие машинки. В организации секретарской службы были значимы такие вопросы, как: служебный этикет, взаимоотношения с начальством, искусство хороших манер. Секретари носили форму, соответствующую их званию.

Подводя итоги, можно сделать вывод о том, что в дореволюционной России секретари были образованными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Они были дипломатичны, использовали все возможности для применения своих навыков на благо государства. Профессия считалась мужской, но изобретение телеграфа и телефонной связи сделало эту профессию и женской.

Но после 1917 года значение секретарской службы стало снижаться и количество их сократилось. В 1925 году секретарей сравнили с машинистками, стали считать их «канцелярско-техническими» специалистами, а после их разделили на две группы: помощники-референты и секретари-машинистки, которые были не равны в обязанностях и окладах. Именно так престиж профессии был утерян.

Возрождение профессии началось в 70-х годах, она как будто рождалась заново, требовала многогранных знаний и навыков.

1.2. Теоретические аспекты требований и обязанностей секретаря организации

Зачастую на выбор профессии у молодежи влияет статус и престиж. Если престиж низкий, то и количество работников в этой сфере будет значительно ниже. В современном мире очень изменилось представление о секретаре. Вместо образа «секретарши», которая сидит за пишущей машинкой, делает кофе и отвечает на звонки, пришел образ высококвалифицированного специалиста с высшим образованием, знанием иностранных языков и всех типов компьютерных программ. Появление рыночных отношений и новых организаций повысили спрос на данную профессию.

Как известно, секретарь и референт — разные профессии.

Секретарь руководителя — помощник, который организует деятельность руководителя, составляет документы, организует совещания, переговоры, командировки.

Референт — специалист, в сфере секретарского дела, готовит решения, доклады, отчеты, анализируют ситуации.

На данном этапе развития общества происходит объединение этих профессий в одну. «Секретарь» — от латинского слова «secret» (тайна), а «референт» означает «человек, сообщающий что-либо». Получается, что сейчас секретарь — референт — доверенное лицо руководителя фирмы, владеющее определенной информацией.

Функции и обязанности секретаря утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. N 333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» согласно которому должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

— организационное;

— документационное;

— информационно-аналитическое.

А также профессия секретаря имеет множество функций, которые можно разделить на две группы:

1. Функции по документационному обеспечению управления;

2. Функция по бездокументному обслуживанию руководства.

Функции по документационному обеспечению управления включают в себя:

I. Подготовку и оформление служебных документов;

II. Организацию документооборота;

III. Хранение и использование документов.

К функциям по бездокументному обслуживанию руководства относятся:

I. Организация приема посетителей;

II. Телефонное общение;

III. Обеспечения покоя руководителя;

IV. Контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы;

V. Организация встреч и переговоров;