Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Организация и технология документационного обеспечения управления сервисного предприятия жилищно-коммунального хозяйства

Содержание:

Введение. 3

1 Общая характеристика службы документационного
обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия. 8

1.1 Основные задачи, функции и нормативно-правовая база
службы ДОУ.. 8

1.2 Организационная структура и численный состав службы
ДОУ.. 20

1.3 Современные технологии документационного обеспечения
управления. 23

2 Анализ организации и технологии документационного
обеспечения управления в ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский. 26

2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО
"КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский. 26

2.2 Анализ организации документационного обеспечения
управления в ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский. 29

2.3 Анализ технологий документационного обеспечения
управления в ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский. 33

3 Направления совершенствования организации и технологии
документационного обеспечения управления сервисного предприятия
жилищно-коммунального хозяйства. 69

Заключение. 75

Список использованной литературы.. 78

Приложение. 81

Введение:

Во все
времена деловое общение было одним из важнейших компонентов компании, важнейшим
средством взаимодействия в ее рамках и мощным рычагом влияния одних ее
субъектов на другие. Это правильно проведенные деловые переговоры, хорошо
сформированное соглашение или умелое обоснование конкретного предложения,
которые в конечном итоге определяют успех ведения бизнеса.

С
глобализацией мировой экономики и растущей открытостью экономик многих стран
бизнес-деятельность получила все большее распространение.

В настоящее
время уровень социально-экономического развития государства очень сильно
зависит от навыков специалистов и компетенции деловой переписки в различных
сферах деятельности.

Изменение
социальной жизни России, реформа социальных, экономических и политических
условий радикально изменили коммуникативную ситуацию в обществе. Одной из
областей, где изменения условий общения наиболее заметны, является система
бизнес-документов.

Существуют
различные определения письма как документа. Так или иначе, служебное письмо –
это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо,
подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо,
приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание,
гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия,
многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они
служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом
пересылаются от автора адресату. [1]

Способы
передачи документа могут быть разными:

— в
системе электронного документооборота между изолированными и удаленными
структурными подразделениями предприятия;

— по
почте, электронной почте, телеграфу, факсу, если переписка ведется между
разными компаниями.

Все
зависит от сложившейся практики в организации, уровня технического оснащения.

Как
правило, переписка осуществляется путем отправки писем внутри организации и
внешним получателям.

Деловая
переписка занимает важное место в процессе заключения, изменения и расторжения
гражданско-правовых договоров.

В
соответствии с Гражданским кодексом РФ договор в письменной форме может быть
заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также
путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной,
телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что
документ исходит от одной из сторон по договору. При толковании условий
договора судом принимается во внимание предшествовавшая договору переписка.

Письмо
может выступать частью договорной документации при заключении международных
договоров (например, Федеральный закон от 11.11.2003 № 142-ФЗ «О ратификации
Рамочного соглашения между Российской Федерацией и Европейским инвестиционным
банком, регулирующего деятельность Банка в Российской Федерации, и
письма-приложения к нему»).[2]

Документ
обладает юридической силой лишь при условии соблюдения установленных
требований.

 Так, в инструкциях по делопроизводству обычно
содержится положение о том, что документы, переданные (полученные) по
факсимильной связи и электронной почте без использования в установленном
порядке технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому
указанные способы не могут применяться для передачи документов, требующих
удостоверения подлинности документа.

При
разрешении экономических споров и рассмотрении дел, отнесенных к компетенции
арбитражных судов, оценивается способность документов служить доказательством,
их соответствие принятым правилам.

Всё
вышесказанное позволяет говорить об актуальности изучения современного делового
письма и особенностей ведения деловой переписки.

Степень
изученности темы. Термин «деловое письмо» рассматривается многими авторами в
различных интерпретациях. Каждый из них использует разные синонимы для
обозначения данного вида документа: письмо, служебное письмо, деловое письмо,
официальное письмо, деловая корреспонденция, переписка. Вопросы изучения
структуры и функций служебных деловых писем отражаются в трудах Т.М. Деева,
Л.А. Дорониной, М.В. Кирсанова, В.В. Ковтонюк, Ш. Сабо, и многих других.[3]

Они учитывают
различные структурные элементы деловых писем, их специфику, требования, виды
функций и т.

Однако мы не
нашли ни одной работы, которая исчерпывающе характеризовала бы вопросы теории,
истории, практики использования официальных деловых писем, их преобразования и
модернизации в условиях компьютеризации.

Новизна
работы заключается в комплексном анализе деловых писем
и обобщении материалов по теме исследования.

Практическая
значимость работы может
быть использована в преподавании элективных курсов; при составлении
рекомендаций по оформлению разного вида деловых писем.

Целью данной работы является разработка мероприятий для повышения эффективности документооборота в ООО
"КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский.

При написании данной работы поставлены следующие
задачи:

— изучить законодательное и нормативно-методическое регулирование деловой переписки
в Российской Федерации;

— рассмотреть основные задачи, функции и нормативно-правовая база службы
ДОУ

— рассмотреть организационную структуру и численный состав службы ДОУ

— рассмотреть современные технологии документационного обеспечения
управления

— провести анализ службы документационного обеспечения управления ООО
"КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский

— провести анализ организации документационного обеспечения управления в
ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский

— провести анализ технологий документационного обеспечения управления в
ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский

— рассмотреть направления совершенствования организации и технологии
документационного обеспечения управления сервисного предприятия
жилищно-коммунального хозяйства

Объектом исследования является ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г.
Жуковский.

Предметом исследования является особенность ведения документооборота в ООО
"КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский.

Теоретической и методологической основой работы
являются положения экономической теории, научные труды ученых, законодательные
и нормативные акты РФ такие как:

— ГОСТ Р
7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта
от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). Составление делового письма
базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ определяет основные
реквизиты писем и их последовательность;

— ГОСТ
ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;

— ГОСТ Р
1.5-2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные.
Правила построения, изложения, оформления и обозначения»;

—
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного
самоуправления (утверждены приказом Росархива от 22.05.2019; зарегистрированы
Минюстом России 27.12.2019, рег. № 57023) (пп. 2.6 и 2.7). На основе новых
Правил в организациях должны разрабатываться (или актуализироваться) свои
конкретные Инструкции по делопроизводству после согласования с органом исполнительной
власти соответствующего уровня, уполномоченным в сфере архивного дела;

—
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
(утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; зарегистрирована Минюстом
России 17.08.2018, рег. № 51922) (пп. 2.10 и 2.23);

— Приказ
Росархива от 11.04.2018 № 44 – утверждает примерную инструкцию по
делопроизводству в государственных организациях в целях совершенствования
делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем
регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки
документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и
подготовки к передаче в архив организации. [1]
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА,
2017. 368 с. [2]
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.:
Дашков и К, 2016. 520 c. [3]
Лузина Т. В. Организация делопроизводства в таможенных органах. М.: Юрайт,
2020. 274 с.

Заключение:

Целью данной работы является разработка мероприятий для повышения эффективности документооборота в ООО
"КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский.

При написании данной работы решены следующие задачи:

— изучено законодательное и нормативно-методическое регулирование деловой переписки
в Российской Федерации;

— рассмотрены основные задачи, функции и нормативно-правовая база службы
ДОУ

— рассмотрена организационная структура и численный состав службы ДОУ

— рассмотрены современные технологии документационного обеспечения
управления

— проведен анализ службы документационного обеспечения управления ООО
"КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский

— проведен анализ организации документационного обеспечения управления в
ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский

— проведен анализ технологий документационного обеспечения управления в
ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский

— рассмотрены направления совершенствования организации и технологии
документационного обеспечения управления сервисного предприятия
жилищно-коммунального хозяйства

По результатам исследования можно
сделать следующие выводы:

Деловая переписка — один из важнейших
видов взаимодействия организации с внешним миром. Создание эффективной работы с
перепиской — это превентивная мера, позволяющая значительно снизить юридические
и административные риски компании.

На особенности переписки влияют:

— отраслевая принадлежность компании.
Так, например, обязательны отношения с заказчиком и с подрядчиками в
строительной деятельности, с покупателями и поставщиками.

— размер компании. Следует отметить,
что оперативная переписка между отделами в крупных компаниях иногда
превращается в систему запросов и отписок, направленную не на решение проблемы
в деле, а на оперативную деятельность.

Деловая переписка — это неотъемлемое
средство связи между компанией и внешними организациями, поскольку это письма,
связывающие авторскую организацию с другими учреждениями.

Через письма обмениваются
информацией, вносят предложения, ведут переговоры и т.д. Иногда информация и
справочные документы просто подтверждают факты, события, которые просто
необходимо учитывать.

Без преувеличения можно сказать, что
это один из самых распространенных видов официальных документов, поэтому успех
решения тех или иных проблем и, следовательно, всего предприятия в целом во
многом зависит от того, насколько точен текст сообщения.

Документооборот и процесс
делопроизводства в ООО "КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский являются частью
работы всех подразделений. Канцелярия, в частности обеспечивает формирование и
передачу документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии
их исполнения и знакомит сотрудников с нормативными и методическими документами
по офисной работе.

Общие правила деловой переписки в ООО
"КАНАЛ-СЕРВИС" г. Жуковский утверждены инструкцией по
делопроизводству, в которой четко определены все требования к языку написания,
оформлению, согласованию, регистрации и отправке.

Проведя анализ процесса
делопроизводства в организации, можно отметить, что весь процесс работы с документами
четко регламентирован, но при этом стоит рекомендовать рассмотреть возможность
вывода СЭД на более современный уровень, включить в инструкцию по
делопроизводству алгоритм согласования документов, разработать пошаговую
памятку написания делового письма для сотрудников. Для осуществления
предлагаемых мероприятий целесообразно назначить ответственных сотрудников и
установить сроки исполнения мероприятий.

Фрагмент текста работы:

1 Общая характеристика службы
документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия 1.1 Основные задачи, функции и
нормативно-правовая база службы ДОУ Документационное обеспечение
управления (делопроизводство) — это вид управления организацией, который
заключается в фиксировании, передаче и хранении информации о состоянии ее
организации, а также о налоговых последствиях изменения состояния. Отрасль организации
работы с официальными документами является важным аспектом работы любого
предприятия, организации содержат документы, которые отражают результаты и
управление производственной деятельностью, финансовое положение, работу с
персоналом, логистику и т.д.[1]

Именно
документы гарантируют выполнение управленческих функций, в них определяются
планы, фиксируются показатели бухгалтерского учета и отчетности и прочее. В
этом контексте можно сказать, что эффективность и качество принимаемых решений,
эффективность их реализации и деятельность организации в целом зависят от того,
как производится работа с документами.

Организация
работы с документами является важной частью процессов управления и принятия
административных решений, которые существенно влияют на оперативность и
качество управления.

Процесс принятия административных решений включает в себя получение
информации, обработку, подготовку и принятие решений.

Эти компоненты наиболее тесно связаны с определенностью управления
документацией. Для достижения экономического эффекта особенно важно определить
качество информации, которое определяется ее количеством, эффективностью,
сложностью и стоимостью.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):[2] [1] Деловая переписка на английском языке / Л.В.
Сальникова и др. — М.: ГИС, 2016. — 160 c. [2]
Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд. М.:
Дашков и Ко, 2021. 405 с.