Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Оптимизация корпоративного документооборота с использованием ИКТ (на примере Транснефть-Балтика.)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 6

1.1. Понятие и сущность корпоративного документооборота 6

1.2. Виды документооборота в организациях 9

1.3. Общая характеристика информационно-коммуникационных технологий, применяемых в целях оптимизации документооборота 11

2. АНАЛИЗ КОРПОРАТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ТРАНСНЕФТЬ-БАЛТИКА» 18

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Транснефть-Балтика» 18

2.2. Анализ организации корпоративного документооборота в ООО «Транснефть-Балтика» 32

2.3. Оценка эффективности существующего корпоративного документооборота в ООО «Транснефть-Балтика» 35

3. ПРОБЛЕМЫ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОРПОРАТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИКТ В ООО «ТРАНСНЕФТЬ-БАЛТИКА» 39

3.1. Предложения по оптимизации корпоративного документооборота с использованием ИКТ в ООО «Транснефть-Балтика» 39

3.2. Оценка экономического эффекта от внедрения предложенных рекомендаций 43

ЗАКЛЮЧЕНИ 47

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 50

ПРИЛОЖЕНИЯ . 55

Введение:

Актуальность темы исследования. Современная динамика рыночных отношений определяет тенденции, при которых качественное управление бизнесом становится основной задачей для менеджмента компаний и обуславливает в значительной степени повышение конкурентоспособности и прибыльности, привлечение инвестиций, и, как следствие, максимальные темпы роста стоимости бизнеса.

Для повышения качества управления менеджменту компании необходимы современные и многофункциональные инструменты, которые позволяют анализировать большое количество экономических параметров и принимать грамотные управленческие решения, адекватные сложившейся ситуации на рынке. Одним из таких инструментов являются информационные системы.

Актуальность перехода на автоматизированные системы управления документопотоками обусловлена необходимостью отказа в максимально возможной степени от бумажных носителей внутри компании. При этом сокращаются ресурсные издержки и трудозатраты на процессы обработки и согласования документов, исключаются риски потерь документа, обеспечивается коллективная работа, сохраняется версионность документов, обеспечивается связь структурированной информации по документу и его графического образа. Данные преимущества достигаются внедрением автоматизированных систем управления документооборотом.

Для холдинговых структур актуальным моментом является управление корпоративным документопотоком с использованием ЭЦП, применение которой уже активно продвигается в отношениях «компания — государственные контролирующие структуры» и является перспективой развития не только для внутрикорпоративной системы документооборота, но и явной тенденцией в будущем межкорпоративного обмена юридически значимыми документами.

Целью работы является оптимизация корпоративного документооборота с использованием ИКТ

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

— изучить понятие и сущность корпоративного документооборота;

— рассмотреть виды документооборота в организациях;

— дать общую характеристику информационно-коммуникационных технологий, применяемых в целях оптимизации документооборота;

— дать организационно-экономическую характеристику ООО «Транснефть — Балтика»;

— проанализировать организацию корпоративного документооборота в ООО «Транснефть — Балтика»;

— оценить эффективность существующего корпоративного документооборота в ООО «Транснефть — Балтика»;

— дать предложения по оптимизации корпоративного документооборота с использованием ИКТ в ООО «Транснефть — Балтика»;

— оценить экономический эффект от внедрения предложенных рекомендаций.

Теоретической и методологической основой исследования послужили научные труды отечественных и зарубежных бизнес-аналитиков по актуальным проблемам моделирования процессного управления, научные статьи в периодической литературе по проблематике управления документопотоками, исследования экспертных оценок современных программных продуктов, ресурсы интернет, законодательные акты РФ, нормативные документы компании.

Объектом исследования является — ООО «Транснефть — Балтика».

Предметом исследования является система управления рабочими потоками, связанными с корпоративным документооборотом холдинга ООО «Транснефть — Балтика»

Для решения сформулированных в работе задач на различных этапах исследования были использованы следующие методы: системный анализ, логический анализ, метод первичного анализа документации предприятий, метод ситуационного анализа.

Структура работы состоит из введения, трех глав подразделенных на параграфы, заключения, списка использованных источников и приложений.

Заключение:

В рамках выпускной квалификационной работы были изучены теоретические аспекты управления корпоративным документооборотом. По результатам изученного материала можно сделать следующие выводы:

Корпоративный документооборот представляет собой документооборот внутри корпорации.

Корпоративный документооборот принято считать одним из важнейших звеньев организации делопроизводства в компании. Благодаря ему определяются не только инстанции движения документов, но и сама скорость их движения.

Главным способом оптимизации корпоративного документооборота является внедрение электронные системы документооборота.

Современные электронные системы документооборота являются мощным средством автоматизации процессов управления документами и их оборотом. В их основе лежит соответствующее программное обеспечение, нередко интегрированное в общую информационную систему управления корпорацией.

Основными преимуществами их использования являются:

 высокая степень производительности;

 интегрируемость в другие управленческие системы;

 масштабируемость;

 гибкость и возможность подстройки под запросы конкретных пользователей и пр.

Во второй главе выпускной квалификационной работы был проведен анализ организационно-экономической структуры и системы корпоративного документооборота в ООО «Транснефть-Балтика». По итогам анализа можно сделать следующие выводы:

Общество с ограниченной ответственностью «Транснефть-Балтика» является дочерним обществом ПАО «Транснефть».

ООО «Транснефть-Балтика» учреждено 15 сентября 2000 года с целью строительства и дальнейшей эксплуатации существующих магистральных нефтепроводов Балтийской Трубопроводной Системы.

OOO «Транснефть-Балтика» сегодня – это:

 3448 км магистральных нефтепроводов (в однониточном исчислении) диаметром от 530 до 1067 мм;

 1911 км магистральных нефтепродуктопроводов диаметром от 219 мм до 720 мм;

 центральный офис в Санкт-Петербурге;

 5 филиалов: Новгородское, Ярославское и Ленинградское районные нефтепроводные управления, Нефтебаза «Усть-Луга», База производственно-технического обслуживания и комплектации оборудования;

 36 нефтеперекачивающих и продуктоперекачивающих станций;

 резервуарный парк общей вместимостью более 1 273 000 м3;

 подводные переходы, в том числе через такие крупные реки такие, как Волга, Днепр, Нева и Волхов.

Организация насчитывает 10 филиалов и 3 учрежденные компании. Имеет 30 лицензий.

Поскольку ООО «Транснефть-Балтика» является филиалом ПАО «Татнефть», в организации действует единая система карпоутиного документооборота.

Система электронного документооборота «ЭДО-Татнефть» развёрнута на 2500 рабочих местах. К системе были подключены 22 подразделения холдинга «Татнефть» и 73 предприятия — стратегических партнёра компании. Ориентировочный совокупный объём внутренних и внешних документов, переведённых в электронный формат, составляет более 250 000 документов — накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты приёма-сдачи выполненных работ (Н-А4). В согласовании документов участвуют около 2500 пользователей, а подписантов — более 200.

По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота, затраты на работу с документами были сокращены на 25–30%.

Проанализировав корпоративный документооборот в компании ООО «Транснефть-Балтика» и несмотря на внедренную систему электронного документооборота «ЭДО-Татнефть» можно выделить следующие проблемы:

— большой объем документации;

— большое количество времени уходит на согласование и подписание документов;

Для решения выявленных проблем необходимо оптимизировать имеющуюся систему «ЭДО-Татнефть» путем внедрения информационно-коммуникационных технологий. А также внедрить дополнительные меры для эффективного функционирования данной системы:

1. Внедрение модуля электронных внутренних документов.

2. Внедрение «DIRECTUM: Управление договорами»

3. Найм сотрудников

4. Разработка инструкции.

В результате внедрения предложенных мероприятий компания сможет получить чистую прибыль в размере 3061188,13 тысяч рублей.

Срок окупаемости предложенного мероприятия для ООО «Транснефть-Балтика» составит меньше месяца.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

1.1. Понятие и сущность корпоративного документооборота

Корпоративный документооборот представляет собой документооборот внутри корпорации.

Документооборот – это процесс движения документов, начиная с момента их формирования либо получения и заканчивая моментом их исполнения, завершения или отправки [14, с. 5].

Таким образом, в основе корпоративного документооборота лежит организация процесса движения документов. Сами же документы делятся на три базовых вида (рисунок 1.1).

Рис 1.1 Основные виды документов [12, с. 6]

Первые поступают в корпорацию из вне, вторые, наоборот, отправляются во внешнюю среду, а третьи — создаются внутри корпорации и не выходят за ее пределы.

Помимо этого корпоративные документы могут быть организационного, распорядительного, нормативного или финансового характера. Все они имеют свои функции и особенности. Их движение, передача и обработка лежат в основе построения корпоративных систем управления документами.

Основными принципами корпоративного документооборота являются:

 четкость организации движения корпоративных документов;

 однократность пребывания;

 оперативность обработки;

 согласованность [17].

Сам по себе процесс корпоративного документооборота предполагает необходимость последовательного прохождения ряда этапов, включая прием, обработку, регистрацию, распределение корреспонденции, передачу и доставку документов, учет объема документов и контроль за их исполнением.

Корпоративный документооборот принято считать одним из важнейших звеньев организации делопроизводства в компании. Благодаря ему определяются не только инстанции движения документов, но и сама скорость их движения.

Играя огромную роль в деятельности корпоративных структур, документооборот выступает в качестве информационного обеспечения деятельности управленческого аппарата компании. Он же обеспечивает ее документирование, а также хранение и использование ранее созданных документов.

В основе организации документооборота корпорации лежит построение соответствующих систем движения документов. Рассмотрим их эволюцию более подробно.

Изначально, на первых порах развития института корпоративной собственности (еще до появления персональных компьютеров и сети Интернет), корпоративный документооборот осуществлялся посредством бумажных носителей. Процесс его организации был весьма длительным и труд затратным. Однако вместе с развитием информационных технологий сфера документооборота претерпела существенные изменения и была автоматизирована.

Начало использования ЭВМ в корпоративном секторе было зафиксировано в конце 1960-х – начале 1970-х гг. В то время автоматизация документооборота использовалась в основном для организации процедур контроли исполнения документов, а также при заполнении регистрационных карточек и ведения электронной картотеки [18].

Спустя десятилетие свое распространение получило использование электронной почты с редактором документов, позволяющим не только создавать электронные документы, но и отправлять их по электронной почте.

В середине 1980-х гг. появились первые системы, автоматизирующие хранение электронных документов. Бумажные документы при помощи специальных устройств подвергались сканированию. В результате пользователи стали иметь дело с цифровыми копиями, отличающимися более высокой доступностью и удобством хранения и использования.

В начале 1990-х гг. на первый план стало выходить ответственное выполнения сотрудниками корпоративных структур порученных им работ. В связи с этим появилась новая технология «work-flow», основанная на управлении потоками работ. Основными особенностями таких систем стали:

 рассмотрение документов в качестве лишь одного из множества типов данных наряду с аудио, видео и графикой;

 выделение в автоматизирующих системах бизнес-заданий и бизнес-процессов, для своего исполнения требующих своевременной поставки необходимых документов.

Для решения поставленных задач стали использовать специальное программное обеспечение — системы управления электронными документами (сокращенно – СУЭД). Позднее они были переквалифицированы в информационные системы управления документами (ИСУД). В общем виде их разновидности представлены на рисунке 1.2.

Рис. 1.2 Разновидности ИСУД [32, с. 126]

В последующие годы корпоративные информационные системы управления документами активно развивались, расширялись и дополнялись. Их функционал увеличивался, а число пользователей – неуклонно росло.

1.2. Виды документооборота в организациях

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

 Сотрудники.

 Руководитель.

 Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом [34, с. 21].

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

 Покупатели (клиенты).

 Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).

 Поставщики.

 Учредители (участники, акционеры и т.п.).

 Банки.

 Инвесторы.

 Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы) [37, с. 39].

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.