Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Использование новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечение управления

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1 Теоретические особенности использования информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления 5

1.1 Сущность и виды информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления 5

1.2 Новые информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления 11

1.3 Электронный документооборот 17

2 Практические особенности использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления 23

2.1 Состояние рынка информационных технологий в современных условиях 23

2.2 Анализ использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления в различных Министерствах и ведомствах России 29

2.3 Проблемы и пути совершенствования использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления 35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 40

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 42

Введение:

Актуальность темы аттестационной работы. Огромный рост объема информации и значительные изменения в спросе на нее стали предъявлять новые требования информационно-документационного обслуживания в организации. Меняются требования к услугам по предоставлению информации и документации.

Основным направлением совершенствования документооборота, адаптации к современным условиям стало использование новейшего компьютерного и телекоммуникационного оборудования, формирование на основе нее высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

В настоящее время наличие информационных технологий — это неотъемлемая часть жизни общества. Актуальность темы обусловлена необходимостью изучения государственной политики, проводимой в сфере информационно-коммуникационных технологий, цифровизации и цифровой трансформации, а также её мониторинга. Новые информационные технологии постоянно разрабатываются и внедряются во все отрасли экономики и социальной сферы, а также в систему государственного управления на всех уровнях власти. Изучение процесса модернизации, а также разработки и внедрения новых технологий особенно важно, так как развитие современного общества происходит в условиях этих нововведений.

Объектом исследования аттестационной работы являются общественные отношения, возникающие при использовании новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления.

Предметом исследования аттестационной работы являются механизмы использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления.

Целью аттестационной работы является разработка мероприятий по повышению эффективности использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления.

Задачи аттестационной работы:

1. Раскрыть сущность и виды информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления.

2. Изучить новые информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления.

3. Рассмотреть электронный документооборот.

4. Проанализировать состояние рынка информационных технологий в современных условиях.

5. Провести анализ использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления в различных Министерствах и ведомствах России.

6. Выявить проблемы и пути совершенствования использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления.

При исследовании использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления использовалась совокупность общенаучных (анализ и синтез, индукция и дедукция, аналогия, сравнение) и частно-научных (системный, функциональный, сравнительный) методов познания.

Практическая значимость темы аттестационной работы заключается в том, что изложенные в ней выводы и предложения могут быть учтены и использованы в научно-исследовательской работе при дальнейшем изучении использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления.

Структурно аттестационная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Проведенное исследование в рамках поставленной цели и выдвинутых задач позволило сделать основные теоретические и практические выводы и предложения в рамках представленной темы.

1. Информационные технологии — это процесс создания, хранения, передачи, восприятия информации и методы реализации таких процессов. В управлении используются автоматизированные информационные технологии, которые реализуются с помощью технических и программных средств.

Информационные технологии играют очень большую роль практически во всех сферах общественной жизни. Информационные технологии значительно расширяют возможности развития управления, поскольку внедряются новейшие методы обработки и анализа информации, которые в свою очередь необходимы для дальнейшего принятия обоснованных управленческих решений.

2. Мы видим, что новые информационные технологии непрерывно развиваются, открывая для нас принципиально новые возможности в различных сферах деятельности. Главными стимулами их развития являются социально-экономические потребности общества. От того, насколько активно мы будем использовать новые информационные технологии, зависит и качество нашей жизни.

3. В условиях системной организации значение электронного документооборота трудно переоценить. Он является хранилищем используемых ранее управленческих документов организации, содержит в себе исторически репродуцированные знания организации, с учётом применений современных информационных технологий, обеспечивает квалифицированное функционирование современного персонала и подразделений организации. Современные возможности и настройки электронного документооборота, поддерживают возможность учёта и контроля бизнес-процессов, предотвращая его от потери или порчи, сокращают издержки на управление потоками документов, совершенствуя быстроту создания новых документов или модификацию старых. Ведут к совершенствованию автоматизации документооборота в части модернизации архивной и складской деятельности.

4. Пандемия коронавируса кардинальным образом изменила практику ведения бизнеса в сфере информационных технологий. В глобальных масштабах наблюдается усиление цифровизации, распространение облачных технологий, развитие искусственного интеллекта. Вынужденные меры перехода на удаленный формат работы заставили специалистов искать способы оптимизации бизнес-процессов, что, по мнению авторов, благотворно сказалось на работе компаний. Тем не менее, в центре внимания был и остается человеческий фактор, ведь именно от кадрового потенциала компании зависит ее настоящее и будущее.

5. Наличие описанных в работе систем существенно ускоряет работу каждого перечисленного органа. Помимо этого, большая часть информационных систем обладает взаимной интеграцией между собой, что также упрощает процесс кооперации данных государственных органов между собой. Таким образом, благодаря взаимной интеграции между различными информационными системами обеспечивается непрерывный контакт между государственными органами, упрощается контроль, а также гораздо более просто проводится анализ.

6. Изменение ситуации, связанной с преодолением системных проблем в цифровизации экономики России, возможно при условии качественной и количественной подготовки специалистов в IT-сфере. Изменение политики увеличения государственного заказа на выпуск программистов в нашей стране позволит переломить негативную тенденцию отставания России от ведущих стран в сфере внедрения новых ИТ в экономику. Без решения этой проблемы перспективы страны на интенсификацию экономических процессов представляются весьма туманными.

Фрагмент текста работы:

1 Теоретические особенности использования информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления

1.1 Сущность и виды информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления

Формирование информационного общества как новой формы социальной организации являет собой закономерный результат внедрения нового типа технологии. В ходе научно-технического прогресса эта последняя стимулирует всевозрастающую интеллектуализацию процесса производства, социальной практики в целом .

Одной из основных задач функционирования и развития предприятия является формирование эффективной системы управления. Для того чтобы достичь эффективного управленческого процесса важно обратить внимание на его автоматизацию. Именно поэтому в современном мире научно-технического развития внедряются информационные технологии.

Информационные технологии (ИТ) — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. Цель функционирования этой цепочки, т. е. информационной технологии, — это снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса и повышение их надежности и оперативности. Эффективность этой технологии определяется, в конечном счете, квалификацией субъектов процессов информации. При этом технологии должны быть максимально доступны потребителям .

Основные функции информационных технологий включают в себя: поиск и сбор данных, обработку данных, хранение данных и выработку новой информации для решения оптимизационных задач.

Задача информационных технологий состоит не только в том, чтобы автоматизировать повторяющиеся операции переработки данных, но и в том, чтобы выработать новую информацию для принятия управленческих решений.

Существуют принципы информационных технологий управления, в них входят такие принципы как:

1. Принцип оперативного управления — данный принцип управления осуществляется в реальном времени.

2. Принцип сквозного управления — он представляет собой поддержку полного цикла управления. Также он включает в себя сбор и анализ информации, моделирование и прогнозирование, доведение решений до исполнителя и контроль исполнения решений.

3. Принцип адаптивного управления — адаптирует технологии под воздействием внешней и внутренней среды.

4. Принцип сетевого управления — определяет отношения коммуникационных линий и потоков деятельности предприятия.

Если следовать всем вышеперечисленным принципам, то информационные технологии окажут значительную помощь в управлении предприятием.

Основными чертами современных информационных технологий являются :

— компьютерная обработка информации;

— передача информации на любые расстояния в кратчайшие сроки;

— хранение больших объемов информации на машинных носителях.

В числе отличительных свойств информационных технологий, имеющих важнейшее значение для управления, следует выделить такие:

— информационные технологии позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития;

— информационные технологии позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы, которые в последние годы занимают все большее место в государственном управлении;

— информационные технологии сегодня играют важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации. Эти средства быстро ассимилируются с культурой общества и создают большие удобства, а также снимают многие производственные, социальные и бытовые проблемы, вызываемые процессами глобализации и интеграции мирового сообщества.

Следует отметить, что наибольшую актуальность в последнее время приобретает процесс передачи информации. Он характеризуется такими компонентами как источник информации, приемник информации, носитель информации и среда передачи. От их правильного выбора и скорости передачи существенным образом может зависеть эффективность любого управленческого процесса .

В системах организационного управления наиболее распространены автоматизированные информационные технологии, в которых выработка управляющего воздействия возложена на человека принимающего решения. К таким системам практически относятся все информационные системы, которые используются в области социально-культурного сервиса и туризма.

Современные информационные системы состоят из нескольких видов обеспечивающих подсистем, к которым относятся: программное, техническое, организационное, информационное, эргономическое и правовое обеспечения. Современные информационные системы в управлении предполагают, как правило, интеграцию различных программных продуктов. В состав информационной системы входят средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные технологические продукты.

Цель любой информационной технологии — получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

При совершенствовании информационной системы государственного и муниципального управления требуется не просто переоснащение органов современной вычислительной техникой, а создание новых коммуникационных отношений, переосмысление самой системы межведомственного взаимодействия и формирования прогрессивных методов использования и внедрения информационных технологий .

Перед тем как разработать эффективную систему информационных технологий необходимо провести анализ управляемого объекта, определить задачи управления, разработать структуру и выбрать необходимую информацию. В управлении организациями используются разнообразные системы программного обеспечения, например: системы планирования ресурсов организации ERP, системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM, системы хранения информации и ее обработки BI. Системы планирования ресурсов организации ERP представляют собой централизованную базу данных для эффективного управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. В данный вид системы входит планирование, прогнозирование, управление продажами, управление запасами, управление производством, закупками, финансами. CRM система управляет внешними отношениями компании. Также она используется для повышения эффективности продаж. Системы информационной поддержки аналитической деятельности BI являются хранилищем аналитических данных. BI еще используют для обработки необходимой информации. Главным результатом применения систем ПО является эффективная система управления предприятием, основанная на