Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Формирование и организация использования электронного фонда пользования: теория, практика, перспективы

Содержание:

Введение 3

1. Теоретические аспекты формирования и организации использования электронного фонда пользования 5

1.1 Основные понятия электронного фонда пользования 5

1.2 Организация использования электронного фонда 7

2. Анализ формирования и организации использования электронного фонда пользования 13

2.1 Процесс оцифровки документов для создания электронного архива 13

2.2 Формирование электронного фонда пользования и организация доступа к электронным ресурсам архива 22

3. Перспективы формирования и организации использования электронного фонда пользования 32

Заключение 38

Список источников и литературы 41

Введение:

Актуальность работы. В общем случае под оцифровкой документов понимается преобразование документной информации в цифровую форму. Определение оцифровки, как процесс считывания и преобразования информации, представленной на аналоговом носителе, в электронную форму с использованием той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), пригодную для записи на электронные носители, отражает сложность данного процесса, который осуществляется только с использованием информационных технологий.

Развитие информационных технологий не стоит на месте, оказывая непосредственное влияние на деятельность архивов. Одно из перспективных направлений в архивном деле считается создание электронных копий через оцифровку для формирования электронного фонда пользования архивов.

Электронный фонд пользования – совокупность электронных копий документов Архивного фонда Российской Федерации, записанная на цифровые носители, и предназначенная для использования вместо подлинников документов.

Одной из характерных тенденций в архивной среде современного мира стали процессы создания электронных архивов, т.е. представление архивных справочников и документальных собраний в оцифрованном виде и организация широкого доступа к ним.

Актуальность выбранной темы обуславливается цифровизацией оборота документов, развитием информационных технологий и современными требованиями к документационному обеспечению управления.

Исследователи в области оцифровки документов уверены, что мало просто отсканировать документы и хранить их в архивохранилищах. К ним обязательно нужно обеспечить доступ, который осуществляется с использованием информационных технологий.

Объект исследования – Архив.

Предмет исследования – использование электронного фонда пользования.

Цель работы – исследовать формирование и организация использования электронного фонда пользования: теория, практика, перспективы.

Задачи:

— рассмотреть теоретические аспекты формирования и организации использования электронного фонда пользования;

— провести анализ формирования и организации использования электронного фонда пользования;

— представить перспективы формирования и организации использования электронного фонда пользования.

Методы исследования – анализ, обобщение полученной информации.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

Заключение:

В результате проделанной работы решены следующие задачи: рассмотрены теоретические аспекты формирования и организации использования электронного фонда пользования; проведен анализ формирования и организации использования электронного фонда пользования; представлены перспективы формирования и организации использования электронного фонда пользования.

Обеспечение сохранности документов является одной из основных функций современных архивов. Оно, в частности, реализуется путем создания двух фондов, сформированных из копий источников, – страхового фонда документов (СФД) и фонда пользования (ФП). При этом ФП предназначен для ознакомления с архивными документами и работы с ними исследователей и других заинтересованных лиц, а СФД – для максимально длительного хранения информации и ее восстановления в случае утраты оригиналов. Наличие, регулярное пополнение и поддержание указанных фондов в рабочем состоянии должно, в идеале, полностью устранить необходимость повторного обращения к оригиналам документов, тем самым обеспечивая максимальную сохранность последних.

Современный ФП представляет собой структурированный массив электронных копий оригинальных архивных документов, обеспечивающий возможность максимально оперативной работы с ними. Электронные копии получают с помощью специализированных книжных сканеров или сканеров листовых документов, в зависимости от вида оригинала. Большинство современных профессиональных сканеров представляют собой устройства, обеспечивающие бережную работу с архивными документами. Они, как правило, снабжены встроенными источниками света на базе белых светодиодов, в спектре излучения которых отсутствуют УФ и ИК составляющие, а также книжными колыбелями, реализующими бережный нормированный прижим сшитого документа к стеклу оригинала для качественного сканирования. Таким образом, современные сканеры, обеспечивая создание высококачественных копий архивных документов, оказывают на них минимальное воздействие.

Электронная форма хранения информации, сегодня повсеместно используемая для создания ФП, имеет ряд свойств, обеспечивающих ее преимущественное применение для создания таких фондов, в основном связанных с высокой скоростью поиска информации, ее копирования и рассылки. Однако она не лишена недостатков, особенно, если говорить о сохранности копий архивных документов на горизонте 50 и более лет. Можно констатировать, что электронная форма хранения информации не воспринимается органами чувств человека непосредственно, зависит от аппаратных и программных платформ, имеет высокую стоимость хранения, она подвержена внешним физическим воздействиям, а также воздействию человека.

Как известно, микрофильм является очень стабильным, энергонезависимым носителем информации, не связанным с аппаратными и программными платформами, нечувствителным к внешним воздействиям, таким как электрические и магнитные поля, случайное или намеренное вмешательство человека, и, наконец, информация, записанная на микрофильме, воспринимается человеком непосредственно. Эта уникальная совокупность свойств определила использование микрофильма в качестве безальтернативного носителя страховой информации по сегодняшний день.

На этапе становления и последующего развития страхового микрофильмирования информация на микрофильм переносилась методом непосредственного фотографирования с использованием микрофильмирующих камер. Данный метод, отчасти, применяется и по сей день. Его характеризует большая световая нагрузка на документы при их микрофильмировании, высокая вероятность пересъемки отдельных кадров, т.к. процесс ведется вслепую, и результат можно увидеть только после химико-фотографической обработки пленки, особые требования к помещениям, высокая степень влияния человеческого фактора. Перечисленные и ряд других особенностей страхового копирования с помощью микрофильмирующих камер при создании СФД подчас приводят к необходимости многократного обращения к оригиналу документа, повышенным световым и механическим нагрузкам на него, что, в конечном итоге, отрицательно сказывается на сохранности.

В современном мире во многих случаях аналоговая информация доходит до потребителя не непосредственно, а с использованием ее промежуточного преобразования в цифровую форму. Достаточно вспомнить современный копировальный аппарат, интернет-телефонию, цифровое телевидение – все это примеры получения человеком аналоговой информации путем ее промежуточного преобразования в цифровую. Такой подход, ставший в наши дни глобальным, не обошел и процесс страхового микрофильмирования. Соответствующая технология, разработанная в 80-е годы прошлого века, называется Computer Output Microfilm (COM). Ее также называют электронным или цифровым микрофильмированием. Соответственно, устройства, реализующие перенос цифровой информации на микрофильм, называются СОМ-системами (в Европе более применимо название Archive Writer). Суть электронного микрофильмировании заключается в том, что на кадр микрофильма экспонируется не изображение исходного документа, а его электронная копия. Такой подход позволяет, используя уже имеющиеся электронные документы из ФП, резко упростить и удешевить процесс страхового микрофильмирования. При этом крайне важен тот факт, что СОМ-технология обеспечивает гораздо меньшее воздействие на документ в процессе его копирования.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические аспекты формирования и организации использования электронного фонда пользования

1.1 Основные понятия электронного фонда пользования

В широком смысле под «оцифровкой» понимается преобразование информации в цифровой формат. Из данного понятия следует, что любая информация независимо от ее формы можно преобразовать в электронный вид. Однако оно не отражает многих моментов, происходящих в данном процессе.

В документе «Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации» по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом дается более полное понятие: «Оцифровка – процесс считывания и преобразования информации, представленной на аналоговом носителе, в электронную форму с использованием той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), пригодную для записи на электронные носители» . В данном определении отражается сложность данного процесса, который осуществляется только с использованием информационных технологий.

Не стоит путать «оцифровку» с «цифровизацией». Главное отличие цифровизации состоит в том, что этот процесс изначально направлен на создание цифрового объекта, который в дальнейшем используется в коммерческих целях. Когда как оцифровка в основном преследует цель заменить оригинальный аналоговый объект для его сохранения.

А полученные копии применяются для ознакомления с содержащейся в них информацией.

Поэтому оцифровка широко применяется в архивной деятельности. Там архивные документы в силу их значимости и с помощью специального сканирующего оборудования преобразовывают в цифровой формат.

В стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» дается следующее обозначение архивному документу: это прежде всего документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом дают более полное определение. «Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства» .

После оцифровки полученные цифровые копии формируют электронный фонд пользования (далее – ЭФП). В Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом даются два определения ЭФП.

Первое определение ЭФП – «это структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях)» .

И второе определение ЭФП – «система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования» .

Оба определения дают понять, что ЭФП – это информационная система, предназначенная для хранения оцифрованных копий. Но второе значение добавляет ей еще одно предназначение. В настоящее время недостаточно просто отсканировать документ. Поэтому большинство архивов оснащены автоматизированными информационными системами, в которых любой желающий может найти нужную ему информацию, представленную в виде электронных (информационных) ресурсов – электронных данных (символы, изображения, звуки и/или их комбинация), поддерживаемые программно-техническими средствами этой системы.