Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Документ и системы документирования. Классификация документов организации. Виды, назначение и состав кадровой документации.

Содержание:

Введение. 3

1. Документы
и документирование: теоретические аспекты.. 5

2. Функции
документов и их классификация. 10

3. Правовое и
документационное обеспечение кадровой документации. 14

Заключение. 22

Список
использованной литературы.. 24

Приложение 1. 26

Введение:

Актуальность темы исследования. Современное общество
характеризуется как информационное в связи с той неоспоримой ролью, которую
играет информация в наше время. Способность ее распространяться при
использовании различных каналов, образуя все более объемные информационные
потоки, проявляется в постоянном умножении разнообразия окружающего мира.
Владение информацией, умение работать с нею определяет место ее обладателя в
социуме, комфортность существования в нем и — во многом — успешность
деятельности в профессиональной сфере. Это связано с наличием навыков фиксации
и трансляции информации, необходимой и достаточной для обеспечения контактов в
бытовой и деловой сферах.

Формирование названных навыков, как представляется, –
одна из задач обучения, приобретения теоретических знаний и практических
умений.

Цель исследования: изучить
основы документирования и кадровую документацию.

Исходя из заявленной цели были поставлены следующие
задачи:

— рассмотреть теоретические основы документов и
документирования;

—
изучить функции документов и их классификацию;

— описать правовое и документационное обеспечения кадровой документации.

Объект исследования основы документационного
обеспечения.

Предмет исследования состояние документационного
обеспечения как условие повышения эффективности деятельности организации.

Методы исследования. Методологической
основой исследования
выступают общенаучные  методы
исследования, включая диалектический метод; метод системного анализа, а также
сравнительно-правовой, технико-юридический  способ научного познания, метод системности.

Применен
диалектико-материалистический метод познания объективной действительности,
благодаря чему предмет и объект исследования рассмотрены в развитии,
взаимосвязи, взаимообусловленности, с применением категориального аппарата
диалектики, в частности таких ее понятий, как «общее и особенное», «явление и
сущность», «содержание и форма», «целое и часть», «действительность и
возможность» и др.

Формально-логический
метод отразил применение при написании данной работы законов логики и приемов
выводного знания (анализ, синтез, индукция, дедукция).

Структура исследования. Данная работа состоит из
введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и
задачи, трех глав, в которых раскрывается сущность рассматриваемого  в данной работе вопроса, заключения, в
котором делаются выводы и списка использованной литературы, который содержит
перечень материалов, использованных при написании данной работы.

Заключение:

В заключение данной работы, на основании заявленной
цели и поставленных задач, сделаем краткие выводы.

Деятельность
любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления,
хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще
принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013
СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения «документ, документированная информация —
это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость
фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если
рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись
способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами
носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве
применялись различные способы — от письменности до книгопечатания, от
литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования,
голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому,
что менялись носители информации — сначала это были береста, папирус, затем
бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись
информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и
представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование
— это создание документа с использованием различных методов, способов и
средств фиксирования информации на материальном носителе. Документирование
может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на
искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные
ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во
многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами
и нормативными правовыми актами.

Документирование,
т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как
физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве
авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного
происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения —
это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — это
документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке.

Официальный
документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством —
юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством
заключенной в нем информации.

Юридическая
сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он
адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов
управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных
лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою
деятельность.

В
рамках данной работы также были рассмотрены функции документов и их
классификация.

Фрагмент текста работы:

1. Документы и документирование: теоретические аспекты Взаимодействие и в той, и в другой осуществляется с
использованием устной и письменной речи, однако официальный характер отношений
предполагает необходимость фиксации (записи) информации, что предотвращает
возможность ее утраты, искажения, недонесения до адресата. Результатом,
собственно каналом передачи информации становится документ – «зафиксированная
на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать»[1].
Таким образом, деловая коммуникация может рассматриваться как по преимуществу
вербальное общение в письменной форме.

Документ как носитель информации в современных
условиях выступает в качестве непременного элемента внутренней организации
любого учреждения, предприятия, обеспечивая и взаимодействие между его
подразделениями и отдельными сотрудниками, и общение с другими предприятиями,
властными структурами. Обязательность документирования информации обозначена в
законодательных актах РФ, в том числе в федеральном законе «Об информации,
информационных технологиях и защите информации»[2] и
различных нормативных документах.

Организация документного общения предполагает
необходимость владения знаниями в области документирования и делопроизводства,
навыками создания документов и их оптимального использования в деловой сфере.

История документирования (создания документов)
насчитывает много веков, в течение которых появлялись, трансформировались и
уходили в прошлое различные виды документов, изменялось их оформление,
закреплялись традиции организации работы с документами в законодательных и
нормативных актах, изменялся язык документа.

Современное состояние организации работы с документами
характеризуется разработанностью законодательной базы, определяющей требования
к работе с документами, реализацией методов унификации и стандартизации в сфере
документирования и делопроизводства.

Унификация рассматривается как приведение чего-либо к
единообразной системе или форме. В применении к документам можно говорить о
четырех направлениях унификации (рис. 1). Рис. 1. Направления унификации Отметим, что любая область исследования может быть
признана таковой, если определен объект изучения, методы, используемые для его
изучения, и термины, необходимые для описания объекта и особенностей его
функционирования.

Образуя существенный пласт в лексической системе
языка, термины выполняют не только номинативную, но и дефинитивную функцию,
поскольку определяют понятия, характерные для определенной области знания[3].

Владение терминосистемой необходимо для осуществления
коммуникации, поскольку это во многом определяет не только степень адекватности
понимания информации, но и формирование положительного имиджа партнеров по
общению.

Терминология делопроизводственной сферы формируется
уже с Х в., который часто рассматривают как время зарождения делопроизводства и
обогащается, кодифицируется в следующие периоды развития процессов и процедур
работы с документами.

Изменяющиеся
условия вносят коррективы в терминологию делопроизводственной сферы; в
особенности это проявляется в последние десятилетия, в частности [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013
СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.:
Стандартинформ, 2019. [2] Федеральный закон
от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) «Об информации, информационных
технологиях и защите информации». [3] Левковская, К.А.
Теория слова, принципы ее построения и аспекты изучения лексического материала
[Текст] / К. А. Левковская. — 2-е изд., стер. — Москва: КомКнига : URSS, 2015.
– 295 с.