Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Автоматизация комплекса задач управления документооборотом на примере ГБНОУ «Академия цифровых технологий»

Содержание:

Введение. 5

1 Аналитическая часть. 8

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной
области. 8

1.1.1 Характеристика предприятия. 8

1.1.2 Общие требования и задачи, решаемые системами  документооборота в образовательных
учреждениях. 12

1.1.3 Краткая характеристика документооборота ГБНОУ
«Академия цифровых технологий». 14

1.2 Обоснование необходимости и цели использования ИТ для
решения задачи  17

1.3 Постановка задачи. 21

1.4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора
технологии проектирования. 22

1.5 Обоснование проектных решений по видам обеспечения. 27

1.5.1 Структура информационного обеспечения. 27

1.5.2 Технологический процесс обработки информации. 33

1.5.3 Обоснование проектного решения по программному
обеспечению   35

2 Проектная
часть. 41

2.1 Информационное
обеспечение. 41

2.1.2 Характеристика
входной оперативной и нормативно-справочной информации. 51

2.1.3Характеристика
результатной информации. 52

2.2 Программное обеспечение автоматизации. 52

2.2.1Общие положения. 52

2.2.2Описание программных модулей. 54

2.3 Организация
технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации  56

3 Экономическое обоснование. 65

Заключение. 73

Список используемых источников. 76

Введение:

В настоящее время
создание систем автоматизации процесса управления взаимоотношениями с клиентами
(CRM-систем)
является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества
функционирования предприятий, повышения уровня обслуживания клиентов и, как
следствие, повышение уровня продаж. Все вышесказанное говорит об актуальности
темы данного дипломного проекта.

Тема настоящей выпускной
квалификационной работы – «Автоматизация комплекса задач управления
документооборотом на примере ГБНОУ «Академия цифровых технологий».

Цель настоящей работы –
разработка решения по автоматизации управления документооборотом на примере
ГБНОУ «Академия цифровых технологий».

В соответствии с
поставленной целью необходимо решить ряд задач:

– исследовать технико-экономическую
характеристику предметной области;

– обосновать необходимость
использования информационных технологий для решения поставленных задач;

– произвести анализ
существующих разработок и обосновать выбор технологии проектирования;

– обосновать проектные
решения по видам обеспечения;

– разработать
информационную модель;

– описать входную,
оперативную и нормативно-справочную информацию;

– дать характеристику
результатной информации;

– описать программные
модули;

– описать организацию
технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации;

– разработать
экономическое обоснование.

Объект исследования –
документооборот на ГБНОУ «Академия цифровых технологий».

Предмет исследования –
поиск оптимальных подходов в процессе разработки проекта автоматизации
управления документооборотом на примере ГБНОУ «Академия цифровых технологий».

Рассмотрим степень
изученности исследуемой проблематики.

Теоретические и
практические вопросы автоматизации информационных систем и взаимоотношений с
клиентами нашли отражение во многих работах отечественных и зарубежных авторов.

Общие аспекты методологии
автоматизации нашли отражение в трудах E.H. Лавренчук, М.М. Каверина, В.Э.
Керимова, Ю.А. Мишина, И.Г. Кондратова, А.Ф. Крюкова, В.Д. Новодворского, Н.Б.
Полыгалиной, И.М. Волковой, О.П. Осиленковой, С.А. Стукова.

Методологические принципы
использования средств автоматизации в контексте CRM-систем разрабатывались в работах
специалистов C.JI. Бороненковой, M.JI. Слуцкина, М.И. Баканова, В.В. Ковалева,
Р.Ю. Симионова, В.А. Чернова, Ф.Б. Ригголь-Сарагоси, Н.Г. Чумаченко и многих
др.

В числе зарубежных
учёных, следует отметить Дж. Арнольда, К. Друри, М. Каррснбауэра, Р. Каплана,
Р. Мюллендорфа, Д. Раджива, Дж. Фостера, Б. Нидлза, Дж. Ростера, С. Роберта, Т.
Скоуна, Ч. Хорнгрена, Т. Хоугса, К. Уотта, Р. Энтони, и др.

Методы исследования –
изучение текущего состояния предприятия в области организации автоматизированных
систем, изучение литературы в сфере информационных технологий и внедрения
систем автоматизации.

Выполнение ВКР имеет
большую практическую значимость, которая заключается в возможности применения
полученных результатов на базе ГБНОУ «Академия цифровых технологий».

На всех этапах написания
ВКР будет проводится активное изучение большого объема соответствующих
теоретических сведений. В результате выполнения работы планируется приобретение
большого практического опыта по внедрению и организации качественного
функционирования автоматизированных информационных систем. Полученный  практический опыт будет активно применяться
при дальнейшей профессиональной деятельности.

Заключение:

В
настоящее время происходит бурное развитие мировой экономики и рыночных
отношений. В связи с этим имеет место возникновение новых показателей роста
сервиса. В условиях нестабильности экономических систем происходит постоянный
рост конкурентной борьбы. Как результат, происходит формирование новой  системы по качественной оценке предлагаемых
рынком услуг. Также отмечается постоянное совершенствование культуры
взаимоотношений с клиентами. Вышеуказанные факторы являются основными
двигателями роста качества оказания услуг. Менеджеры в крупных компаниях, а
также профессиональные консультанты, работающие в сфере обслуживания, особенно
интересуются этим параметром.

Комплекс
современных требований относительно качества обслуживания клиентов, а также
работы организации в целом, предусматривает обязательное наличие высокой
степени автоматизации всех бизнес-процессов. Также предприятие должно иметь на
своем вооружении современные информационные системы и средства.

Эффективный
менеджмент, современные технологии в рассматриваемой области, адекватное
ценообразование позволяют проводить максимально успешную хозяйственную
деятельность.

В
настоящее время практически все ИС работают исключительно со средствами
вычислительной техники.

Эффективность
проектируемой определяется квалификацией привлеченных специалистов по
системотехнике. Эти специалисты должны иметь большой опыт в разработке методик
анализа и проектирования ИС, а также обладать навыками работы с математическими
методами, которые используются при постановке и решении задач [34].

Стабильная
работоспособность сложных систем обеспечивается отлаженной работой как
разнообразных материальных, производственных ресурсов, так и больших
коллективов людей.

Современные
ИС обеспечивают высокий уровень производительности и эффективности
использования трудовых ресурсов.

Разработанная
информационная система позволит значительно увеличить скорость работы
сотрудников, в том числе повысить точность учета выполненных операций по приему
и обработке заявок клиентов, сроков производства, увеличить скорость и точность
операций.

В
целом применение разработанной информационной системы положительно повлияет на
деятельность всей компании в целом, так как позволит значительно снизить
нагрузку на сотрудников за счет снижения затрат на трудовые и стоимостные
затраты выполнения типовых ежедневных операций.

В
процессе выполнения работы рассмотрена классификация информационных систем,
описаны этапы жизненного цикла информационных систем и проведен обзор
существующих систем автоматизации, дана краткая характеристика рассматриваемой
компании, обоснована необходимость разработки информационной системы, выбраны
средства разработки, описана информационная архитектура создаваемого проекта,
реализована информационная модель задачи, создана модель «сущность–связь»
(ER–модель), подготовлена структура полей таблиц БД, изучены потоки начальной, текущей,
справочной и итоговой информации.

По
итогу изучения применяемых СУБД определена доступная и отвечающая требованиям
проекта СУБД MS
Access.
Такой выбор следует из ее преимуществ:

–
бесплатное использование;

–
высокая скорость работы;

–
простота настройки.

В
рамках создания проектных решений для ПО выполнены: дерево диалога (процедура
взаимодействия с системой), структурная схема пакета и другие компоненты,
описывающие суть машинной реализации задачи.

Также
вторая глава описывает применяемые программные модули, включает схему
технологического процесса нахождения, пересылки, анализа и представления
данных, приведен контрольный пример созданного проекта.

Третья
часть описывает выбор методики расчета уровня эффективности проекта и
проведения всех расчетов, которые необходимы для обоснования рентабельности
работы. Эффективность
системы реализована благодаря минимизации трудоемкости проводимых сотрудником
операций.

Итоги
расчетов говорят об экономической эффективности работы.

Также
при дальнейшем развитии созданной системы планируется ее объединение с
имеющимися системами автоматизации – бухучет и учет персонала.

Фрагмент текста работы:

1 Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной
области

1.1.1 Характеристика предприятия Данная выпускная
квалификационная работа выполнена на базе ГБНОУ «Академия цифровых технологий».

Академия работает по трем
векторам:

– выявляет и поддерживает
одаренных детей в процессе обучения информационным и цифровым технологиям;

– помогает детям
осваивать компетенции цифровой экономики в процессе проектной деятельности;

– развивает инновационные
практики системы дополнительного образования детей научно-технической
направленности.

Целевая аудитория
Академии – учащиеся общеобразовательных школ Санкт-Петербурга.

Структурно Академия
состоит из десяти кластеров:

– Техноиндустрия;

– Аддитивные технологии;

– IT-индустрия;

– Медиаиндустрия;

– Индустрия промышленного
дизайна;

– Фэшн-индустрия;

– AR/VR индустрия;

– БиоХимТех индустрия;

– Цифровая экономика;

– Интеллектуальный спорт.

Каждый из кластеров
включает в своем составе учебные объединения.

ГБНОУ «Академия цифровых
технологий» – одно из самых молодых учреждений в системе дополнительного
образования города на Неве. Однако, здание, в котором оно располагается, имеет
почти двухвековую историю и было заложено в далеком 1844 году.

Схема организационной
структуры Академии приведена на рисунке 1.1.