Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Анализ оптимальных условий хранения документов для обеспечения их сохранности

Содержание:

Введение. 3
Глава 1.
Теоретические аспекты изучения документооборота современного предприятия. 5
1.1 Сущность
организационной документации. 5
1.2 Управление
документооборотом организации. 9
Глава 2.
Методологические аспекты организации оптимальных условий хранения документов. 13
2.1 Основные
этапы защиты документации. 13
2.2
Методологические основы хранения бумажных документов. 16
2.3 Особенности
хранения электронных документов. 23
Заключение. 26
Список использованных источников. 28
Приложение 30

Введение:

Актуальность темы работы подчеркивается тем, что современные
компании обрабатывают большой объем информации, но часто не знают, как именно
она создается, хранится и кто имеет к ней доступ, что приводит к потенциальным угрозам в
безопасности.

Компании ежедневно
обрабатывают тысячи документов всех форматов и каждый день подвергаются риску
потери, кражи или разглашения. Независимо от размера компании, их защита —
важный элемент ее безопасности.

Объем, сложность и
разнообразие информации, создаваемой и обрабатываемой компаниями, создают
проблемы для управления и контроля. Чтобы справиться с ними, компания должна
понимать и каталогизировать типы документов: как они используются, какие
отношения они имеют с бизнес-процессами, как они хранятся, как ими управляют,
как они распространяются и архивируются.

Определение
безопасности документа (или ее отсутствия) очень широкое и должно
рассматриваться с точки зрения цикла документов, особенно в контексте нарушений
конфиденциальности данных, отсутствия структуры, незащищенных файлов,
человеческой ошибки и несанкционированного доступа к архивам.

Цель исследования – изучить особенности оптимальных условий
хранения документов для обеспечения их сохранности.

Задачи работы:

— определить сущность организационной документации;

— охарактеризовать управление документооборотом
организации;

— привести основные этапы защиты документации;

— изучить методологические основы хранения бумажных документов;

— определить особенности хранения электронных
документов.

Объект исследования – условия хранения документов.

Предмет исследования – процесс хранения и обеспечения
сохранности документов предприятия.

В исследовании применялись методы: теоретического анализа литературных
источников, наблюдение, анализ практической деятельности.

Степень изученности вопроса. В процессе выполнения теоретического
исследования выявлено особенности хранения и обеспечения
сохранности документов, в частности Глаголев,
В.А., Кузин, А.А., Кузнецова,
Т.В., Непогода, А.П. Рыбаков, Б.А., Симанович, В.М., Фастова, Е.И. и другими. В большинстве из них излагается
последовательность, хранения и обеспечения
сохранности документов.

Методологическую основу написания работы составляют сравнительно —
сопоставительный, логический методы, а также методы обобщения и описания.

Работа состоит из введения, основной части, заключения, списка
использованной литературы и приложений.

Заключение:

Таким
образом, в ходе данного исследования были рассмотрены следующие аспекты:

Работа
с документами — очень важное занятие, потому что они часто являются источником
очень важных знаний.

Хранение
документов — не менее важный вопрос. Их следует хранить от 5 до 50 лет, в
зависимости от того, к чему они относятся. Документы можно разделить на
бумажные и электронные. Бумага хранится в созданном архиве. Архивы
предназначены для их защиты, например, от высоких температур, влаги, затопления
и т. д. Важно, чтобы документы собирались большими наборами, тогда они должны
быть тщательно описаны и разделены, чтобы в случае необходимости их можно было
быстро доступ.

Для
правильного хранения бумажных документов требуется специализированное помещение
с определенными условиями, которое может располагаться как в офисе (должно быть
изолировано от остальных помещений), так и в отдельном здании.

При
организации архива необходимо учитывать следующие требования:

— наличие
естественной или искусственной вентиляции;

— наличие
определенного температурного (17-19 ° С) и влажностного (50-55%) режима;

— наличие
систем пожарной безопасности;

— строгое
соблюдение санитарно-гигиенических требований.

За
исключением проводов централизованного теплоснабжения, запрещается
использование отопительных и отопительных приборов в помещениях для
архивирования документов, специально утепленных. Шторы обязательны при
естественном освещении. Искусственное освещение обеспечивают лампы накаливания,
установленные в помещениях с затемненными плафонами.

Электронные
документы лучше всего хранить в профессиональных электронных сейфах. Это
полезный инструмент для предотвращения их кражи из штаб-квартиры компании.
Электронный сейф также будет нести ответственность за их резервное копирование
время от времени. Они будут созданы на дисках компании, а также в дата-центре.
Даже крупный системный сбой будет ужасным для предприятия. Таким образом,
документы могут храниться в течение многих лет подряд.

Цифровой
архив помогает в управлении документацией и отвечает современным технологиям. Цифровой
архив электронных документов позволяет избежать утомительной работы по
просмотру сотен документов, спрятанных в папках и папках. Все это основано на
массовом сканировании бумажных документов для создания их электронной версии и
возможности сохранения в цифровом хранилище. Благодаря использованию
профессиональных технологий, документы сохраняют высочайшее качество, имеют
компактный размер, а содержимое, содержащееся в них, точно индексируется.

В
традиционной модели бумажного документооборота сотрудники должны тратить время
и силы на непрерывное управление документами, размещение их в пространстве и
поддержание их в идеальном порядке. Наличие электронного архива не только
сокращает объем административной работы, что снижает стоимость канцелярских
товаров, но и сокращает время документооборота до 50%. Это значительно улучшает
работу над групповыми проектами, одновременно усиливая защиту данных от
посторонних лиц. Когда возникает необходимость использовать бумажную
документацию, ее можно получить из архива, в котором хранятся все документы
компании, даже сделанные много лет назад.

Фрагмент текста работы:

Глава 1.
Теоретические аспекты изучения документооборота современного предприятия 1.1 Сущность
организационной документации Организационная
документация — это практическое отражение структуры, принятой для данной
производственной системы. Система зависимостей между элементами системы и этими
элементами, описанная в организационной документации, составляет формальную
организационную структуру предприятия и необходима для функционирования каждой
экономической единицы. Размер подразделения и его организационная структура
определяют количество документов, которые необходимо хранить для эффективного
функционирования предприятия.

Для
правильного функционирования каждой организации необходимо разработать
документацию, содержащую глобальное описание системы. Документация должна
облегчить работу персонала, оказывающего услуги (независимо от того, действуют
ли сотрудники индивидуально или в группах), а также помочь руководству в
эффективном управлении компанией [15, c.3].

Наиболее
значимыми документами в компании являются те, которые содержат информацию о
создании, учреждении, учреждении, а также определение внутренней системы. Это
учредительные документы, в их состав входят:

— договор;

—
устав;

— нормативно-правовые
акты.

Все
документы, оформляющие организацию и функционирование организации, можно
классифицировать и анализировать по таким критериям, как:

— обоснование,
лежащее в основе разработки и внедрения документа;

— документы,
полученные из официальных и юридических помещений;