Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления (на примере Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск)

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Характеристика Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 8

1.1. Направления деятельности Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 8

1.2. Организационная структура Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 14

Глава 2. Документационное обеспечение управления в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 19

2.1. Регламентация документационного обеспечения управления в локальных нормативных актах Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 19

2.2. Документирование управленческой деятельности Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 26

2.3. Организация работы с документами в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 32

Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения управления документационного обеспечения управления в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск 39

Заключение 59

Список использованных источников 62

Введение:

Документационное обеспечение управления в органах власти требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности.

Основные задачи делопроизводства в органах власти — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Актуальность исследования. Организация делопроизводства является одной из форм управленческой деятельности, которая осуществляется в органах власти.

Каждый этап процесса принятия управленческого решения в организации теснейшим образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе органах власти требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности. Актуальность исследования обусловила выбор темы выпускной квалификационной работы: «Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления (на примере Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск)».

Цель выпускной квалификационной работы – разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

Задачи выпускной квалификационной работы:

— дать общую характеристику деятельности Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск;

— провести анализ документационного обеспечения управления Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск;

— разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

Объект исследования – Администрация поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

Предмет исследования – документационное обеспечение управления в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

Для написания выпускной квалификационной работы были использованы источники, которые условно можно разделить на опубликованные, неопубликованные и литературу.

К опубликованным источникам относятся нормативные правовые акты Российской Федерации, такие как: Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003 №131-ФЗ, определяющий основы организации местного самоуправления в Российской Федерации и состав муниципальных правовых актов .

Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» , определяющий основы прохождения муниципальной службы в Российской Федерации и особенности документирования ее прохождения.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , определяющий порядок формирования архивного фонда, понятие “муниципальный архив”.

Для разработки инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления необходимо использовать “Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления”, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 и “Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные приказом Росархива от 24.12.2020 N 199 .

Комплекс нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления составляют: ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» , Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) , на основании которого разрабатывается номенклатура дел в органах местного самоуправления.

Основными источниками при написании выпускной квалификационной работы стали неопубликованные источники, а именно – локальные нормативные акты, разработанные в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

Кроме того, при написании выпускной квалификационной работы были использованы учебные пособия Гутгарц Р.Д., Давыдовой Е.Н., Быковой Т.А., Головченко В.Г., Блощинской В.А. и др., которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам.

Практическая значимость исследования заключается в том, что предложенные рекомендации могут быть использованы в практической деятельности администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, основной части, состоящей из трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, определены цель, задачи, объект и предмет исследования, представлены источниковая база, практическая значимость и структура исследования.

В первой главе дана характеристика Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск, определены направления деятельности Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск, проанализирована организационная структура Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

Вторая глава посвящена анализу документационного обеспечения управления в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск. Во второй главе проанализированы регламентация документационного обеспечения управления в локальных нормативных актах Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск, документирование управленческой деятельности Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск , а также проведен анализ организации работы с документами в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

В третьей главе предлагаются возможные пути совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск.

В заключении подводятся итоги проведенного исследования, даются ответы на поставленные задачи, а также основные выводы по исследуемой теме.

 

Заключение:

К настоящему времени российским делопроизводством накоплен значительный опыт изучения документационного обеспечения управления, его обследования, проверки, и анализа. Изучение организации делопроизводства в органах местного самоуправления, оценки её эффективности и результативности является сложным процессом и требует больших усилий.

Цель выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления администрации п. Асбестовский.

Для достижения цели работы были определены задачи, указанные во введении выпускной квалификационной работы, а их достижение велось путём анализа организации делопроизводства Администрации п. Асбестовский.

На основе проведенного анализа документооборота администрации п. Асбестовский и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в администрации п. Асбестовский позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности.

Анализ направлений деятельности Территориального управления по поселку Асбестовский показал, что функцией управления является общая организация такой важной сферы деятельности Территориального управления, как работа с населением и организация приема граждан по личным вопросам главой Территориального управления. Выполнение этого вида деятельности обеспечивается также связано с большим объемом документации, поскольку связано с приемом, регистрацией, учетом и передачей поступивших обращений граждан на рассмотрение главе Территориального управления.

Анализ организационной структуры Территориального управления по поселку Асбестовский показал, что данная структура является линейной. Также необходимо отметить отсутствие должности делопроизводителя в деятельности Территориального управления по поселку Асбестовский, что является негативным моментом.

С целью совершенствования документационного обеспечения управления в Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск были предложены следующие мероприятия:

— введение должности делопроизводителя;

— разработка и внедрение инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел;

— автоматизация документационного обеспечения управления путем внедрения программного продукта 1С: Документооборот.

Введение должности делопроизводителя связано с ростом количества обрабатываемых документов. Рекомендовано также оптимизировать структуру Инструкции для Администрации п. Асбестовский, которая будет выглядеть следующим образом:

Общие положения.

Основные понятия.

Создание и оформление документов.

Особенности создания и оформления отдельных видов документов.

Организация документооборота.

Особенности работы с электронными документами.

Работа исполнителя с документами.

Учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков.

В качестве направления автоматизации документационного обеспечения управления в Администрации п. Асбестовский предложено внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот», а также новой системы электронного документооборота «Электронный архив», что обеспечит обращение и управление документами, являющимися главным информационным массивом в осуществлении деятельности.

Электронный архив обеспечит исключение бумажной составляющей из процесса документооборота на этапах хранения и доступа к документации предприятия и значительно повысит эффективность и скорость работы с документами.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Характеристика Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск

1.1. Направления деятельности Администрации поселка Асбестовский Муниципального образования город Алапаевск

Асбестовский — посёлок в Свердловской области России. Входит в состав муниципального образования город Алапаевск.

Посёлок расположен в 28 км на юго-запад от Алапаевска близ автодороги Алапаевск — Нижний Тагил.

Посёлок основан 30 апреля 1908 года как поселение Куделька, здесь началась добыча асбеста, построены рудник, фабрика, жилье для рабочих. Всем владели потомки известного в России крупного горнозаводчика владельца 22 заводов Яковлева.

В 1919 году поселение Куделька переименовано в посёлок Асбест.

В 1941 году в посёлок эвакуирован Московский чугунолитейный завод, завод выпускал чугунные печки для обогрева окопов на фронте, кухонные котлы на 100 литров. Посёлок получил статус рабочего посёлка Асбестовский, подчинённого Алапаевскому горсовету.

12 октября 2004 года в соответствии с законом №115-ОЗ Свердловской области посёлок Асбестовский отнесен к категории сельских населённых пунктов[2] в составе муниципального образования «город Алапаевск».

Динамика численности населения поселка представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Динамика численности поселка Асбестовский, чел.

Территориальное управление по поселку Асбестовский (далее — Управление) является территориальным органом местного самоуправления, наделенным собственными полномочиями по решению вопросов местного значения Муниципального образования город Алапаевск на территориях поселка Асбестовский, села Мелкозерово и поселка Озеро (подведомственная территория).

Управление обладает правами юридического лица, имеет лицевой счет, печать и официальный бланк со своим наименованием.

Управление подконтрольно и подотчетно Думе Муниципального образования город Алапаевск и главе Муниципального образования город Алапаевск.

Полное наименование: Территориальное управление по поселку Асбестовский.

Сокращенное наименование: ТУ по пос. Асбестовский.

Местонахождение Территориального управления по поселку Асбестовский: 624611, Свердловская область, город Алапаевск, пос. Асбестовский, ул. Гоголя, 16.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами Свердловской области, другими нормативными правовыми актами органов исполнительной власти Свердловской области, Уставом Муниципального образования город Алапаевск, нормативными и иными правовыми актами органов местного самоуправления Муниципального образования город Алапаевск, а также Положением «О Территориальном Управлении по поселку Асбестовский» (Положение).

Основными функциями Управления являются:

1) реализация в соответствии с законодательством Российской Федерации, Свердловской области и Уставом Муниципального образования город Алапаевск вопросов местного значения на подведомственной территории, исходя из интересов населения;

2) обеспечение соблюдения и исполнения на подведомственной территории Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Уставов Свердловской области и муниципального образования, правовых актов Думы Муниципального образования город Алапаевск и главы муниципального образования, а также собственных правовых актов.

К полномочиям Управления относятся:

1) организация в границах поселка электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом;

2) дорожная деятельность в отношении автомобильных дорог местного значения в границах поселка и обеспечение безопасности дорожного движения на них, включая создание и обеспечение функционирования парковок (парковочных мест), а также осуществление иных полномочий в области использования автомобильных дорог и осуществления дорожной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3) создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения в границах подведомственной территории;

4) участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций в границах подведомственной территории;

5) обеспечение первичных мер пожарной безопасности в границах подведомственной территории;

6) организация мероприятий по охране окружающей среды в границах подведомственной территории;

7) создание условий для обеспечения жителей услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;

8) организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения;

9) организация благоустройства подведомственной территории (включая освещение улиц, озеленение территории, установку указателей с наименованиями улиц и номерами домов, размещение и содержание малых архитектурных форм), а также использования, охраны, защиты, воспроизводства городских лесов, лесов особо охраняемых природных территорий, расположенных на подведомственной территории;

10) оформление документов для получения компенсационных и иных льготных выплат гражданами, проживающими на подведомственной территории;

11) осуществление иных полномочий, предусмотренных Уставом Муниципального образования город Алапаевск, Положением, федеральными и областными законами.

Миссия Территориального Управления поселка Асбестовский – обеспечение высокого качества жизни населения, на основе реализации человеческого потенциала, сбалансированного развития экономики, эффективного местного самоуправления и использования существующих ресурсов и потенциальных возможностей.

Главная стратегическая цель рассматривается по отношению к внутренней среде муниципального образования, населению поселка Асбестовский.

Главная стратегическая цель Территориального Управления поселка Асбестовский — повышение качества жизни населения поселка Асбестовский на основе устойчивого экономического роста.

Показатель качества жизни населения рассматривается как совокупность показателей характеризующих степень развития и удовлетворения потребностей населения: образование, здравоохранение, социальное обеспечение, сохранение и создание рабочих мест, приемлемые денежные доходы, обеспечение досуга и культурного развития, продолжительность жизни и здоровье человека.

Главная стратегическая цель достигается посредством достижения ряда основных стратегических подцелей:

1) улучшение инвестиционной привлекательности поселка Асбестовский, сохранение и создание новых рабочих мест посредством реализации инвестиционных проектов;

2) сохранение и развитие физического и духовного здоровья жителей поселка Асбестовский;