Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Анализ формирования и оформления дел на конкретном примере

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 4

1. Теоретические основы формирования дел в организации 6

1.1 Документооборот в структуре документационного обеспечения предприятия 6

1.2 Правовое регулирование деятельности архива организации 12

1.3 Формирование дел как технологическая процедура документооборота 18

2. Технология формирования дел в ООО «ЖЭУ-14» 23

2.1 Анализ системы формирования дел в ООО «ЖЭУ-14». Порядок передачи дел в архив организации 23

2.2 Рекомендации по совершенствованию оперативного хранения документов и формированию дел в ООО «ЖЭУ-14» 29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 35

ПРИЛОЖЕНИЕ А Пример номенклатуры дел 38

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Пример формы листа-заверителя 43

ПРИЛОЖЕНИЕ В Пример формы обложки дела постоянного и длительного сроков хранения 44

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Пример формы описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения 45

Введение:

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в учреждении. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объект: технология документооборота

Предмет: формирование дел как технологическая процедура

Целью работы является анализ формирования и оформления дел в организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

-изучить документооборот в структуре документационного обеспечения предприятия; правовое регулирование деятельности архива организации; формирование дел как технологическую процедуру документооборота;

-проанализировать системы формирования дел в ООО «ЖЭУ-14». Порядок передачи дел в архив организации;

-дать рекомендации по совершенствованию оперативного хранения документов и формированию дел в ООО «ЖЭУ-14».

Теоретической базой исследования являются: учебники и учебные пособия, статьи, монографии по изучаемой проблеме таких российских и зарубежных авторов как: Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Якобсон. И., Стрелец И. А., Кузнецов. С. Л., Кочнев А., Петров М. В., Подолина. О., Журавлева. Н., Барановская Т. П., Белая Т.Р. , Аладин. Н., Е. Каменева и другие, а также нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность по документообороту и автоматизации документооборота на предприятиях в РФ.

Работа состоит из ведения двух глав, заключения, списка использованных источников.

Заключение:

В первой главе работы были рассмотрены теоретические основы формирования дел в организации. По итогам исследования можно сделать следующие выводы:

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов.

Требования к формированию дел и организации хранения управленческих и технических документов различны и регулируются отдельными актами. Архив управленческой и научно-технической документации ведется раздельно.

Во второй главе работы был проведен анализ деятельности ООО «ЖЭУ-14» в области делопроизводстве и даны рекомендации по совершенствованию оперативного хранения документов и формированию дел.

Проведенный анализ формирования дел в ООО УК «ЖЭУ-14» показал, что:

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

В организации дела формируются децентрализованно – в структурных подразделениях.

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел.

Исходя из проведённого анализа были выделены основные проблемы в деятельности ООО УК «ЖЭУ-14» в сфере оперативного хранения документов. Для решения данных проблем предлагается внедрит в ООО УК «ЖЭУ-14» систему электронного документооборота.

В качестве такой системы можно использовать — 1С:Документооборот.

Данное нововведение позволит:

 обеспечить централизованное безопасное хранение документов,

 обеспечить оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

 упростить регистрацию входящих и исходящих документов,

 упростить просмотр и редактирование документов,

 обеспечить работу с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

«1С:Документооборот» автоматизирует полный цикл обработки документов организации, от создания проекта документа, до размещения документа на архивное хранение.

Внедрение «1С:Документооборот» позволит обеспечить более эффективную и быструю работу всей организации.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические основы формирования дел в организации

1.1 Документооборот в структуре документационного обеспечения предприятия

Следует отметить, что важность правильного управления документами велика и возрастает с каждым днем. Основным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях побеждает тот, кто знает, как вовремя получить необходимую информацию и правильно ею распорядиться. Документ помогает консолидировать информацию и подтвердить факт ее существования. Работа по подготовке и оформлению документов – документационное обеспечение управления (ДОУ).

Существует три основных типа документации:

— документы, поступающие от других организаций (входящие);

— документы, отправленные в другие организации (исходящие);

— документы, созданные в организации и используемые ее сотрудниками в процессе управления (внутренние).

Этапы обработки входящих документов показаны на рисунке 1.

Рисунок 1 — Стадии обработки входящих документов

Работа по организации хранения документов относится к архивному делу. Архивное дело — это сфера деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Структура поддержки управленческой документации показана на рисунке 2.

Рисунок 2 — Структура документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления служит корневой технологией управления, основной целью которой является предоставление руководителям информации о состоянии дел в организации для принятия рациональных решений и всестороннего контроля за исполнением этих решений.

Для того чтобы рассмотреть роль ДОУ в управлении и деятельности организации, рассмотрим понятие «Управление организацией».

Управление организацией — это постоянный процесс влияния на эффективность сотрудника, группы или организации в целом для получения предпочтительных результатов с точки зрения достижения поставленной цели [22, с.27]. Файоль описал процесс управления следующим образом: «Управлять» означает вести предприятие к его цели, извлекая максимум возможностей из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов»

Управленческая деятельность, безусловно, характерна для любого учреждения или организации. Во время контроля обрабатывается большое количество информации, которая передается дальше в организацию. Качество управленческих решений зависит от достоверности и оперативности полученной информации, которая непосредственно документируется. Законодательные и нормативные акты устанавливают случаи, в которых документирование информации неизбежно. Процесс управления включает в себя следующие документированные операции [17, с. 169]:

— сбор и обработка документальной информации;

— приготовление раствора;

— принятие и документирование решения;

— доведение решений до исполнителей;

— исполнение решения;

— контроль за исполнением;

— сбор информации о производительности;

— передача информации по вертикальным и горизонтальным каналам связи;

— хранение и извлечение информации.

Управленческий персонал выполняет свои обязанности с помощью комплексных, грамотных организационно-распорядительных документов, которые создаются и перемещаются независимо от специфики деятельности во всех сферах управления и народного хозяйства. Другие формы управленческой деятельности отражены в других документах. Например: бухгалтерский учет показан в бухгалтерских документах, закупки показаны в актах, договорах и так далее.

Управление документами играет важную роль в формировании делопроизводства в организации. В дополнение к этапам перемещения документов, он также задает темп их перемещения. Под офисным документооборотом понимается информационное оснащение управленческого персонала, использование и сохранение ранее созданных документов.

Основными правилами формирования документооборота являются:

— быстрое перемещение документа с наименьшими затратами времени;

— максимальное сокращение случаев прохождения документов (каждое перемещение документов должно быть обосновано, необходимо исключить или ограничить обратное перемещение документов);

— план прохождения и ход оформления основных видов документов должны быть аналогичными.

Следование этим правилам позволяет реализовать основной организационный принцип канцелярской службы — вероятность централизованного выполнения аналогичных технологических операций. Документ служит основой любого документооборота. Каждый документ, как бумажный, так и электронный в сочетании, должен быть согласован методом соблюдения правил предоставления информации на любом носителе.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить перемещение документов. Формирование документооборота объединяет в себе весь план движения документов в аппарате управления организацией (учреждением), все операции по приему, передаче, составлению и обработке, отправке (и подаче) документов по делу [23, с. 15].