Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Анализ документирования основной деятельности организации и направления её совершенствования

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ» 5

1.1. Понятие, функции, значение документа 5

1.2. Классификация документов и информации 10

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ НА ПРИМЕРЕ ООО «ВИСТА» 15

2.1. Анализ организации документирования деятельности ООО «Виста» 15

2.2. Совершенствование организации документационного обеспечения ООО «Виста» 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 30

Введение:

Актуальность темы исследования. Деятельность человека в различных областях сопровождается созданием документов. Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассматриваются организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что на современном этапе развития общества требуется грамотное составление и обработка документов. Четкая организация делопроизводства позволяет добиться высокой эффективности результата деятельности в любой отрасли.

Информационно-документационное обеспечение управления любого предприятия выступает сегодня важнейшей обслуживающей функцией управления. От рациональной организации документирования зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности организации.

Объектом исследования является организация ООО «Виста», предметом работы выступает документирование деятельности ООО «Виста».

Цель работы – провести анализ организации документационного обеспечения компании ООО «Виста» и предложить мероприятия его совершенствования.

Задачи работы:

1. Рассмотреть понятие, функции, значение документа.

2. Определить признаки классификации документов и информации.

3. Проанализировать организацию документирования основной деятельности ООО «Виста».

4. Предложить меры по совершенствованию организации документирования деятельности ООО «Виста».

Практическая значимость работы заключается в том, что полученные результаты могут быть использованы в деятельности ООО «Виста» в качестве мер совершенствования работы.

Структура аттестационной работы: введение, две главы, заключение, список использованной литературы.

Первая глава посвящена вопросам, связанным с понятием «документ», его роли, исследованию признаков классификации документов и информации.

Во второй главе проводится анализ документирования деятельности ООО «Виста» и даются рекомендации по его совершенствованию.

Заключение:

В заключение следует отметить, что на сегодняшний день делопроизводство на территории РФ является достаточно развитой категорией. На современном этапе жизни человека в эту деятельность включается обеспечение грамотного и своевременного формирования необходимых документов, а также организация работы с актами (а именно, получение, передача, обработка, подготовка, контроль, хранение, регистрация, систематизация, подготовка к сдаче в архив и уничтожение). Регламентация технологии делопроизводства реализуется в соответствии с целым рядом направлений. Сюда целесообразно включить стандартизацию, законодательное регулирование, а также формирование правовых и нормативно-методических актов общегосударственного значения. Так или иначе организация и последующее ведение делопроизводства предполагают обязательное наличие специальных навыков и профессиональных знаний. Так, для реализации данной работы в компаниях создаются соответствующие отделы или службы. Стоит отметить, что в небольших фирмах делопроизводством занимаются секретари, а сотрудники, уполномоченные руководителем, являются ответственными за состояние документов предприятия. В любом случае каждая группировка документов должна иметь свое место. Обычно они хранятся в специальных несгораемых шкафах. И наконец, за ненадлежащее ведение документов к сотрудникам могут применяться дисциплинарные взыскания.

В работе был проведен анализ организации документирования деятельности компании ООО «Виста».

В ООО «Виста» документационное обеспечение деятельности организации осуществляет отдел канцелярии.

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением ООО «Виста» и подчиняется непосредственно директору организации.

В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами самой организации и положением.

Проведенный анализ делопроизводства было выявлено, что компания не использует систему электронного документооборота. В качестве совершенствования было предложено внедрение СЭД «Дело», которая систематизирует документооборот и облегчит работу предприятия.

Преимущества для помощников руководителей, секретарей:

 вся информация и документы в одном месте, удобная работа с ними;

 простые процедуры приёма, отправки и регистрации документов, включая использование шифрования сообщений и электронной подписи;

 автоматическая отправка поручений и документов сотрудникам, уведомления о поступлении новых входящих документов, напоминания сотрудникам по поручениям;

 контроль за исполнением поручений, в т. ч. уведомления всех членов совместной работы о состоянии документа на настоящий момент;

 автоматическое оповещение о несоблюдении сроков рассмотрения или реализации документа.

Таким образом, документ играет огромную роль в различных областях деятельности людей, т.к. документ сопровождает человека от рождения до его смерти, документы содержат в себе права деятельности, собственности, управления и т.д. Также документ играет роль в производственной деятельности человека, без которой невозможна жизнь общества.  

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»

1.1. Понятие, функции, значение документа

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права .

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия «документ». В основном, они в делопроизводстве сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись. Цели документирования можно определить следующим образом :

— хранение данных и их накопление; учет информации;

— многократное использование;

— передача другим лицам;

— возвращение к данным во времени;

— доказательство информации;

Документ — это средство закрепления на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения .