Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Анализ документирования основной деятельности организации и направление его совершенствования на примере детско-юношеской спортивной школы г. Павлово Нижегородская обл.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Нормативно-методическая база организации делопроизводства в организации

1.2 Основные принципы организации документооборота

1.3 Основные виды управленческой документации, отражающие основную деятельность

2 ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКОЙ СПОРТИВНОЙ ШКОЛЫ Г. ПАВЛОВО

2.1 Характеристика Детско-юношеской спортивной школы г. Павлово.

2.2 Анализ организации делопроизводства в Детско-юношеской спортивной школе г. Павлово

2.3 Недостатки в организации делопроизводства и оформлении документов в Детско-юношеской спортивной школе г. Павлово

3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕТСКО-ЮНОШЕСКОЙ СПОРТИВНОЙ ШКОЛЕ Г. ПАВЛОВО

3.1 Разработка основных мероприятий совершенствования документооборота Детско-юношеской спортивной школы г. Павлово

3.2. Предложения по совершенствованию системы электронного документооборота

3.3 Оценка экономической эффективности мероприятий

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Введение:

Актуальность исследования. В современном обществе образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении среднего профессионального образования самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.

Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом с ростом образовательных учреждений среднего профессионального образования и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся: оперативность в составлении и прохождении документа; высокое качество документов; оптимальность документооборота широкое применение безбумажных технологий.

Правильное составление и оформление документов – важнейшая обязанность не только работников делопроизводственных служб, но и всего персонала организации.

Степень разработанности темы исследования. Вопросы, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на несколько направления.

Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы Митяева К.Г., Лившица Я.З., Цикулина В.А., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Ларина М.В., Мингалева В.С., Магидова В.М., Пшенко А.В., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л. и др.

Объект исследования – Детско-юношеская спортивная школа г. Павлово.

Предмет исследования – документирование деятельности учреждений образования.

Цель исследования – изучение организации документирования, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления в Детско-юношеской спортивной школе г. Павлово.

Для достижения данной цели и в соответствие с определенным объектом и предметом исследования поставлены следующие задачи:

 рассмотреть нормативно-методическую базу организации делопроизводства в организации;

 изучить основные принципы организации документооборота;

 рассмотреть основные виды управленческой документации, отражающие основную деятельность;

 дать характеристику Детско-юношеской спортивной школы г. Павлово;

 провести анализ организации делопроизводства в Детско-юношеской спортивной школе г. Павлово;

 оценить недостатки в организации делопроизводства и оформлении документов в Детско-юношеской спортивной школе г. Павлово;

 осуществить разработку основных мероприятий совершенствования документооборота Детско-юношеской спортивной школы г. Павлово;

 разработать предложения по совершенствованию системы электронного документооборота;

 провести оценку экономической эффективности мероприятий.

Методологическую базу исследования составили общенаучные методы исследования: анализ (содержание и последовательность этапов документирования в образовательном учреждении), синтез (обобщение требований по оформлению документов в локальные нормативно-правовые акты – регламенты), сравнение (соотношение практики оформления документов колледжа с требованием нормативных и правовых актов и методических документов).

Практическая значимость исследования состоит в том, что предложенные автором в работе рекомендации по совершенствованию оформления организационно-распорядительной и учебной документации могут быть использованы в Детско-юношеской спортивной школе г. Павлово для совершенствования процесса документирования.

Структура работы определена с учётом объекта, цели и задач исследования и представлена введением, тремя главами, заключением и списком использованных источников и литературы.

Фрагмент текста работы:

«Анализ документирования основной деятельности организации и направление его совершенствования на примере Детско-юношеской спортивной школы г. Павлово»

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Нормативно-методическая база организации делопроизводства в организации

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методической документации, регламентирующей технологию создания, обработки, хранения и применения документации в текущей деятельности учреждения, регламентирующей работу службы делопроизводства – ее функции, структуру, штаты, техническое обеспечение и иные аспекты.

В состав нормативной базы по организации работы с документами входят:

 распоряжения, указы Главы государства РФ, Правительственные постановления РФ в области делопроизводства;

 нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (комитетов, министерств, агентств, служб), которые регламентируют вопросы, связанные с документационным обеспечением;

 технические регламенты, а также национальные стандарты в сфере документационного обеспечения управления;

 унифицированные системы документации;

 государственные стандарты на документацию;

 государственная система документационного обеспечения;

 нормативно-правовые акты, которые издает менеджмент компаний, учреждений.

В качестве исходного правового акта, который определяет государственную политику в области документационного, информационного обмена, выступает Конституция РФ. В Основном Законе прописано о том, что каждый граждан имеет право свободно получать, искать, передавать, а также производить и распространять информацию любым законным способом (статья 29 пункт 4.4.). Данное положение развивается в важном правовом акте – ФЗ «Об информации, информационных технологиях, а также о защите информации» от 27 июля 2006 года №149.

В указанном Законе имеется множество основополагающих положений в плане документационного обеспечения управления. Законом определены порядки обязательного документирования информации, перевода ее в информационные ресурсы; сформулирована требуемая терминология (документированная информация, информация и так далее).

ФЗ «Об архивном деле» характерен тем, что он имеет статус федерального. Следовательно, вопросы комплектования, применения, учета и хранения архивных документов проработаны детально. Законом особенно выделяется норма работы с документами, так называемого личного состава с теми, что зафиксировали правоотношение между работодателями и гражданами. Важный момент – специальная статья, в которой детально описана проблема отечественного архивного дела: как поступать с архивными документами при ликвидации или при реорганизации юридических лиц – вне зависимости от формы собственности.

Упомянутый ранее ФЗ регулирует отношения в области организации комплектования, хранения, учета и применения документов Архивного фонда РФ, прочих архивных документов, вне зависимости от форм собственности, отношения в области управления архивным делом в РФ в интересах общества, граждан и государства.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

Федеральный закон «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

ГОСТ Р ИСО 15489 — 1 — 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (далее — ГОСТ Р ИСО 15489 — 1 — 2007)38. В ГОСТе Р ИСО 15489 – 1 — 2007 имеется следующее определение понятия «регистрация»: присвоение документу уникального идентификатора при введении его в системы. Кроме этого имеется отдельная глава, которая посвящается регистрации документов.

В Главе №9 прописано, что в системе управления документами, которая осуществляет процессы регистрации:

 регистрация документа осуществляется при включении его в систему управления документами;

 до момента окончания регистрации документа нельзя предпринимать определенных действий, которые оказывают на него воздействие;

 главное назначение регистрации – обеспечить доказательство того, что документ создан, а также включен в систему управления документами;

 дополнительное назначение – упрощенный поиск документа. Регистрация предусматривает краткое описание документа, создание метаданных о документе, присвоение идентификатора, уникального в той или иной системе управления документами;

 регистрация формализует включение документа в соответствующую систему. Документы могут регистрироваться в системе управления документами не только централизовано, но и децентрализовано.

В электронной среде системы управления документами могут проектироваться так, чтобы можно было регистрировать документ за счет автоматических процессов, которые не требуют вмешательства сотрудника службы управления документами.